Sådan finder du data i Access 2016 - dummies

Når du vil spore en bestemt post lige nu, oprettes en forespørgsel, fordi jobbet er overkillet. Heldigvis har Access 2016 en meget enkel måde at finde et bestemt stykke data på i projektets tabeller og formularer: Find-kommandoen.

Find er fundet - stor overraskelse her - i afsnittet Søg i fanen Startside, ledsaget af et kikkert-ikon. Du kan også komme til Find ved at trykke på Ctrl + F for at åbne dialogboksen Find.

Selv om kommandoen Find er temmelig nem at bruge, ved at kende nogle få tricks, bliver det endnu mere kraftfuldt, og hvis du er en Word- eller Excel-bruger, finder du tricksne nyttige i disse applikationer også - fordi kommandoen Find er en Office-bred funktion.

Find noget hurtigt

Brug kommandoen Find er en meget enkel opgave. Sådan fungerer det:

Åbn det bord eller den formular, du vil søge.

Bemærk, at kommandoen Find fungerer i databladvisning og med adgangsformularer og bliver tilgængelig, så snart der åbnes en tabel eller formular.
Klik i det felt, du vil søge.

Find-kommandoen søger det aktuelle felt i alle poster i tabellen, så sørg for at klikke på det rigtige felt, før du starter Find processen. Adgang er ligeglad, hvilken post du klikker på Så længe du er på en post i det korrekte felt, ved Access, præcis hvilket felt du vil finde i.
Start kommandoen Find.

Du kan enten klikke på Find-knappen i afsnittet Søg i fanen Startside eller trykke på Ctrl + F.

Dialogboksen Søg og erstat åbner, klar til at vise dig.
Indtast teksten, du leder efter, i feltet Find What.

Tag et øjeblik for at kontrollere din stavemåde, inden du starter søgningen. Adgang er temmelig smart, men det er ikke lyst nok til at regne ud, at du rent faktisk betød blikkenslager, når du skrev plumer.

Dialogboksen Søg og erstat.
Klik på Find næste for at køre din søgning.
- Hvis de data, du søger, er i det aktive felt, sporer Find-kommandoen straks ned den ønskede rekord.
  
  Cellen, der indeholder de data, du søger, er fremhævet.
  
  Hvad hvis den første rekord, som Access finder, ikke er den du leder efter? Antag, at du vil have anden, tredje eller fjortende John Smith i tabellen? Intet problem; Derfor finder dialogboksen Find og Udskift en Find Next-knap. Fortsæt med at klikke på Find næste, indtil Adgang enten fungerer ned til den rekord, du ønsker, eller fortæller dig, at den giver op på søgningen.
- Hvis Find ikke finder noget, hæmmer det fejlen i en lille dialogboks ledsaget af denne triste statement:
  
  Microsoft Access færdig med at søge i posterne.Søgeobjektet blev ikke fundet.

Hvis Find ikke fandt det, du søgte, har du et par muligheder:

Du kan opgive ved at klikke på OK i den lille dialogboks for at få det til at gå væk.
Du kan tjekke søgningen og prøve igen (du skal stadig klikke på OK for at slippe af med den hurtige dialogboks). Her er ting, du skal kontrollere efter, når du er tilbage i dialogboksen Find og erstatt:
- Sørg for at du har klikket i det rigtige felt og stavet alt korrekt i feltet Find What.
  
  Du kan også tjekke de specielle Find-indstillinger for at se, om en af dem ødelægger din søgning.
- Hvis du endte med at ændre stavemåden eller mulighederne, skal du klikke på Find næste igen.

Skift Find i højt gear

Nogle gange kan du bare skrive de data, du har brug for i boksen Find hvad, ikke frembringe de resultater, du har brug for:

Du finder for mange poster (og ender med at klikke på knappen Find næste næste gang for at komme til den eneste rekord, du ønsker).
De poster, der matcher, er ikke dem, du ønsker.

