Vælger en oprydning og arkiveringsstrategi med QuickBooks 2011 - dummies

Bestemmer, hvornår og hvordan du vil rydde op eller arkivere, er din QuickBooks 2011-firma fil for det meste en sag af sund fornuft. Din første overvejelse bør være, om du skal kondensere virksomhedsfilen overhovedet. Hvis QuickBooks stadig kører med en rimelig hastighed, hvis du ikke finder dig selv skør på grund af mange ubrugte poster på lister, eller hvis datafilen ikke er vokset stort set (større end 100 MB eller deromkring), behøver du måske ikke at kondensere. Du opnår ingen fordel, i mange tilfælde ved at rydde op. Og ved ikke at rydde op, har du stadig fuldstændige detaljerede regnskaber lige ved hånden.

Hvis du kører en oprydning, reduceres ikke nødvendigvis størrelsen af ​​QuickBooks-datafilen. Hvis du virkelig skal have en mindre datafil, skal du først udføre en oprydning og derefter gemme og gendanne en bærbar QuickBooks-datafil.

Den anden del om oprydning og arkivering af QuickBooks-firmaets filer er en anden almindelig forstand: Du skal oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen. Det anbefales, at du opretter en arkivkopi i slutningen af ​​året, efter at du eller din CPA har foretaget endelige justeringer af året. Det er en god idé at oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen, der bruges til at udarbejde din selvangivelse og eventuelle årsregnskaber, fordi du altid kan forklare noget nummer senere på en retur- eller finansieringsoversigt ved at se på arkivkopien af ​​datafilen.

Nogle gange ændrer man med vilje eller uforvarende gamle transaktioner. Det betyder, at en person desværre kan ændre transaktioner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når denne ændring finder sted, kan en person, der senere kigger på QuickBooks-datafilen, muligvis ikke forklare et nummer på en selvangivelse eller en finansieringsoversigt. F.eks. Hvis en person senere går tilbage og ændrer en transaktion i et foregående år, og denne transaktion bruges til at beregne samlede indtægter for året, kan du ikke længere bruge QuickBooks-dataene til at forklare tal på din selvangivelse og dine årsregnskaber for samlede indtægter.

Heldigvis ved at have en arkivkopi af QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen, der leverede tal til din selvangivelse og årsregnskabet - du kan altid se, hvilke QuickBooks-transaktioner der understøtter en bestemt selvangivelse nummer eller finansieringsoversigt nummer.

Hvis du stadig er forvirret om dette punkt - og det er lidt vanskeligt - spørg din skatterådgiver eller din CPA om problemet.Han kan forklare dig faren for at få en ændring i QuickBooks data, der er blevet brugt til at udarbejde et afkast eller en finansieringsoversigt, efter at afkastet er udarbejdet, eller efter at disse regnskaber er blevet offentliggjort og distribueret.