Finde værktøjet Right Access 2013 til at gemme affald uden dummier

En del af Access 2013 All-In-One til Dummies Cheat Sheet

Hvis de data, der går ind i din database via tabeller og formularer, er affald, vil enhver udgang eller analyse, du gør med forespørgsler og rapporter, også give dig affald. Heldigvis tilbyder Access mange værktøjer til at hjælpe dig med at sikre, at de data, der går i hvert felt, er de data, der skal gå i det pågældende felt. Du kan finde mange af de værktøjer, der holder skrald ud i Table Design visning:

• Datatype: Brug den korrekte datatype for at forhindre, at data af den forkerte type indtastes.

• Feltstørrelse: Denne egenskab begrænser antallet af tegn. Hvis du ved, at et felt aldrig skal overstige fire tegn, skal du for eksempel indstille feltstørrelse til 4.

• Format: Denne egenskab gør dataene til at se rigtigt ud. Du kan for eksempel ændre tekst til alle hætter eller små bogstaver.

• Indgangsmaske: En indgangsmaske begrænser de tilladte oplysninger i et felt ved at angive hvilke tegn du kan indtaste. Brug en indtastningsmaske, når du kender formularen dataene skal tage - hvis et ordrenummer har to bogstaver efterfulgt af f.eks. Fire cifre. Telefonnumre og postnumre er andre eksempler på felter, hvor input masker er nyttige. Input masker arbejder med formateringsformatet Format.

• Standardværdi: Denne egenskab definerer en værdi, der vises som standard, hvis der ikke indtastes nogen anden værdi. Standardværdien vises i feltet, indtil en anden værdi er indtastet.

• Felt eller post Valideringsregel: Data skal passere denne regel, inden den indtastes. Denne egenskab fungerer med egenskaben for validering af tekst.

• Påkrævet: Denne egenskab angiver, at feltet skal have en værdi for at gemme posten. Når der ikke er indtastet værdi, skaber Access ikke en ny post, når Tab eller Enter trykkes, og knappen Ny optagelse er nedtonet.

• Tillad nullængde: Denne egenskab angiver, om en nullængdeindgang som f.eks. "" (Citater uden mellemrum mellem dem) er tilladt (kun for tekstfelter, lange tekstfelter og hyperlinkfelter). Et felt med nullængde giver dig mulighed for at skelne mellem oplysninger, der ikke findes, og en nullværdi (tom), der er ukendt eller ikke er indtastet. Når denne indstilling er indstillet, tillader den en nullængdesnor i et påkrævet felt. Du vil måske bruge en indtastningsmaske til at gøre et nullængdefelt se anderledes ud end en nullværdi, når begge er tilladt.

• Indekseret: Når du vælger at indeksere et felt, kan du angive, at der ikke er tilladelse til at tillade dobbeltværdier i feltet. Denne ejendom er også tilgængelig fra datablad visning; det er et afkrydsningsfelt på fanebladet Dataark af båndet.

• Opslagsfelter: Denne egenskab giver brugeren mulighed for at vælge en værdi for et felt, der er gemt i et andet felt, hvilket eliminerer mange stavefejl og standardiserer valgmulighederne for feltet. Brug Opslagguiden til at oprette et opslagsfelt.