Sådan importeres data til Access 2016 - dummies

Hvis du vil have databasen, hvor du placerer dataene til erstatter kilden i Access 2016, så importere. Dette er muligheden for dig, hvis du opretter en Access-database, der erstatter et gammelt regneark, der ikke længere opfylder dine behov. Import også, hvis kildedata leveres af en ekstern leverandør i et andet format end et Access-format.

Antag for eksempel, at du modtager kontantregistreringssalgsdata fra en ekstern leverandør månedligt i regnearkformat. Adgang er et godt redskab til rapportering, så du kan importere dataene til Access og bruge sine rapporteringsværktøjer til at generere dine rapporter.

Her er trinene til import eller sammenkædning af datakilder til din Access-database:

1 Åbn Access-databasen, der vil holde de importerede data.

Du skal se fanen Eksterne data.

2Klik på fanen Eksterne data på båndet.

Knappen Import og Link vises på båndet.

Hver knap er forbundet til en guiden, der går igennem processen:

Fælles filformater som Excel eller Text (mærket som tekstfil) har deres egne specifikke knapper.

Du kan finde de mindre almindelige filformater ved hjælp af knappen Mere.

3Klik på den knap, der passer til dit filformat.

En dialogboks med ekstern data, der er specifik for det valgte filformat, vises på skærmen.

4 Brug knappen Gennemse til at vælge den datakilde, du vil importere, eller link til Adgang.

Normalt er dette en fil. Det kan også være et SharePoint-websted eller en Outlook-mappe.

Hvis du skriver filnavne ikke er dine ting, skal du klikke på knappen Gennemse for at finde filen.

5Vælg metoden til datalagring.

Her fortæller du Adgang, om du vil importere eller forbinde dataene. Du kan linke til alle filformater bortset fra XML.

6Følg de resterende trin i dialogboksen Få eksterne data.

Fra dette punkt er trinene afhængige af hvilket datformat du importerer. Følg vejledningen omhyggeligt. Det værste der kan ske er, at du får et importeret (eller forbundet) bord fuld af gibberish. Hvis du gør det, skal du kontrollere formatet for kildefilen.

Hvis kilden f.eks. Er en tekstfil, og du bliver gibberish, skal du muligvis bekræfte, at tekstfilen er gemt som en afgrænset fil (med et tegn - f.eks. Et komma - placeret mellem felter). Det er også muligt, at kildefilen ikke er i det korrekte format (for eksempel, du tror måske, at det er et Excel-regneark, men det er det ikke).

Hvis du forventer at importere eller linke til denne type fil ofte, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Gem importsteg.(Afkrydsningsfeltet er placeret på guidenes sidste skærmbillede.) Når du har markeret afkrydsningsfeltet, bliver du bedt om at få et navn til din import.

7 Fanen Eksterne dataens importgruppe på båndet indeholder en knap, der hedder Gemt import. Du kan bruge denne knap til at ringe op gemt import og køre dem så ofte som du vil.

Datakilder skal forblive på deres oprindelige steder med deres originale navne for at genoprette en gemt import.