Sådan oprettes og sendes en Word 2010 Mail Merge E-mail - dummies

I Word 2010, mailfusion involverer du at åbne et enkelt Word-dokument og omrøre i en liste over navne og andre oplysninger, og derefter kombinere (fusionere) alt. Med Word kan du spyde brugerdefinerede e-mail-beskeder vha. E-mail-indstillingen til mailfusion. (Denne indstilling fungerer kun, når du har konfigureret Microsoft Outlook-programmet på din computer.)

1Start et nyt, blankt dokument.

Du kan bruge tastaturgenvejen Ctrl + N.

2 På fanen Mailings skal du vælge Start Mail Merge → E-mail Messages.

Word ændres til Web Layout visning, der bruges til at oprette internetdokumenter i Word.

3Resæt din mailbesked, skriv felterne i beskeden ved at bruge ALLE CAPS.

Ved at bruge ALLE CAPS kan du nemt finde de dele af meddelelsen, der skal tilpasses, f.eks. En persons navn og sted.

4 Gem dit dokument.

Du kan gemme ved at bruge tastaturgenvejen Ctrl + S.

5 På fanen Mailings, vælg Vælg modtagere i menuen Start Mail Merge → Skriv ny liste.

Hvis denne indstilling ikke er tilgængelig, har du ikke korrekt oprettet hoveddokumentet. Ellers kan du se dialogboksen Ny adresseliste.

Word forudsætter at du har brug for et dusin eller så felter til din mailfusion, hvilket er dumt, men et nummer du skal håndtere. Følgende trin fjerner de felter, du ikke behøver i dit dokument, og erstatter dem med de felter, som dit dokument kræver.

6Klik på knappen Tilpas kolonner.

Dialogboksen Tilpas adresseliste vises, viser felter, som Word antager, du har brug for … Sådan tåbelighed kan ikke tolereres.

7Vælg et felt, du ikke har brug for, og klik på knappen Slet.

Der vises en bekræftelsesdialogboks.

8Klik på Ja i bekræftelsesdialogboksen.

Dialogboksen lukkes, og det unødvendige felt forsvinder.

9 Gentag trin 8 og 9 for hvert felt, du ikke har brug for.

Når du har fjernet de overskydende felter, er det næste trin at tilføje de felter, du har brug for - hvis nogen.

10 For at tilføje et felt, der er nødvendigt i dit dokument, skal du klikke på knappen Tilføj.

Dialogboksen Teeny Add Field vises i visning.

11Type feltnavnet og klik på OK-knappen.

Navngiv feltet for at afspejle den slags information i den; for eksempel Shark Bite Location.

12 Gentag trin 11 og 12 for hvert nyt felt du har brug for i dit hoveddokument.

Når du er færdig, skal du gennemgå listen. Det skal svare til listen over ALLE CAPS-felter i dit dokument (hvis du vælger at oprette dem).Bare rolig, hvis det ikke gør det - du kan tilføje felter senere, selvom det tager længere tid.

13Klik på OK.

Du ser nu, at tilpassede felter vises som kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.

Nu er du klar til at udfylde modtagerlisten.

14 Skriv optegnelsens data.

Indtast de oplysninger, der passer til hvert felt: Et navn, en titel, en favorit sushi-spot eller for eksempel oprindelsesplan.

15Tryk på Tab for at komme ind i næste felt.

Efter at have udfyldt det sidste felt, vil du sandsynligvis tilføje en ny post.

16Til at tilføje en ny post, skal du trykke på tasten Tab efter at have indtastet det sidste felt.

Når du trykker på Tab-tasten på det sidste felt i en post, oprettes en ny post automatisk og tilføjes på næste linje.

17 Gentag trin 15 til 17, indtil du indtaster alle de optegnelser, du ønsker.

Fortsæt med at udfylde data!

18Gennemgå dit arbejde, når du er færdig.

Du kan redigere et hvilket som helst felt i en post ved at markere det med musen.

19Klik på OK.

Der vises en særlig Gem som dialogboks, så du kan gemme modtagerlisten.

20Type et navn på modtagerlisten.

Beskrivende navne er bedst. Du kan trods alt bruge samme modtagerliste igen.

21Klik på Gem knappen.

Du vender tilbage til dit dokument. Det næste trin i din mail-merge agony er at røre felterne fra modtagerlisten i hoveddokumentet.

22Vælg en feltplaceringsholder i hoveddokumentet.

Hvis du brugte ALL CAPS pladsholdere til at indsætte felter i dit dokument, skal du kunne finde dem let.

23Klik på kommandoknappen Indsæt samlefelt.

Menuen Indsæt samlefelt vises, der viser felter i henhold til modtagerlisten i forbindelse med hoveddokumentet.

24Vælg det rigtige felt for at indsætte i din tekst.

Hvis du for eksempel erstatter teksten FIRST i dit dokument med et første felt, skal du vælge det første felt fra menuen Indsæt samlefelt. Feltet indsættes i dit dokument og erstatter ALL CAPS-teksten.

25 Fortsæt med at tilføje felter, indtil dokumentet er færdigt.

Gentag trin 23 til 25 som nødvendigt for at holde alle felter i dit dokument.

26Vis hoveddokumentet.

Du er nu klar til at sende flere e-mail-meddelelser.

27Vælg Finish & Merge → Send Email Messages.

Dialogboksen Flet til Email vises.

28Vælg e-mail-adressefeltet på rullelisten Til.

Dit dokuments modtagerliste skal indeholde en e-mail-adresse, om denne adresse vises i dokumentet eller ej. Hvis det ikke gør det, skal du redigere modtagerlisten for at inkludere adressen.

29Type en meddelelse emnelinje, og klik på OK.

Det ser ud til, at der ikke er sket noget, men meddelelserne er placeret i Outlook-udbakken.

30Open Outlook.

Når du har åbnet Outlook, sendes de meddelelser, du køber, til (hvis du har konfigureret Outlook til at sende ventende meddelelser, når den åbnes).