Business owner management af QuickBooks 2012 regnskabssystem - dummies

Mange virksomhedsejere ser ikke regnskabssystemet i QuickBooks 2012 som noget mere end et værktøj til at producere fakturaer og lønsedler og oplysninger, der kræves til den årlige selvangivelse. Desværre betyder det fjerne forhold til regnskabssystemet, at virksomhedsejere ofte ikke føler sig meget nødt til aktivt at styre, hvad der sker med regnskabssystemet.

Et regnskabssystem skal være et værktøj, som du som virksomhedsejer bruger til at styre din virksomhed bedre. Og det kan det være. Men hvis det bliver et værktøj til bedre at administrere din virksomhed, skal du administrere systemet.

Det anbefales med andre ord, at du tager ansvar for at sikre, at medarbejderne er uddannet til at gøre de ting, der beskytter dit regnskabssystem (f.eks. Sikkerhedskopiering af datafilen), og at du sikrer, at de fuldføre passende regnskabsordninger månedligt og årligt (f.eks. afsendelse af alle fakturaer, afstemning af bankkonti, oprydning af uhyggelige transaktioner osv.).

Dette ledelsesansvar behøver ikke at være tungt. Du kan ret nemt sørge for, at folk gør de slags ting, de skal gøre ved at oprette nogle enkle tjeklister som tabellen i en prøve månedlig bogføring til opgaveliste og stikprøve årlig regnskabsopgave liste nedenfor.

Du kan bruge disse som udgangspunkt for at opbygge din egen liste over ting, som regnskabskonsulenten eller kontorchefen skal gøre hver måned eller i slutningen af ​​hvert år.

En stikprøve Månedlig regnskabsopgave

Data sikkerhedskopieret og flyttet offsite

Bankkonti forsonet

Alle fakturaer, kreditnotaer, udsagn ud

Eventuelle spændingsregnskaber rengøres

Udtalte regnskaber

Undtagelser indberettet (for eksempel forfaldne fakturaer, regninger, købsordrer, lagerførte varebeholdninger)

En stikprøve Årlig regnskabsopgørelse

Juster prøvebalance

Brænde cd med årsskalaantal til permanent post

Overvej at rydde opdatafiler, hvis de er store

Luk år, når det er virkelig gjort