Sådan udføres en Mail Merge i Word 2013 - dummies

Word 2013 har en nyttig funktion kaldet mailfusion. En mailfusion kombinerer en dataliste, sædvanligvis navne og adresser (det vil sige postoplysninger), med et formularbrev, en etiket eller en konvolutskabelon til at producere tilpassede kopier af brevet til hver person.

Store virksomheder bruger mailfusion til mail tilpassede s, men det er ikke kun for virksomheder. Hjemmebrugere kan drage fordel af mailfusion til julekortetiketter, festinvitationer, nyhedsbrev fra klubber og meget mere.

Udfør en mailfusion er en tre-trins proces:

1. Opret (eller identificer) datakilden.

2. Opret hoveddokumentet, og indsæt derefter fusionskoderne i den.

3. Udfør fusionsoperationen mellem datakilden og hoveddokumentet.

Datakilden skal være en afgrænset fil . Med andre ord skal der være en ensartet måde at skelne mellem en kolonne eller række af data og det næste. Her er nogle mulige datakilder:

• Excel eller Word-tabel: Hvis datakilden er et Excel-regneark, er hver type information i en separat kolonne. Det samme gælder, hvis datakilden er et Word-bord.

  

• Almindelig tekst: Hvis datakilden er en almindelig tekstfil, er hver kolonne afgrænset (adskilt) af et bestemt tegn, f.eks. En fane eller et komma. Når en afgrænset tekstfil bruger kommaer, er det en kommaseparerede værdier eller CSV-fil.

  

• Outlook: Hvis datakilden er en Outlook-kontaktliste, er hver type information i et separat felt.

• Ordliste: Hvis du ikke allerede har en datakilde, skal du vælge Mailings → Vælg modtagere → Skriv ny liste for at oprette en med funktionen Type New List i Word.

En datafil bør ikke indeholde noget bortset fra dataene (og måske en enkelt række marketiketter med navn, adresse, by, stat og postnummer). Brug ikke nogle tomme rækker eller titler øverst på siden, fordi det forvirrer værktøjet Mail Merge. Tjek din datafil for at fjerne fremmede rækker, før du bruger filen som din mailfusionskilde.

Når du har udarbejdet datafilen, skal du oprette hoveddokumentet. Du kan enten oprette hoveddokumentet fra bunden, eller du kan starte med et eksisterende dokument og konvertere det til at være et hovedfelt til hovedflet. Hoveddokumentet består af regelmæssig tekst plus koder, der viser, hvor fusionsfelterne skal indsættes.

Derefter samles de to stykker som det sidste trin i sammenlægningsprocessen. Du kan også gøre det ved at sende resultaterne direkte til printeren eller ved at oprette et nyt dokument, der indeholder fusionen, som du derefter kan redigere efter behov og derefter udskrive.