Sådan eksporteres data til Access 2016 - dummies

Ethvert Access 2016-objekt kan eksporteres; De mest almindelige eksportopgaver eksporterer data i en tabel eller forespørgsel til et andet program (f.eks. et regneark) og eksporterer en rapport som et bærbart dokumentformat (almindeligvis kendt som en PDF).

Eksporterer en tabel eller forespørgsel indebærer omorganisering af de data, den indeholder i et andet format. Som med import kan Access oversætte dataene til en række forskellige filformater afhængigt af dine behov.

Da alle Access-objekter kan eksporteres, viser fanen Eksterne data på båndet alle de filformater, hvor objektet kan eksporteres. Hvis du ikke kan eksportere det til et bestemt format, er formatets knap deaktiveret.

Eksportformater

Få adgang til eksporten til de samme formater, som den importerer. Få adgang til eksport til PDF (Adobe Acrobat-filer), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word og til en vedhæftet fil.

Eksportere tabel eller forespørgselsdata

Skridtene til eksport af en tabel eller forespørgsel er enkle:

1. Når databasen er åben, skal du klikke på den tabel eller forespørgsel, du vil eksportere. Alle databaseobjekter er placeret i navigationsruden.

   Tabellen eller forespørgselsnavnet er fremhævet.

2. Klik på fanen Eksterne data på båndet.

   

   Eksportknapgruppen.

   Eksportknappegruppen vises på båndet. Bemærk følgende funktioner i eksportknapgruppen:

   • De fælles eksporteringsopgaver har deres egne knapper.

   • De sjældent anvendte formater klumpes sammen; du kan få dem med knappen Mere.

3. Klik på knappen, der svarer til det program, som du eksporterer dine data til.

   

   Trin 1 i dialogboksen Eksporter - Excel-regneark afsluttes.

   En eksportdialogboks, der er tilpasset dit valgte format, vises.

4. Følg trinene i dialogboksen Eksporter for at afslutte eksporten.

   Dialogboksen Eksport viser valgene for din eksportfils format:

   • Ethvert valg beder om et filnavn (herunder sti) for dine eksporterede data.

   • Nogle eksportprocesser spørger også, om du vil åbne din nye fil, når eksporten er afsluttet.

     Denne sidste funktion kan forhindre en frustrerende søgning, efter du har gemt filen.

5. Marker afkrydsningsfeltet Gem eksportsteg, hvis du ved, at du vil udføre denne eksport igen.

   Afkrydsningsfeltet er placeret på den sidste skærm i Eksportguiden. Når du har markeret afkrydsningsfeltet, bliver du bedt om at få et navn til din eksport.

   Båndet indeholder en knap kaldet Gemte Eksport. Brug denne knap, hvis du vil gøre hyppig eksport af en tabel eller forespørgsel nemmere. Her ses en tabel, der eksporteres fra Access som det fremgår af Excel.Når du kører en gemt eksport mere end en gang, fortæller Access dig, at destinationsfilen allerede eksisterer

   

   Den eksporterede frivillige-tabel i Excel, klar til noget.

Eksportere en rapport til PDF

Følg disse trin for at eksportere en rapport til PDF:

1. Når databasen er åben, skal du klikke på den rapport, du vil eksportere. Alle databaseobjekter er placeret i navigationsruden.

   Rapportnavnet er fremhævet.

2. Klik på fanen Eksterne data på båndet.

   Eksportknappegruppen vises på båndet.

3. Klik på knappen PDF eller XPS i eksportgruppen.

   Dialogboksen Publish as PDF eller XPS vises.

   

   Eksportere begivenheder efter type rapport til PDF.

4. Gennemse den mappe, du vil gemme filen i, og skriv et filnavn i feltet Filnavn.

5. Klik på Udgiv.

   Rapporten gemmes som PDF til mappen og med det filnavn, du har angivet.