Den bedste måde at reducere antallet af forkerte kampe på er at tilføje flere detaljer til din søgning, hvilket vil reducere antallet af kampe og måske kun give dig den eneste rekord, du skal finde.

Adgang tilbyder flere værktøjer til finjustering af Find. Hvis du vil bruge dem, skal du åbne dialogboksen Find og erstat ved enten

Klik på Find-knappen på fanen Startside

eller
Tryk på Ctrl + F

Hvis din kommando Find ikke virker som du tror det bør kontrollere følgende muligheder. Odds er, at mindst en af disse muligheder er sat til ekskluder , hvad du leder efter.

Se i

Som standard kigger Access kun efter kampe i feltet nuværende - hvilket felt du har klikket på, inden du starter Find-kommandoen. Hvis du vil fortælle Adgang for at søge i hele tabellen i stedet, skal du vælge Nuværende dokument på rullemenuen Look In.

For at søge i hele tabellen, skal du ændre Look In.

Match

Dine valgmuligheder er som følger:

Enhver del af feltet: Tillader en match hvor som helst i et felt (find Richard, Ulrich, og Lifestyles of the Rig og Berømt ). Dette er standard.
Hele feltet: Dette kræver, at søgeordene (hvad du skriver i feltet Find hvad) er helheden af feltværdien. Så Rich finder ikke Ulrich , Richlieu , Richard eller Richmond . Den finder kun Rich.
Start af felt: Genkender kun de kampe, der starter fra begyndelsen af feltet. Så Rich finder Richmond, men ikke Ulrich.

Denne mulighed giver dig mulighed for at indsætte bare en del af et navn også, især hvis du kun ved starten af et navn eller starten af en adresse.

For at ændre indstillingen Match skal du klikke på pil ned ved siden af feltet Match og derefter vælge fra den rullemenu, der vises.

Brug af match-indstillingen.

Søg

Hvis du finder for mange kampe, skal du prøve at begrænse din søgning til en bestemt del af tabellen ved hjælp af søgefunktionen. Søgning fortæller Find-kommandoen om at se enten

Ved alle optegnelser i tabellen (standardindstillingen)

eller
Op eller ned fra den aktuelle post

Klik på en post halvvejs gennem bordet og derefter fortælle Adgang til søgning Down derfra begrænser din søgning til den nederste del af tabellen.

Finjuster dine søgeindstillinger ved at klikke på pil ned ved siden af søgefeltet og vælge det relevante tilbud fra rullemenuen.

Match-tilfælde

Kontrollerer afkrydsningsfeltet Match-tilfælde, at det udtryk, du søger efter, er nøjagtigt det samme som den værdi, der er gemt i databasen, herunder de samme store og små bogstaver.

Dette virker rigtig godt, hvis du søger efter et navn, snarere end blot et ord, så Rich Custard topping ikke findes, når du søger efter (hovedstad R ) Rich i hele tabellen.

Søgefelter som formateret

Denne indstilling angiver Adgang for at se på den formaterede version af feltet i stedet for de faktiske data, du skrev. Med "formateret" betyder dette med formatering anvendt til indholdet - tal formateret som procentdele, datoer indstillet som korte datoer vs mellemdatoer osv.

Begrænsning af søgningen på denne måde er praktisk, når du søger efter datoer, lagerbeholdnings-id'er eller et andet felt med en del specialiseret formatering.

Tænd for søgefelterne som formateret ved at klikke i afkrydsningsfeltet ud for det.

Denne indstilling virker ikke med Match Case, så hvis Match Case er markeret, vises Søgefelter som formateret nedtonet. I så fald skal du afkrydse Match-tilfælde for at bringe afkrydsningsfeltet Søgningsområder som formateret tilbage.

For det meste gør denne mulighed ikke meget forskel. Faktisk er den eneste gang du sandsynligvis bekymrer dig om denne særlige Find-løsning, når (eller hvis) du søger mange højt formaterede felter.