Sådan filtreres data i Access 2016 - dummies

Nogle gange skal du se en gruppe poster, der deler en fælles værdi i et felt i Access. Måske nævner de alle en bestemt by, en bestemt jobtitel, eller de er alle produkter, der har de samme omkostninger. Altid villig til at hjælpe, Access indeholder et specielt værktøj til dette formål: Filter-kommandoen.

Filter bruger dine kriterier og viser alle matchende poster og opretter et mini-bord med kun de poster, der opfylder dine krav. Det er som en øjeblikkelig forespørgsel uden alt arbejde og planlægning. Det er selvfølgelig ikke så fleksibelt eller kraftfuldt som en forespørgsel, men det er alt hvad du behøver, når du leder efter et ret simpelt svar.

Filterværktøjet vises i afsnittet Sorter og filter i fanebladets startside, og du har følgende valgmuligheder for et enkelt filter:

Filter
Valg
Avanceret filter efter Formular
Avanceret filter / sortering
Skift filter

Hver type filter udfører samme grundlæggende funktion, men på en lidt anden måde. Avanceret filter / sorteringsfunktion, der findes ved at klikke på knappen Avanceret, åbner et vindue, der rent faktisk har opbygget en forespørgsel - vælger tabeller og felter, der skal filtreres, indstiller kriterier for filteret, der skal bruges, mens det finder specifikke poster, den slags ting.

Filtre arbejder i tabeller, formularer og forespørgsler. Selv om du kan anvende et filter på en rapport, kan filtreringsrapporter være en skræmmende opgave. Selvfølgelig kan det, du læser her, anvendes på den proces, hvis du vil prøve det på egen hånd. Og hvad du lærer at anvende på et bord, kan også anvendes, når du arbejder med forespørgsler og formularer.

Filtrering efter indhold i et felt

Med hovedfilterkommandoen kan du filtrere dine poster, så du kun kan se poster, der opfylder specifikke kriterier. Antag for eksempel at du vil se alle poster for folk, der bor i en bestemt by. Sådan gør du det:

Klik på den lille trekant på feltet navn for feltet, du vil filtrere (By i dette tilfælde).

Adgang viser en pop op-menu.

Højreklik ikke på overskriften øverst i kolonnen (hvor det står City). Højreklik på der vises en anden pop op-menu fyldt med vidunderlige ting, du kan gøre til den kolonne på dit bord.

Filtrering af et enkelt felt baseret på feltets indlæg.
Hvis du vil udelade nogle poster fra dit filter, skal du fjerne deres markeringer i pop op-menuen.

Du kan enten
- fjerne markeringer fra individuelle poster.
  
  eller
- Fjern markeringen Marker alt for at fjerne markeringen af alle emnerne.
Fjern markeringen af alt, så du nemt kan kontrollere kun de poster, hvis matchende poster du vil se.Med alle de indlæste poster, ser du alle poster.
Anbring markeringer ud for de poster, du vil bruge til at opbygge dit filter til feltet.

Adgang søger i det markerede felt og viser kun de poster, der opfylder dine filterkriterier.
Klik på OK.

Alle poster, der opfylder de fastsatte kriterier (i kraft af de elementer, du har tjekket) vises. Dette kan være flere optegnelser, en masse poster eller bare en.

Hvis du vil hoppe tilbage og se alle de oprindelige (ufiltrerede) optegnelser, kan du enten

Klik på knappen Skift filter i Sorter og filter i båndet for at fjerne det sidst anvendte filter.

eller
Klik på feltnavnets lille trekant igen, og vælg Ryd filter fra Feltnavn.

Hvis du ikke kan huske hvilke felter du filtrerede, kan du fortælle dem med det lille tragtsymbol, der vises ved siden af feltnavnet i databladvisning.

Hele tabellen, fuld af poster, vender tilbage til visning.

