Sådan bruges fanen Dokumenter i Salesforce - dummies

Før du tilføjer Salesforce Content, kan du gemme filer i Salesforce på fanen Dokumenter. Selvom det ikke er så robust som indhold, er fanen Dokumenter stadig tilgængelig og nyttigt på mange måder. Du kan f.eks. Være vært for billeder, der henvises til i e-mail-skabeloner, brugerdefinerede apps, felter og endda Force. com-websteder på fanen Dokumenter. Disse filer ændres typisk ikke ofte og behøver ikke at være samarbejdsvillige, så du kan fortsætte med at gemme dem ved at klikke på fanen Dokumenter.

Du kan også tænke på fanen Dokumenter som et sted, hvor systemadministratorer huser filer. Men hvis du har brug for evnen til at forhåndsvise filer, samarbejde om dem med Chatter eller gemme større filer, hører disse filer i Salesforce Content.

Oprettelse af mapper i dokumentbiblioteket

For at oprette en dokumentmappe skal du først have tilladelsen Administrer offentlige dokumenter. (Hvis du ikke er sikker på, at du har det, kan du hurtigt finde ud af, om du kommer forbi trin 1 i den følgende liste. Hvis du ikke kan komme forbi trin 1, skal du bede din administrator om hjælp.) For at fortsætte, gå til fanen Dokumenter og følg disse trin:

1. Klik på linket Opret nyt mappe under overskriften Dokumentmapper. En ny dokumentmappeside vises.
2. Indtast et navn til mappen i dokumentmappen.
3. Brug rullemenuen Offentlig mappeadgang til at vælge adgangsrettighederne.
4. Klik på radioknapperne for at vælge, hvem der skal have adgang til mappen.
5. Når du er færdig, skal du klikke på Gem. Mappenavnsdokumenter-siden vises, og du kan begynde at tilføje nye dokumenter til din nye mappe.

Tilføjelse af dokumenter

Før reps kan begynde at bruge dokumenter i Salesforce, skal du eller nogen i din virksomhed først tilføje dokumenterne til dokumentbiblioteket.

Ved upload af dokumenter er filstørrelsesgrænsen for en enkelt fil 5 MB. For nogle virksomheder kan dette være den gennemsnitlige størrelse af en PowerPoint-præsentation eller en PDF-fil med grafik, så planlægge i overensstemmelse hermed.

For at tilføje et dokument og uploade sin fil skal du logge ind på Salesforce og følge disse trin:

1. Klik på plustegnet øverst til højre for dine faner, og vælg derefter Dokumenter. Der vises en ny dokumentside for upload.
2. Indtast et navn på filen i feltet Dokumentnavn. Hvis du vil have dokumentnavnet til at være et nøjagtigt match for filnavnet, skal du lade dette felt stå tomt. Når du har valgt filen, fylder filnavnet automatisk det tomme dokumentnavn-felt.
3. Marker kun afkrydsningsfeltet Til intern brug, hvis du vil have dette dokument fortroligt.Hvis du markerer dette afkrydsningsfelt, ændrer du ikke adgangen til dokumentet, men du flagger dine slutbrugere for ikke at sende filen uden for virksomheden.
4. Marker afkrydsningsfeltet Kun eksternt tilgængeligt billede, hvis du uploader et billede, som du sender i HTML-e-mail-skabeloner til personer, der skal se det uden at skulle logge ind på Salesforce for at se det. For eksempel skal logoer eller brevhovedfoders have denne boks valgt.
5. Brug rullelisten Folder til at vælge en mappe. Hvis du endnu ikke har oprettet den relevante mappe, eller du ikke har læse-skriveadgang til den korrekte mappe, kan du først gemme filen i mappen Mine personlige dokumenter og genopfylde dokumentet senere.
6. Skriv en kort beskrivelse af dokumentet i feltet Beskrivelse.
7. Skriv søgeord, der hjælper dine slutbrugere med at finde dokumentet i feltet Søgeord. Salesforce leverer et Find Dokumentsøgningsværktøj på Dokuments hjemmeside, så du skal vælge søgeord, som du mener, at dine brugere vil indtaste. Hvis du for eksempel tilføjer et casestudie, kan du f.eks. Indtaste søgeord, der indeholder relevante produkter, kundenavne, udfordringer osv., Som salgsrepræsentanter kan bruge til krydshenvisning.
8. Under Select the File-steget er standardknappen Enter the Path valgt som standard, så du skal bare klikke på knappen Gennemse for at vælge den ønskede fil. Dialogboksen Vælg fil vælges.
9. Vælg en fil fra mapperne på din computer, og klik på Åbn. Dialogboksen lukkes, og dokumentbanen indtastes i feltet Fil til upload.
10. Når uploaden er gennemført, vises dokumentoptagelsessiden igen i gemt tilstand med oplysninger om dokumentet og et link for at få vist dokumentet.

Brug af dokumenter

Når du har oprettet dokumenter i Salesforce, kan du bruge dem på forskellige måder i løbet af din salg. Du kan søge efter dokumenter fra Dokuments hjemmeside eller gennemse dine dokumentmapper. Du kan udnytte et billede, der blev uploadet fra fanen Dokumenter, i e-mail-skabeloner. Hvis du er administrator, kan du også tilpasse logoet i øverste venstre hjørne af Salesforce med et uploadet billede, så længe det højst er 20KB og 300 pixel bredt med 55 pixel højt.