Hvordan man deler Word 2013 Documents - dummies

Hvis de personer, som du vil dele dit arbejde med, også er Office-brugere (versioner 2007 og højere), det er nemt at dele Word 2013-dokumenter med dem. Bare giv dem din datafil. Du kan overføre en datafil til en anden via et USB-drev, en bærbar disk, såsom en skrivbar cd eller dvd eller e-mail.

For at dele med personer, der ikke har Office 2007 højere, kan du gemme i andre formater. Word (og de andre Office-apps) understøtter forskellige besparelsesformater, så du er sikker på at finde et format, som overgår afstanden mellem Office og det program, som modtageren bruger.

Sådan sender du dit dokument til andre

En måde at distribuere dit arbejde til andre er at sende det til dem via e-mail. Dit dokument piggybacks på en e-mail som en vedhæftet fil. En vedhæftet fil er en fil, der er adskilt fra e-mailens krop, der rejser sammen med e-mailen til dets destination.

Nogle versioner af Office omfatter Microsoft Outlook, et e-mail-, kalender- og kontaktadministrationsprogram. Hvis du ikke har Outlook, kan du have et andet e-mail-program. Når du sender et dokument via e-mail fra Word, opkalder Word dit standard e-mail-program, uanset hvad det måtte være. Trinnene her antager Outlook 2013 er dit standard e-mail-program; Dine trin kan være forskellige, hvis du bruger et andet e-mail-program.

Hvis du bruger et webbaseret e-mail-program, f.eks. Outlook. com (den webbaserede version af Outlook), Gmail eller Yahoo! Mail, du kan ikke følge med de trin, der er angivet her. Du kan stadig sende Word-filer som e-mail vedhæftede filer, men du kan ikke starte processen fra inden for Word. Du starter en ny e-mail-meddelelse fra internettet, og derefter vedhæftes filen derfra.

1. I dit Word 2013-dokument skal du vælge Arkiv → Del, klikke på Email og derefter klikke på Send som vedhæftning.

   Der åbnes en ny meddelelse i Outlook (eller dit standard e-mail-program) med din allerede vedhæftede fil. Filnavnet vises også i emnelinjen.

   

2. Klik i feltet Til, og skriv din egen e-mail-adresse der, og klik derefter på knappen Send.

   Filen sendes til dig.

3. Vælg Hjem → Send / Modtag alle mapper i Outlook.

   Du modtager den sendte fil som en ny besked i din indbakke.

Hvis meddelelsen ikke vises med det samme, skal du klikke på Send / Modtag alle mapper igen.

1. Luk Outlook og vend tilbage til Word.

2. Luk dokumentet (men ikke Word), gem dine ændringer, hvis du bliver bedt om det.

Sådan deler du dit dokument i andre formater

Hvis dine planlagte modtagere bruger tidligere versioner af Office eller slet ikke har Office, skal du gemme dit arbejde i et andet format, før du overfører filen til dem.Alle Office-programmer giver dig mulighed for at eksportere dit arbejde i andre formater, så du kan overføre næsten alle data til næsten enhver anden applikation.

Jo længere væk du kommer fra den oprindelige version af filen, desto mere formateringsfunktioner taber du. For eksempel bevarer besparelsen i Word 2010-format de fleste funktioner, og opbevaring i Word 97-2003-format mister nogle funktioner. RTF taber endnu mere, og almindelig tekst taber al formatering.

1. Åbn et dokument i Word, og vælg Arkiv → Gem som.

   Gem som side i Backstage-visning åbnes.

2. Klik på den placering, hvor du vil gemme filen (din SkyDrive eller Computer), og klik derefter på Gennemse for at åbne dialogboksen Gem som.

3. Vælg Word 97-2003 Document fra rullegardinlisten Gem som type, og klik derefter på Gem.

   

   Dit dokument er gemt i et format, der er kompatibelt med tidligere versioner af Word (Word 97 til Word 2003); Den kan også bruges i Word 2007 og Word 2010.

4. Vælg Filer → Gem som, og klik på Gennemse for at genåbne dialogboksen Gem som.

5. Åbn rullelisten Gem som type og vælg Rich Text Format.

6. Klik på knappen Gem.

   Dit dokument er gemt i Rich Text Format. Dette format er nyttigt til udveksling af data med en person, der har et andet mærke af tekstbehandlingsprogrammer, såsom WordPerfect.