Filtrer efter valg

Valgkommandoen er den nemmeste af sorterings- og filterkommandoer, der skal bruges. Det går ud fra, at du har fundet en post, der matcher dine kriterier. Ved hjælp af udvælgelsesfiltret er det meget som at gribe nogen i en skare og råbe: "Okay, alle, der er som denne fyr her, står op derovre. "

Forestil dig for eksempel at du vil finde alle de frivillige, der bor i Landisville. Du kan bruge udvælgelsesfiltret på denne måde:

Klik på feltet, der har de oplysninger, du vil matche.

I dette tilfælde er det City-feltet.
Rul gennem listen, indtil du finder feltindtastningen, der vil tjene som et passende eksempel til dit filter.
Klik for at vælge den værdi, du søger efter, højreklik på cellen, der indeholder markeringen, og vælg derefter Equals Uanset . (I dette tilfælde er det lig med Landisville.) Du kan også vælge cellen og derefter klikke på knappen Valg på fanen Startside (i afsnittet Sorter og filter) for at få adgang til den samme liste over valg.

Tilgang viser straks en tabel, der kun indeholder de poster, der matcher dit valg.

Adgang viser kun de poster, der matcher kriteriet Filter by Selection.
Klik på knappen Skift filter på værktøjslinjen, når du er færdig med at bruge filteret.

Din tabel eller formular vender tilbage til sin normale visning.

På dette stadium af spillet kan du måske gemme en liste over alt, der matcher dit filter. Desværre er filterets enkelhed og brugervenlighed nu kommet tilbage for at hjemsøge dig. For at registrere din filtrerede søgning permanent skal du oprette en forespørgsel.

Du kan også bruge filtermenuen, der viser sorteringsindstillinger og listen over markerede feltværdier. Når du viser pop op-menuen, skal du fjerne markeringen Vælg alt og derefter tjekke den værdi, du vil søge efter. Vælg derefter Tekstfiltre fra samme pop op-menu. Den samme liste over muligheder (Lig, Ikke lig, Begynder med osv.) Vises som en fly-out-menu, og du kan vælge dit valg.

Filtrer efter form

Du kan stramme en søgning ved at bruge ekstra filtre for at udrydde uønskede kampe, men det kræver masser af ekstra indsats.For at gøre det lettere at isolere en gruppe poster i henhold til værdierne i mere end et felt, skal du prøve Filtrer efter formular.

Filtrer efter form bruger mere end ét kriterium til at sive gennem poster. På nogle måder er det som en simpel forespørgsel. Det svarer til en forespørgsel, så du selv kan gemme dine kriterier for filter efter formular som en komplet forespørgsel!

Antag for eksempel at du har brug for en liste over alle medarbejdere hos din virksomhed, der arbejder i en bestemt afdeling og har en bestemt titel. Du kan udføre to valgfiltre (på afdelingen og jobtitelfelterne ved hjælp af medarbejderdatabasen som eksempel) og skrive ned resultaterne af hver for at få din liste, eller du kan bare en søge med filter ved Formular og se alle de optegnelser, der opfylder dine kriterier (baseret på deres indtastninger i flere tabeller) i et enkelt trin.

Følg disse trin for at bruge Filtrer efter form:

På fanen Startside skal du klikke på knappen Avanceret i afsnittet Sorter og filtrer.

Der vises en menu.
Vælg Filtrer efter formular i menuen.

Tabellen erstattes af en enkelt række celler, en under hvert feltoverskrift i din tabel.
Klik i den tomme celle under feltnavn for den første kolonne, du vil filtrere.

Brug rullelinjerne til at bringe kolonnen på skærmen, hvis den er til højre og ikke kan ses.

Pil ned til den kolonne, du klikker på.
- Access viser normalt en pil ned ved siden af det første felt i tabellen.
- Hvis du tidligere har brugt en Filter-kommando med tabellen, sætter Access pil ned i det sidste felt du filtrerede.
  
  Filtrer efter form indeholder en rutenet og drop-down lister for at indstille kriterier for hvert felt.
Klik på pil ned for at se en liste over værdier, som feltet indeholder.

