Sådan sorteres data i Access 2016 - dummies

Meget få Access-databaser er organiseret i fine, praktiske alfabetiske lister. Du indtaster ikke dine poster i alfabetisk rækkefølge; du indtaster dem i den rækkefølge de kommer til dig. Så hvad gør du, når du har brug for en liste over produkter i produkt nummer rækkefølge eller en liste over adresser i postnummer ordre lige nu?

Sortering efter et enkelt felt

Løsningen ligger i sorteringskommandoerne, som er utroligt nemme at bruge. Sorteringskommandoerne er på fanebladets Startside-faneblad, i afsnittet Sorter og filter. De to knapper (Ascending og Descending) gør jobbet ret godt:

• Sorter stigende sorterer dine poster fra top til bund:

  • Records der begynder med A er i starten, og poster der begynder med Z er i slutningen.

  • Hvis dit felt indeholder numeriske data (uanset om de er ægte tal eller kort tekstfelter, der lagrer postnumre eller valutafelter, der lagrer priser), placeres en stigende sortering i rækkefølge fra laveste antal til højeste.

• Sortering sorterer sorterer dine poster fra bund til top:

  • Records der begynder med Z er øverst og poster der begynder med A er nederst på listen.

  • Hvis dit felt indeholder numeriske data, placerer en afvigende sortering poster i rækkefølge fra højeste antal til laveste.

Hvis du efter sortering i stigende eller faldende rækkefølge vil sætte tingene tilbage som de var - i rækkefølgen lige før du klikker på en af ​​disse knapper - klik på knappen Fjern sort, der ligger lige under de stigende og faldende knapper i Sort & Filter-gruppen.

Sortering på mere end et felt

Hvad hvis du vil sortere efter flere felter - f.eks. Ved postnummer og derefter inden for den slags, vil du have alle de mennesker med samme postnummer at blive vist i efternavn? Eller måske vil du sortere alle dine kunder ved hjælp af et Status-felt og derefter inden for hver gruppe af kunder, der opretter, for at sortere efter den aktuelle saldo? Du skal bruge følgende trin til at neste en sortering inde i en anden.

Du kan sortere efter mere end en kolonne ad gangen som denne:

1. Klik på overskriften for den første kolonne for at sortere efter.

   Hele søjlen er fremhævet.

2. Hold nede Skift-tasten og klik på overskriften i den sidste kolonne for at sortere efter.

   Alle kolonner fra den første til den sidste er fremhævet.

3. Vælg enten Sorter stigende eller Sorter faldende.

   Sorten udføres altid fra venstre mod højre.

   Med andre ord kan du ikke sortere efter indholdet af den fjerde kolonne og inden for det ved indholdet af den tredje kolonne.

Sortering har sin egen ejendommelighed, når man arbejder med tal i et tekstfelt.Når du sorterer et felt, der har tal indblandet i mellemrum og bogstaver (f.eks. Gadeadresser), rangerer Adgang talene som om de var bogstaver, ikke tal. Denne adfærd betyder, at Access sætter (siger) "1065 W. Orange Street" før "129 Mulberry Street. "(Takket være den særegne måde, at din computer sorterer information, kommer 0 i den anden position af 1065 før 2 i anden position på 129.)