Sådan startes rapportguiden i Access 2016 - dummies

Rapportguiden kræver et par flere beslutninger fra dig end rapportværktøjet, men det er mere fleksibelt end det øjeblikkelige rapportværktøj. Her går det:

1. Klik på fanebladet Opret faneblad i dit databasevindue, og klik derefter på knappen Rapport Wizard. (Det er lige der i sektionens Rapporter sektioner.)

   Dialogboksen Rapportguiden vises og viser alle felterne i den aktive tabel. Du finder også en rulleliste, hvorfra du kan vælge andre tabeller og forespørgsler og to kolonner af markerede og tilgængelige felter, som du bruger til at bestemme, hvilke felter fra de valgte tabeller der skal bruges i din rapport.

   

2. Brug rullemenuen Tabeller / forespørgsler for at vælge den tabel, du vil starte med.

   Feltene fra den valgte tabel vises i feltet Tilgængelige felter.

   

3. Tilføj felter til din rapport ved at dobbeltklikke på dem i feltet Tilgængelige felter.

   Ved at dobbeltklikke, føjer du felterne til feltet Markerede felter, og de bliver en del af rapporten. Du kan også klikke et felt én gang og derefter klikke på knappen med et> symbol på det.

   

4. Gentag trin 2 og 3 for hver tabel og / eller forespørgsel i den database, du vil medtage i rapporten. Klik på Næste for at gå videre til næste side af rapportguiden; klik derefter på Næste igen.

   Hvis du til enhver tid vil tilføje alle felterne i en given tabel eller forespørgsel, skal du blot klikke på >> for at tilføje alle tilgængelige felter til listen Valgte felter.

   Ved at klikke på Næste to gange omgåes gruppering af spørgsmål, som for en enkel rapport ofte er unødvendige.

   

5. Vælg en sorteringsrækkefølge for din rapport - typisk sortering på det felt, som folk vil bruge til at slå op information i rapporten. Klik på Næste.

   For eksempel, hvis din rapport dokumenterer en liste over medarbejdere, kan efternavn være et godt valg. En rapport om produktsalg ville være nyttigt i produktnummer eller produktnavn rækkefølge. Du kan sortere efter mere end et felt, vælge op til fire felter, der skal sorteres efter og enten Stigende eller Nedadgående for sorteringsrækkefølgen på hvert felt.

   

6. Næste, hvis du har valgt felter fra mere end en tabel, bliver du bedt om at vælge, hvordan du vil se dem.

   Dette indikerer i det væsentlige, hvilken tabel der er den dominerende eller hovedtabellen til rapporten. I tilfælde af demoen her vælges Events, som er standard, fordi det er den tabel, hvorfra du valgte de første rapportfelter.

   

7. Et andet trin, der vises, hvis du har inkluderet felter fra mere end en tabel, vises nedenfor.

   I dette trin vælger du, hvordan du grupperer rapportens optegnelser.EventType er valgt her, så alle samlingsbegivenheder er sammen, derefter Uddannelse, og derefter Fundraising, i den rækkefølge. For at anvende grupperingen skal du klikke på feltnavnet i boksen til venstre og derefter klikke på højre pil. Dette placerer det markerede felt i blåt, over resten af ​​felterne, der er inkluderet i rapporten.

   

8. Vælg en layout og en orientering fra de to sæt radioknapper, og klik på Næste.

   Layout muligheder (Tabular eller Columnar) er enkle - du vil enten se din rapport som en liste (Tabular) eller i sektioner (Columnar), hvor hver post vises i en sektion alene. Retfærdigt ligner Tabular, men grupperer markerne i en slags stablet jumble.

   Orienteringsbeslutninger (Portræt eller Landskab) er generelt lettere, hvis du ser på rapporten i hovedet - er der flere felter end det, der passer over et ark med 8. 5-tommer bredt papir? Hvis det er tilfældet, skal du vælge Landskab for at give dig selv 11 tommer papir (eller 10 tommer, for at muliggøre den mindste mulige margen), over hvilken dine felter vises.

   

9. Klik på Næste.

   Et standardnavn for din rapport vises nu i dette næste trin i guiden.

   

10. Giv din rapport et navn.

    Skriv et navn i den lange boks øverst i dialogboksen. På dette tidspunkt skal du også beslutte, hvordan du skal færdiggøre tingene - med en forhåndsvisning af rapporten eller ved at springe lige ind i designvisning for at gøre flere ændringer i din rapportes udseende og indhold. For nu skal du vælge Forhåndsvisning af rapporten, som er standard.

    Når du klikker på Udfør, vises rapporten i et eksempelvindue, hvor du kan udskrive det eller gemme det til senere brug. (Tryk på Ctrl + S, eller klik på Gem knappen og giv rapporten en navne, når du bliver bedt om det, for at tage sig af sparekassen.)

    Når du har gemt det - eller hvis du ikke har brug for at gemme det eller Fortsæt med at se det - du kan lukke det ved at højreklikke på rapportens faneblad og vælge Luk fra pop op-menuen. Hvis du foretager yderligere ændringer og ikke har valgt at gemme, bliver du spurgt, om du vil lukke uden at gemme.

    Selvfølgelig vil du sandsynligvis gerne foretage ændringer i rapporten, f.eks. Ændring af kolonnebredder, hvor oplysningerne bliver afskåret, f.eks. Feltnavne (se FundsNeeded og FundsRaised labels) og deres data (se EventDate-etiketten og data), som vist nedenfor. Dette sker i enten Design eller Layoutvisning, og for at skifte til enten visning, højreklik på rapportens fane og vælg det billede, du vil arbejde i fra popup-vinduet.