Drop-down listen viser alle unikke værdier i et felt.
I listen over værdier skal du klikke på den værdi, du vil bruge i dette filter.

Hvis du f.eks. Vælger Landisville fra rullemenuen i byfeltet, flyttes "Landisville" til kolonnen By. Adgang tilføjer citaterne automatisk - en mindre detaljer, som du skal huske!
For at tilføje en anden filterindstilling for det valgte felt, skal du klikke på fanen Or i nederste venstre hjørne af tabellen.

Der åbnes et nyt vindue med filter efter formular, der giver dig mulighed for at tilføje en alternativ søgningstilstand. Adgang tilbyder også en eller faneblad i nederste venstre hjørne af displayet.

Kommandoen Filtrer efter form kan lide at svare på enkle spørgsmål, som "Vis mig alle de frivillige, der bor i Lancaster. "Det giver også svar på mere komplekse spørgsmål som" Vis mig alle de poster, der indeholder Th i feltet AvailableDays, og som har Landisville i City-feltet ", og det udfører begge opgaver nemt.

Spørg et mere komplekst spørgsmål (som "Vis mig alle frivillige i Lancaster, der kan lide fundraising") kræver en forespørgsel.

Klik på fanen Or for yderligere at definere kriterierne.
For hvert yderligere felt, du vil filtrere, skal du klikke på fanen Or og gentage trin 3 til 6.

I dette eksempel er det andet felt, der skal filtreres, FrivilligtInfo og Fundraising feltets boks.
Når du er færdig med at indtaste alle kriterierne for filteret, skal du klikke på knappen Skift filter.

Adgang finder alle de frivillige, der kan lide fundraising baseret på filtrering af to af bordets felter.

En endelig tanke om filter efter form:

Selv om du kan få lyst ved at tilføje eller søge på dit hjerte indhold, holder du øje med din skabning bliver hård på ingen tid. Før du går for langt , er du opmærksom på, at forespørgsler fungerer bedre end filtre, når spørgsmålene bliver komplekse.

Når du er færdig med at snyde med dit filter, skal du klikke på knappen Skift filter. På det tidspunkt vender din tabel tilbage til normal (eller i det mindste som normalt som datatabeller nogensinde bliver).

Ufiltrering i en form

Hvad gør du, når du indtaster kriterierne ved en fejltagelse? Eller når du beslutter dig for, at du virkelig ikke vil medtage Lancaster i dit filter lige efter du har klikket på Lancaster? Intet problem - kommandoen Clear Grid kommer til undsætning!

Når du klikker på kommandoen Clear Grid (fundet i afsnittet Sorter og filter sektion Avanceret), rydder Adgang alle poster i vinduet Filtrer efter formular og giver dig et godt, rent sted at starte igen.

Filter ved at udelukke valg

Valget filter kan også bruges til at udelukke bestemte poster. Dette virker godt til tider, når du gerne vil skjule kort en masse arkiver, som alle deler en unik egenskab (en bestemt stat, by eller postnummer).

Sådan får du markeringsfilteret til at udelukke poster for dig:

Rul gennem tabellen, indtil du finder den værdi, du vil ekskludere.
Højreklik på feltet, der indeholder værdien, og vælg derefter Does not Equal ______ (hvor det tomme repræsenterer den værdi, du har højreklikket) i menuen, der vises.

Disse poster, der matcher den værdi, du har valgt, er ude af vejen, så du kan koncentrere dig om de registre, der virkelig interesserer dig.

Med et enkelt klik gemmer Access alle frivillige, hvis statusfeltværdi er Prospective.

Du kan også klikke på markeringsknappen (i afsnittet Sorter og filter på fanen Startside), og vælg Lige ikke lige fra menuen der. Du vil også bemærke indholdet og indeholder ikke kommandoer. Disse er nyttige til at udslette arkiver, der har noget til fælles, såsom et bestemt ord eller nummer i dem. Du kan også kombinere filtre, med undtagelse af ikke kun (fx) frivillige, der er prospektive, men de potentielle frivillige, der bor i en bestemt by eller stat.