Hvordan man bruger tabelanalysator i Access 2016 - dummies

Lyder det ikke godt? Access Table Analyzer lover at tage et rodet fladtabell (som et importeret regneark) - med alle de gentagne data - og konvertere det til et effektivt sæt relationstabeller. Men som sagt siger løfter er løfter brudt. Medmindre din flade fil følger nogle strenge regler, vil Table Analyzer ikke helt få det rigtigt.

A flat-file -databasen er en, hvor alle dataene er i en fil. Adgang er en relationsdatabase, der gør det muligt at gemme data i flere tabeller for mere effektivitet.

Nogle gange får du et perfekt sæt relationstabeller, og nogle gange foreslår Table Analyzer ikke et nyt bord, når det skal eller foreslår et nyt bord, når det ikke skal. Prøv det og se hvad der sker. Bedste tilfælde, det virker rigtigt, og du har lige sparet dig selv en båddel af tid. Værste tilfælde, det virker ikke rigtigt, og du spildte et par minutter af din tid. Det meste af tiden får du noget af værdi, som måske skal tilpasses. I det mindste reddede du en del fartøjstid!

Analyseren fungerer bedst med et fladtabellen, der indeholder masser af dobbeltoplysninger. For eksempel forestil dig et fladtabellen til en boghandel. Hver post i tabellen indeholder kunde- og bogdata. Hvis den samme kunde køber seks bøger, indeholder tabellen seks separate optegnelser med kundens navn, adresse og andre oplysninger dupliceret i hver enkelt. Multiplicér det med 1, 000 kunder, og du har netop den slags flat-file rod, som Analyzer elsker at løse.

Med den overvejede tankegang, er det her, hvordan du anvender guiden Table Analyzer:

1. Åbn din database og vælg den tabel, du gerne vil evaluere i navigationsruden.

2. Klik på fanen Databaseværktøjer.

   Analysegruppen af ​​knapper vises på båndet.

   

   Analysegruppen på båndet.

3. Klik på knappen Analysér tabel fra Analysegruppen.

   Dialogboksen Tabel Analyzer Wizard vises.

   

   Her kommer tabelanalysatoren.

4. Læs de to første skærme, hvis du vil (de er strengt uddannelsesmæssige); klik på Næste efter hver enkelt.

   Skærmbilledet En anden tabelanalysator vises.

   

   Vælg en tabel, der skal analyseres.

5. Navnet på den tabel, du valgte i navigationsruden, skal vælges i tabellen. Hvis det ikke er tilfældet, skal du klikke på navnet på den tabel, du vil konvertere.

6. Klik på Næste.

   I dialogboksen, der vises, spørger guiden, om du bare vil lade guiden gøre sine ting (guiden bestemmer, hvordan fladtabellen skal arrangeres i flere tabeller) eller hvis du vil bestemme hvilke felter gå til hvilke borde.

7. Klik på Ja-indstillingen (hvis den ikke allerede er valgt) for at give guiden fuld magt til at bestemme skæbnen på dit bord, og klik derefter på Næste.

   Hvis guiden anbefaler, at du ikke deler dit bord, skal du klikke på knappen Annuller og klap dig selv på bagsiden for et godt udført arbejde. Denne meddelelse betyder, at guiden mener, at dit bord er fint, ligesom det er.

   Hvis guiden deler din tabel, analyserer den din tabel og viser dig dens resultater.

   

   Tabelanalysatoren træffer sin beslutning.

8. Sørg for, at oplysningerne fra din flatfil-tabel er korrekt grupperet i nye tabeller:

   • Hvis oplysningerne er korrekt grupperet, navngiv tabellerne ved at dobbeltklikke på hver tables titelfelt og indtaste et nyt navn den resulterende dialogboks.

   • Hvis informationen ikke er korrekt grupperet, skal du bruge musen til at trække og slippe felter fra bord til tabel - og dobbeltklik derefter på hver tables titellinje for at omdøbe tabellerne.

   • Hvis du vil oprette en ny tabel, trækker du et felt ind i ethvert åbent mellemrum mellem eller omkring de eksisterende tabeller. Guiden opretter et nyt bordvindue, der indeholder feltet. Dobbeltklik på den nye tabelens titellinje for at omdøbe tabellen.

9. Når du er færdig med at arrangere og navngive dine tabeller, skal du klikke på Næste.

   Guiden vælger automatisk et nøglefelt for hver tabel, som den mener, har brug for et nøglefelt. Hvis guiden vælger et felt forkert som et nøglefelt, kan du rette fejlen.

10. Hvis guiden ikke angiver et nøglefelt korrekt, kan du

    • Udpege et eksisterende felt som et nøglefelt ved at markere feltet og klikke på knappen Set Unique Identifier (ligner en nøgle).

    • Skift en nøglefeltbetegnelse ved at vælge det rigtige nøglefelt og derefter klikke på knappen Set Unique Identifier (ligner en nøgle).

    • Tilføj et nøglefelt ved at klikke på knappen Tilføj genereret nøgle (indeholder et plustegn og en nøgle).

11. Klik på Næste for det sidste trin i processen.

    Guiden tilbyder at oprette en forespørgsel, der ser ud og virker som din originale tabel. Hvis du har rapporter og formularer, der arbejder med den flade fil, arbejder de med den nye forespørgsel.

    På dette tidspunkt i processen vises muligvis ikke guiden sidste skærm som beskrevet i trin 12; guiden kan fortælle dig, at nogle af dine data måske er forkerte, og at du skal rette op. Hvis du f.eks. Har et landfelt i din tabel, og der er to poster som USA og UAS, vil guiden bede dig om - eller foreslå - en korrektion for fejlen. Du bør helt sikkert rette op på denne type fejl.

    Trolden er desværre ikke særlig god til at identificere sådanne fejl. (Det kan tyde på, at du for eksempel ændrer Belgien til Brasilien.) Få et hurtigt kig på dataene for faktiske fejl og fortsæt - fordi de foreslåede "rettelser" ofte er forkerte!

12. Vælg Ja for at få guiden til at oprette forespørgslen eller Nej for at springe forespørgselsoprettelse.

    Ved at vælge Ja oprettes en forespørgsel, der løber mod de nye tabeller. Forespørgslen ser ud og virker som den oprindelige tabel.Den oprindelige tabel omdøbes med en _OLD slået i slutningen, og eventuelle rapporter og formularer bruger forespørgslen (snarere end den oprindelige tabel) automatisk. At vælge Nej genererer de nye tabeller, men efterlader den oprindelige tabel med sit oprindelige navn.

13. Klik på Afslut for at afslutte guiden.

    Guiden fuldender processen med at opdele fladtabellen i et sæt relationstabeller.

Tabellen Analyzer er usandsynligt at opdele en fladfildatabase korrekt i en korrekt designet relationsdatabase - især hvis den flade fil er kompliceret. Du er meget bedre at bringe databasen til et kvalificeret menneske og lade hende ordentligt omkonstruere det som en relationsdatabase - eller finde ud af, hvordan du gør det selv!