Find poster i dine Access 2003-tabeller - dummies

Når du vil spore en bestemt post, er oprettelse af en forespørgsel overkill. Heldigvis har Access 2003 en hurtig måde at finde et bestemt stykke af data i projektets tabeller og formularer: Find-kommandoen.

Find er tilgængelig både på værktøjslinjen og gennem hovedmenuen. (Vælg Rediger -> Find. Tastaturorienterede folk derude kan trykke på Ctrl + F.) Adgang 2003 er ligeglad med den måde, hvorpå du fyrer kommandoen Find - den virker ens fra begge veje.

Selvom Find-kommandoen er ret nem at bruge på egen hånd, vel vidende et par tricks gør det til det bedste arbejde. Når du har kendskab til Find-basics (dækket i næste afsnit), kan du finjustere kommandoen Find ved hjælp af tipsene i afsnittet "Tuning a search for speed and accuracy, "Senere i denne artikel. Det afsnit viser dig, hvordan du tilpasser Find-indstillingerne til mere detaljerede søgemissioner.

Find først de første ting (og næste ting efter det)

Brug kommandoen Find er en simpel opgave. Sådan virker det:

1. Åbn det bord eller den formular, du vil søge.

Ja, Find værker i både dataarkvisning og med adgangsformularer.

2. Klik på det felt, du vil søge.

Find-kommandoen søger i det aktuelle felt i alle poster i tabellen, så sørg for at du klikker på det rigtige felt, inden du starter Find processen. Access 2003 er ligeglad med, hvilken post du klikker på - så længe du rammer det rigtige felt, er Access glad. (Og det er vigtigt at holde din software glad!)

3. Start kommandoen Find ved at klikke på knappen Find værktøjslinje (den med kikkerten på den) eller vælge Rediger -> Find.

Dialogboksen Find og Udskift fremstår som en handling.

4. Indtast teksten, du leder efter, i feltet Find hvad, som vist i Figur 1.

Tag et øjeblik for at kontrollere din stavemåde, inden du starter søgningen. Adgang er ikke klar nok til at regne ud, at du rent faktisk betyder helt, når du skriver nul.

Figur 1: Dialogboksen Find og Udskift gør sig klar til at gøre sine ting.

5. Klik på Find næste for at starte din søgning.

Før du kan tælle til en ved ottendedele, springer Find-kommandoen ned den ønskede rekord, flytter markøren der og fremhæver den matchende tekst. Hvis Find ikke finder noget, klammer det dog i en lille dialogboks.

6. Hvis Find ikke fandt det, du søgte:

• a. Klik på OK for at få dialogboksen til at gå væk.

• b. Sørg for at du har klikket i det rigtige felt og stavet alt korrekt i feltet Find What.

• Du kan også kontrollere de særlige Find-muligheder, der er dækket i næste afsnit, for at se, om en af dem ødelægger din søgning.

• c. Klik på Find næste igen.

Hvad hvis den første rekord, som Access finder, ikke er den du leder efter? Antag, at du vil have anden, tredje eller fjortende John Smith i tabellen? Intet problem - derfor finder dialogboksen Find og Udskift en Find Next-knap. Fortsæt med at klikke på Find næste, indtil Adgang virker ned til den rekord, du vil have, eller fortæller dig, at den giver op på søgningen.

Afstemning af søgning efter hastighed og nøjagtighed

Nogle gange er det ikke nok at give oplysningerne i feltet Find hvad. Enten finder du for mange poster, eller dem der matcher, er ikke dem, du vil have. Den bedste måde at reducere antallet af forkerte kampe på er at tilføje flere detaljer til din søgning.

Præcis justering gør forfølgelsen hurtigere også.

Adgang tilbyder flere værktøjer til finjustering af Find. Åbn dialogboksen Find og erstat ved at klikke på Find-knappen på værktøjslinjen eller ved at vælge Rediger -> Find. Følgende liste beskriver, hvordan du bruger de forskellige muligheder:

Look In:  Som standard søger Access kun efter kampe i feltet nuværende - hvilket felt du klikede på, før du startede Find-kommandoen. Hvis du vil fortælle Adgang for at søge hele tabellen i stedet, skal du ændre indstillingen Se efter i tabellen , som vist i figur 2.

Figur 2: For at søge i hele tabellen skal du ændre Look Ved indstilling.

Match: Adgang gør et par dumme antagelser, og denne indstilling er et godt eksempel. Match er som standard indstillet til Hele feltet, hvilket forudsætter, at du kun vil finde felter, som passer fuldstændigt til din søgetekst. Indstillingen Whole Field betyder, at søgning efter Sam ikke indeholder felter indeholdende Samuel, Samantha, eller Mosam. Ikke for lyst til et sådant dyrt program, er det? Ændre denne adfærd ved at justere Match-indstillingen til Enhver del af felt, som muliggør en match overalt i et felt (find både Samuel og nyt prøveprodukt ) eller til Start af felt, som kun genkender en kamp, der starter fra begyndelsen af feltet. For at ændre denne indstilling skal du klikke på pil ned ved siden af feltet (se figur 3) og derefter vælge fra den rullemenu, der vises.

Figur 3: Se inden for alle de små felter ved hjælp af Match-indstillingen.

Søg: Hvis du finder for mange kampe, skal du prøve at begrænse din søgning til en bestemt del af tabellen med søgefunktionen. Søgning fortæller Find-kommandoen om at se enten

• Ved alle optegnelser i tabellen (standardindstillingen)

• Op eller Ned fra den aktuelle post

Matchcase: Match-tilfælde kræver, at det udtryk, du søger efter, er nøjagtigt det samme som den værdi, der er gemt i databasen, herunder tilfældet med tegnene. Med andre ord, hvis databasen indeholder det mærkeligt aktiverede navn SmItH, finder Match Case kun den værdi, hvis du søger efter navnet ved hjælp af nøjagtig den samme ulige kapitalisering (i dette tilfælde SmItH) . Match Case fungerer meget godt, når du søger i din database for navne.
Søgefelter som formateret: Denne indstilling angiver Adgang for at se på den formaterede version af feltet i stedet for de faktiske data, du skrev. Begrænsning af søgningen på denne måde er praktisk, når du søger datoer, lagerbeholdnings-id'er eller et hvilket som helst andet felt med en del specialiseret formatering. Aktivér søgefelter som formateret ved at klikke på afkrydsningsfeltet ud for det. Denne indstilling virker ikke sammen med Match Case, så hvis Match Case er markeret, vises Søgefelter som formateret nedtonet. I så fald skal du fjerne markeringen af Match-tilfælde for at få tilbage søgefelter som formateret.

Hvis din Find-kommando ikke virker, som du mener, burde det, skal du kontrollere mulighederne i den foregående liste. Odds er, at en eller flere af disse muligheder ikke er helt rigtige!