Sådan foretages en grundlæggende forespørgsel i Access 2016 - dummies

Det grundlæggende søgeord i Access 2016, der er skabt for at gøre dit liv lettere Vælg forespørgsel - så navngivet, fordi det vælger matchende poster fra din database og viser resultaterne i overensstemmelse med dine instruktioner.

Den bedste proces til oprettelse af en Select-forespørgsel afhænger af følgende:

• Hvis du er ny til at skrive forespørgsler, er forespørgselsguiden en hurtig og nem måde at komme i gang. Det går dig igennem processen med at vælge tabeller og felter til din forespørgsel - og kan endda tilføje nogle oversigtsberegninger (f.eks. Optælling af poster) til din forespørgsel.

• Hvis du allerede har skrevet nogle forespørgsler og er fortrolig med vinduet Query Design, vil du sandsynligvis savne forespørgselsguiden og bygge dine forespørgsler fra bunden.

Massive relationer er nøglen til at få det hele (fra dine tabeller)

I livet skaber solide relationer til en lykkeligere person; I Access giver solide relationer en lykkeligere forespørgselsoplevelse.

For at søge efter din database effektivt skal du vide følgende om sin tabelstruktur:

• Hvilke tabeller skal du bruge?

• Hvordan er de borde du skal bruge i forhold til hinanden?

• Hvilke felter indeholder de data, du vil vide om?

• Hvilke felter har du brug for i løsningen?

Adgang opretholder relationer mellem tabellerne i din database. Normalt skaber du (eller din afdeling Informationssystemer) disse relationer, når du først designer databasen. Når du bygger tabellerne og organiserer dem med specielle nøglefelter, forbereder du faktisk borde til arbejde med en forespørgsel.

Nøglefelter relaterer dine adgangstabeller til hinanden. Forespørgsler bruger nøglefelter til at matche poster i en tabel med deres relaterede poster i en anden tabel. Du kan trække data for det element du søger fra de forskellige tabeller, der indeholder disse data i din database - forudsat at de er korrekt relaterede, før du starter spørgsmålet.

Hvis du ikke relaterer dine tabeller via vinduet Relationer, skal du gøre det for hver multipeltabssøgning, du bygger i Adgang. Som en generel regel, sæt dig tid til at designe og relatere dine tabeller korrekt. Med ordentligt borddesign og relationer får du de ønskede resultater på kortere tid.

Kør forespørgselsguiden

Du kan stole på forespørgselsguiden - og guiden Simple Query findes i den - for en reel dosis håndfri filtrering. Med guiden Simple Query indtaster du tabel- og feltoplysninger. Guiden tager sig af bag-scenes arbejde for dig.

Adgang er ikke psykisk (det er planlagt til den næste version); den har brug for nogle input fra dig!

Følg disse trin for at oprette en forespørgsel med forespørgselsguidenes enkle forespørgselsguide:

1. På et stykke papir skal du udarbejde de data, du vil have i dine forespørgselsresultater.

   En forespørgsel returnerer et datablad (kolonneoverskrifter efterfulgt af rækker af data), så lav dit layout i det format. Alt du behøver virkelig er kolonneoverskrifterne, så du ved, hvilke data der skal hentes fra databasen.

2. Bestem bordplaceringen for hvert stykke data (kolonneoverskrift) fra dit papir.

   Skriv tabellen og feltnavnet, der indeholder de data, der matcher kolonneoverskriften på papiret over kolonneoverskriften.

3. Klik på fanen Opret på båndet i databasevinduet, og klik derefter på knappen Vejledning for forespørgsel fra afsnittet Forespørgsler.

   Dialogboksen Ny forespørgsel vises, og spørger dig om, hvilken slags forespørgselsguiden du vil køre. Vælg Simple Query Wizard og klik på OK.

4. Vælg den første tabel, du vil medtage i forespørgslen.

   

   Guiden Simple Query starter og spørger, hvilken tabel (e) du vil spørge.

   Du bruger rullemenuen Tabeller / forespørgsler, som viser alle tabellerne (og eventuelle eksisterende forespørgsler) i din database. Her er specifikationerne:

   1. Klik på pil ned ved siden af ​​rullemenuen Tabeller / forespørgsler.

      

      rullemenuen Tabeller / forespørgsler.

