Hvordan man bliver ressource-fuld i projekt 2013 - dummier

Når du opretter og organiserer opgaverne i dit projekt, er det næste trin typisk at skabe sine ressourcer. Før du opretter ressourcer i Project 2013, vil du dog forstå, hvordan de påvirker dit projekt.

Forståelse af ressourcer

Først og fremmest er en ressource et aktiv, der hjælper med at gennemføre et projekt, om aktivet er en person, et udstyr, et materiale eller en forsyning. Et aspekt ved at arbejde effektivt med ressourcer er at styre arbejdsgangen af ​​enhver ressource, der har begrænset tilgængelighed for dit projekt. Når du opretter ressourcer, angiver du deres tilgængelighed efter timer i dag eller dage i ugen.

For eksempel kan en person være til rådighed 50 procent af tiden eller 20 timer i den normale 40-timers arbejdsuge, mens en anden kan være tilgængelig på fuld tid (40 timer). Når du tildeler disse typer af ressourcer til dit projekt, kan du bruge forskellige visninger, rapporter og værktøjer til at se, om nogen ressource er overbooket til enhver tid under projektet.

Du kan også se om folk sidder og twiddling deres tommelfingre, når de kan være tilgængelige for at hjælpe med en anden opgave. Du kan endda redegøre for ressourcer, der arbejder på flere projekter på tværs af din organisation og sikre, at de bruges effektivt.

Et andet aspekt ved at arbejde effektivt med ressourcer er at forstå, hvordan antallet af ressourcer, du giver til at arbejde på en opgave, påvirker varigheden af ​​denne opgave. Med andre ord, hvis du har en vis mængde arbejde til at udføre, men få mennesker til at gøre det arbejde, tager en typisk opgave længere tid end end hvis scads af folk er tilgængelige.

Opgavetypen afgør, om en opgaves varighed ændres ud fra antallet af ressourcer, der er tildelt det.

Endelig tilføjer ressourcer omkostninger til et projekt. For at tage højde for omkostninger i dit projekt - f.eks. En person, der arbejder mange timer på en opgave, computere, du skal købe eller tjenester, der kræver gebyrer - skal du oprette ressourcer og tildele dem en eller flere opgaver.

Ressourcetyper: Arbejde, materiale og omkostninger

Med henblik på ressourceplanlægning genkender Project kun disse tre typer af ressourcer:

• Arbejde: Denne person, som f.eks. En programmør eller blikkenslager, kan omfordeles, men ikke udtømt. Arbejdsressourcer er tildelt opgaver for at opnå arbejde.

• Materiale: Materialet har en enhedsomkostning og forbruger ikke arbejdstimer, men det kan være udtømt. Eksempler på materielle omkostninger er stål, træ og bøger.

• Omkostninger: Ved hjælp af en omkostningsressource giver du fleksibilitet til at angive de gældende omkostninger, som f.eks. Rejse eller fragt, hver gang du bruger ressourcen.

Det afgøres, hvilken ressourcetype der skal bruges, når der tilføjes en ekstern leverandør eller udstyrsressource til projektet. Det kan være vanskeligt. Hvis du ikke ønsker at tilføje arbejdstimer til projektet, når den ressource bruges, skal du ikke oprette ressourcen som en arbejdsmiljø. Brug en omkostnings ressource eller fast pris tilgang i stedet.

Hvordan ressourcer påvirker opgave timing

Under Projekt 2013s standardindstillinger er indsatsstyret planlægning slået fra både til manuelt og automatisk planlagte opgaver. Så uanset hvor mange arbejdsressourcer du tildeler, forbliver opgavens varighed det samme, og Projektet stabler på flere timers arbejde for opgaven, for at afspejle mere indsats.

I nogle tilfælde af en fast enhed eller en fast opgave-opgave skal tilsætningen eller fjernelsen af ​​ressourcer, der er tildelt opgaven, påvirke den tid, det tager at afslutte opgaven. I det væsentlige er den gamle maksimal & ldquo; To hoveder er bedre end en & rdquo; kan ændres til & ldquo; To hoveder er hurtigere end en. & Rdquo;

Antag at en person er tildelt Dig Dig-opgaven, hvilket kræver fire timers indsats. To personer tildelt Dig Ditch-opgaven vil afslutte jobbet om to timer, fordi to timer bliver arbejdet af hver ressource samtidigt, hvilket giver fire timers indsats i halvdelen af ​​tiden.

For at gøre planlægning af en opgave på denne måde skal du først ændre opgaven til en automatisk planlagt opgave ved at bruge knappen Automatisk planlægning i Schema-gruppen på fanen Opgave. Derefter skal du aktivere indsatsstyret planlægning ved at dobbeltklikke på opgaven, klikke på fanen Advance i dialogboksen Opgavelsesoplysninger, markere afkrydsningsfeltet Effektdrevet og derefter klikke på OK-knappen.

Tildeling af ekstra personer til opgaver forkorter ikke altid arbejdstiden forholdsmæssigt, selvom det er, hvordan Project beregner det. Når du har flere mennesker, har du også flere møder, notater, duplikeret indsats og konflikter, for eksempel. Hvis du tilføjer flere ressourcer til en opgave, overvejer du også at øge mængden af ​​indsats, der kræves for at fuldføre opgaven, for at tage højde for uundgåelige arbejdsgruppens ineffektivitet.

Sådan estimeres ressourcebehovet

Du ved normalt, hvor mange materielle ressourcer der kræves for at fuldføre en opgave: I de fleste tilfælde kan du bruge en standardformel til at beregne antallet af pund, tons, yards eller en anden mængde. Men hvordan ved du, hvor meget indsats dine arbejdsmidler skal investere for at fuldføre opgaverne i projektet?

Medtag en vis mængde ekstra materielle ressourcer, hvis du tror, ​​du får brug for det til omarbejde eller skrot.

Som med mange aspekter af information, du lægger op i en projektplan, er det i høj grad i høj grad at bestemme indsatsniveauet på din egen erfaring med lignende opgaver og ressourcer. Husk dog disse advarsler:

• Færdighedsantal. En mindre kvalificeret eller mindre erfaren ressource vil sandsynligvis tage mere tid til at afslutte en opgave.Eksperiment - for eksempel at øge varigheden med 20 procent for en mindre kvalificeret ressource, eller for eksempel reducere den med 20 procent til en mere dygtig ressource.

• Historien gentager sig selv. Se på tidligere gennemførte projekter og opgaver. Hvis du har sporet folks tid, kan du sandsynligvis se, hvor meget indsats der kræves for at fuldføre forskellige typer opgaver på andre projekter og tegne paralleller med dit projekt. Denne teknik til estimering af indsatsvarigheden svarer til analog estimering.

• Spørg, og du skal modtage. Spørg ressourcerne selv for at vurdere, hvor længe de tror en opgave vil tage. De mennesker, der laver arbejdet, skal trods alt vide, hvor længe det tager.

Tillad for reservetid i et projekt for at tage højde for uforudsete omstændigheder, f.eks. At ressourcerne er mindre dygtige end du havde planlagt. For at sikre, at milepæle datoer er opfyldt, tilføjer mange mennesker en opgave, der hedder Beredskab Reserve til deres tidsplaner umiddelbart inden en milepæl levering eller slutningen af ​​en fase.