Sådan bruges Flash Fill in Excel 2016 - dummies

Excel 2016s handy Flash Fill-funktion giver dig mulighed for at deltage i dataene i en kolonne af et regnearktabell og indtast bare disse data i en ny tabelkolonne ved kun et par tastetryk.

Serien af ​​indgange vises i den nye kolonne, bogstaveligt talt i et flash (dvs. navnet Flash Fill ), det øjeblik, Excel opdager et mønster i din første dataindtastning, der gør det muligt at finde ud af de data, du vil kopiere. Skønheden er, at alt dette sker uden at du skal konstruere eller kopiere nogen form for formel.

< ! - 1 ->

Den bedste måde at forstå Flash Fill på er at se den i aktion. Figuren indeholder en ny datatabel bestående af fire kolonner. Den første kolonne indeholder allerede de fulde navne på klienter (første midt, og sidst). Den anden, tredje og fjerde kolonne skal kun have de første, mellem- og efternavne, der er indgået i dem (så tha t bestemte dele af kundens navne kan bruges i hilsen af ​​formularens e-mails og bogstaver som i "Hello Keith" eller "Kære Mr. Harper").

Ny datatabel med fulde navne, der skal opdeles i separate kolonner med Flash Fill.

I stedet for manuelt at indtaste de første, mellem- eller efternavne i de respektive kolonner (eller forsøger at kopiere hele klientnavnet fra kolonne A og derefter redigere de dele, der ikke er nødvendige i fornavnet, mellemnavnet og efternavnet kolonner), kan du bruge Flash Fill til hurtigt og effektivt at gøre jobbet. Og her er hvordan du gør det:

1. Skriv Keith i celle B2, og udfyld indgangen med pil ned eller Enter.

   Når du gennemfører denne post med piletasten eller Enter-tasten på tastaturet, flytter Excel markøren til celle B3, hvor du kun må skrive det første bogstav i næste navn til Flash Fill for at få billedet.

2. Indtast kun J, Jonas første bogstav, den anden klients fornavn i celle B3.

   Flash Fill straks en AutoFill-type manøvre ved at foreslå resten af ​​den anden klientens fornavn, Jonas, som teksten til at indtaste i denne celle. Samtidig foreslår Flash Fill at indtaste alle de resterende fornavne fra de fulde navne i kolonne A i kolonne B.

3. Udfyld Jonas indtastning i celle B3 ved at klikke på Enter-knappen eller trykke på en piletast.

   I det øjeblik du gennemfører dataindtastningen i celle B3, er kolonnen Fornavn kørt: Excel indtaster samtidig alle de andre fornavne i kolonne B!

For at udfylde dette eksempeltabellen ved at indtaste mellem- og efternavne i henholdsvis kolonne C og D gentager du blot disse trin i disse kolonner.Du indtaster det første mellemnavn, Austen, fra celle A2 i celle C2 og skriv derefter W i celle C3. Udfyld posten i celle C3 og de midterste navneopføringer i den kolonne er færdige. Ligeledes indtaster du det første efternavn, Harper, fra celle A2 i celle D2 og skriv derefter S i celle D3. Udfyld posten i celle D3, og efternavnet poster for kolonne D er færdige, færdiggør hele datatabellen.

Efter min optælling krævede jeg ved at udfylde dataindtastningen i denne klientnavn-tabel, at jeg lavede i alt 26 tastetryk, hvoraf 20 var til at skrive i første, mellem og efternavn på den første klient sammen med de oprindelige bogstaver af første, mellem og efternavn på den anden klient og de andre seks for at fuldføre disse indgange. Hvis kolonne A i denne klientnavnstabel indeholder de fulde navne på hundredvis eller endda tusindvis af klienter, er disse 26 tastetryk ubetydelige i forhold til det antal, der skulle kræves for manuelt at indtaste deres første, mellem og efternavn i deres separate fornavn, Mellemnavn og Efternavn-kolonner eller endda at redigere kopier af de fulde navne i hver af dem.

Husk, at Flash Fill virker perfekt ved udtrækning af dele af længere dataindtastninger i en kolonne, forudsat at alle poster følger samme mønster og bruger samme type separatorer (mellemrum, komma, bindestreg og lignende). For eksempel i figuren er der en anomali i de fulde navn poster i celle A9, hvor kun den mellemste indledende med en periode indtastes i stedet for den fulde midten. I dette tilfælde indtaster Flash Fill simpelthen M i celle C9, og du skal manuelt redigere dens indtastning for at tilføje den nødvendige periode. Husk også, at Flash Fills brugbarhed ikke er begrænset til alle tekstindtastninger som i mit eksempel Client Name-tabel. Det kan også udtrække dele af poster, der blander tekst og tal, såsom ID-numre (AJ-1234, RW-8007 osv.).