   2. Klik på navnet på tabellen eller forespørgslen for at inkludere i denne forespørgsel.

5. Vælg felterne fra den tabel eller forespørgsel for din forespørgsel.

   Gentag disse trin for at vælge hvert felt, du vil have inkluderet i din forespørgsel:

   1. Klik på navnet på tabellen eller forespørgslen, der skal medtages i denne forespørgsel.

      Listen Tilgængelige felter ændrer og viser de felter, der er tilgængelige i tabellen.

   2. Dobbeltklik på hvert felt fra denne tabel eller forespørgsel, du vil medtage i forespørgslen, du opretter, i listen Tilgængelige felter.

   Hvis du tilføjer det forkerte felt, skal du blot dobbeltklikke på det i listen Udvalgte felter. Det vil gå hjem igen. Hvis du bare vil starte over, skal du klikke på den dobbelte venstre chevron (det er det, du kalder symbolet, der ligner et mindre end tegn) og alle markerede felter går væk.

6. Når du har markeret alle felterne, skal du klikke på Næste.

   Hvis guiden kan bestemme forholdet mellem de valgte tabeller, vises dette vindue.

   

   Forespørgselsguiden kan give dig chancen for at opsummere dine data.

   Hvis du ikke ser vinduet, skal du ikke bekymre dig. Adgang vil bare have, at du navngiver forespørgslen i stedet. Spring til trin 8.

   Hvis du inkluderer felter fra to tabeller, der ikke er relaterede, vises en advarselsdialogboks. Dialogboksen minder dig om, at alle de valgte tabeller skal relateres, før du kan køre din forespørgsel - og foreslår, at du retter fejlen, før du fortsætter. Faktisk vil det ikke lade dig gå længere, indtil du lægger det på to måder:

   • Fjern alle de felter, der er valgt til din forespørgsel fra de ikke-relaterede tabeller.

   • Løs forholdene, så alle tabeller, du har valgt i din forespørgsel, er relaterede.

7. Hvis guiden spørger dig om at vælge mellem et detaljeret og et sammendragsspørgsmål, skal du klikke på radioknappen ved siden af ​​dit valg og derefter klikke på Næste.

   • Detalje opretter et datablad, der indeholder alle poster, der matcher forespørgslen. Som navnet antyder, får du alle detaljer fra disse optegnelser.

   • Sammendrag fortæller guiden, at du ikke er interesseret i at se hver enkelt rekord; du vil se et resumé af oplysningerne i stedet.

     En summarisk forespørgsel kan udføre beregninger (som summer og gennemsnit) på numeriske felter. Hvis der vælges tekstfelter, kan Access tælle posterne eller trække det første og sidste element fra sæt af felter alfabetisk.

     Hvis du vil foretage specielle justeringer af resuméet, skal du klikke på Opsummeringsindstillinger for at vise dialogboksen Sammendragsopsætninger. Vælg dine opsummeringsindstillinger i afkrydsningsfelterne for de tilgængelige funktioner - Sum, Gem, Min og Max - og klik derefter på OK.

     

     Adgang giver forskellige måder at opsummere dataene på.

8. På guiden side, der vises, vælg en radioknap for hvad du vil gøre næste:

   • Hvis du vil gøre din forespørgsel snazzy: Vælg indstillingen Modificer forespørgselsdesign.

     Guiden sender din nyoprettede forespørgsel til salonen for nogle sprucing op, såsom inkludering af sortering og totaler.

   • Hvis du vil springe over de fancy ting: Vælg indstillingen Åbn spørgsmålet til Vis information for at se databladvisningen.

   Guiden fører forespørgslen og præsenterer resultaterne i et typisk Access-datablad.

9. Indtast en titel for din forespørgsel i tekstboksen, og klik derefter på Udfør.

   Guiden bygger din forespørgsel og gemmer den med den titel du indtastede; derefter viser adgangen resultaterne.

   Tillykke! Du har født en forespørgsel.

   

   Resultaterne af en forespørgsel bygget med forespørgselsguiden.

Når du er færdig med trinene i dette afsnit, gemmer forespørgselsguiden din forespørgsel automatisk med det navn, du har indtastet.