Eksporterer Access 2007-tabeller til andre filformater - dummies

Mens ethvert Microsoft Access 2007-objekt kan eksporteres, eksporteres dataene i en tabel eller forespørgsel til et andet program - som et regneark - den mest almindelige eksport opgave. Eksport af en tabel eller forespørgsel indebærer omorganisering af de data, den indeholder i et andet format. Som med import kan Access oversætte dataene til forskellige filformater afhængigt af dine behov.

Eksportformater

Fanen Eksterne data på båndet afslører alle filformater, som objektet kan eksporteres til. (Få adgang til eksport til de samme formater, som den importerer. Få adgang til eksport til PDF - Adobe Acrobat-filer - og Microsoft Word.)

Det største problem at holde øje med, når du eksporterer, er datatab. En fabelagtig adgangstabel oversætter ikke altid til et fabelagtigt Paradox bord. Ikke alle databaser deler de samme regler for

• Datatyper: Special Access-datatyper som AutoNumber, Yes / No, Memo og OLE er næsten helt sikkert årsag til problemer i andre programmer. Du kan få brug for noget kreativt problemløsning for at få dataene til at fungere, ligesom du vil have det til at fungere.

• Feltnavne: Hvert databaseprogram har sit eget sæt regler for feltnavne såsom længden af ​​og specialtegnene (som et dollar eller procent tegn) tilladt i feltnavnet.
For at undgå feltnavnsproblemer under eksport, skal du holde dine feltnavne korte og kun bruge bogstaver og tal, mens du navngiver dine adgangsfelter. Hvis din adgangstabels feltnavn bryder reglerne for det program, du eksporterer til, vil eksporten ikke fungere korrekt.

Vær klar til at bruge tid til at tune eksporten, så den fungerer, som du vil. Hvis du har et problem under eksport, skal du læse dokumentationen til den software, hvis filformat du eksporterer til for feltnavn og datatype regler .

Eksportere tabel eller forespørgselsdata

Trinnene til eksport af en tabel eller forespørgsel er enkle:

1. Når databasen er åben, skal du klikke på den tabel eller forespørgsel, du vil eksportere.

Tabellenavnet er fremhævet.

2. Klik på fanen Eksterne data på båndet.

Eksportværktøjsgruppen vises på båndet:

• De fælles eksportopgaver har deres egne knapper.

• De sjældent anvendte formater klumpes på knappen Mere.

3. Klik på værktøjet, der matcher det program, som du eksporterer dine data til.

En eksportdialogboks, der er tilpasset dit valgte format, vises.

4. Følg trinene i dialogboksen Eksporter for at fuldføre eksporten.

Eksportdialogboksen viser valgene for dit eksportfilformat:

• Ethvert valg vil bede om et filnavn (herunder sti) for dine eksporterede data.

• Nogle eksportprocesser spørger også, om du vil åbne din nye fil, når eksporten er afsluttet. Dette kan forhindre en frustrerende søgning, efter du har gemt filen.

5. Marker afkrydsningsfeltet Gem eksportsteg, hvis du ved, at du vil udføre denne eksport igen.

Båndet indeholder en knap kaldet Gemte Eksport. Brug dette til at eksportere et bord eller en forespørgsel på en rutinemæssig måde.