Importerer data til MYOB-dummies

Vidste du, at du kan importere data til MYOB fra andre applikationer? For eksempel har du måske en liste over kundenavne og adresser et andet sted på din computer (måske i en Word-fil, en databasefil eller i Excel), og du vil importere disse oplysninger til MYOB. Sådan importerer du kunde- eller leverandøroplysninger i et blik i øjet.

Organisering af dine data

Det første trin, når du importerer data, er at manipulere din kunde eller leverandørliste i et format, som MYOB kan forstå.

1. Hvis dine kunde- eller leverandøroplysninger for øjeblikket er i en tekstbehandler eller database, skal du forsøge at få disse oplysninger til et regneark, før du forsøger at importere oplysningerne til MYOB.

   Hvis dine data f.eks. Er gemt i en database som Microsoft Access, kan du normalt gemme disse data i et format, som kan åbnes i Excel.

2. Brug regnearksoftware som f.eks. Excel, og sørg for, at oplysningerne er nøjagtige i kolonner.

   Ryd dine data, så alle navne er listet efter hinanden, er alle adresser opført efter hinanden og så videre. Med adresser adskilles gaden, byen, staten og postnummeret i fire separate kolonner.

3. Indsæt en række øverst på din liste (hvis du ikke allerede har gjort det), der markerer kolonnerne.

   For eksempel Navn, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt og så videre. Denne række kaldes din overskriftsrække.

4. Gem dette regneark som en tabsafgrænset fil.

   Eksempelvis i Excel, gå til menuen Filer, klik på Gem som, og vælg derefter Tab-Delimited som filtype. Det tab-delimiterede filformat gør det nemt for MYOB software at læse.

Importer dine data

Nu hvor du har dine data organiseret, er du klar til at importere disse oplysninger til MYOB. Hold fast, her går:

1. Vælg import / eksportassistent fra menuen Filer i MYOB.

2. Vælg Importer data, og klik på Næste.

3. Vælg Kort som datatype, og enten Kundekort eller Leverandørskort som korttype.

4. Klik på Gennemse, naviger til den mappe, hvor du har gemt dine data, og vælg den fil, du vil importere. Klik på Næste.

5. Fiddle med indstillingerne og klik på Næste.

   Ting bliver ret tekniske på dette tidspunkt. Men aldrig frygter! Fortæl MYOB, at dine data er adskilt af faner, at den første linje indeholder overskrifter, at hvis data allerede eksisterer, vil du opdatere det og til at matche kort ved hjælp af efternavnet. (Skærmbilledet nedenfor viser, hvordan disse indstillinger ser ud.)

   

6. Klik på Auto Match for at få MYOB til automatisk at matche felter og derefter klikke på Næste.

   Alternativt kan du matche felter manuelt ved først at markere importfeltet til venstre og derefter klikke på det tilsvarende importfelt til højre.Gør dette en efter en til hvert felt til venstre matchet med et felt til højre.

7. Når du bliver bedt om det, skal du sikkerhedskopiere din fil.

   Hvorfor genere sikkerhedskopiering? Hvis du virkelig ødelægger din import (som undertiden sker første gang), kan du gendanne din backup og starte igen.

8. Klik på Importer, og undres, når sjovet begynder.

   Nogle gange tager importen smerteligt lang tid, nogle gange kun få sekunder. Imidlertid er importen færdig, når en dejlig besked dukker op for at informere dig om din succes (eller fejl). Hvis din import mislykkedes, skal du læse meddelelsen omhyggeligt!

Fejlfinding, hvis tingene går galt

Importering af kortoplysninger i din MYOB-firmafil skal være let, men mange gremlins kan smide en fejlmeddelelse på din måde. Hvis du får en besked, efter at du har importeret data, der siger, at importen havde fejl eller advarsler, skal du følge prompten for at få vist fejlloggen.

• Hvis importen hoppede over en post, betyder det at noget var så slemt, at MYOB ignorerede denne kunde eller leverandør helt.

• Hvis du får en advarsel, betyder det, at der er opstået et mindre problem, og MYOB har afvist en del af en kunde eller leverandørens detaljer (for eksempel har MYOB tilføjet kundenavnet, men ikke adressen eller telefonnummeret).

Fejlloggen viser en liste over hver post, der har et problem, med en fejlkode, der vises i begyndelsen af ​​hver enkelt. I begyndelsen ser disse fejlkoder ud som uforståelig jargon (Fejl -7 betyder for eksempel ikke meget for de uindviede). Øverst i denne rapport indeholder en liste over, hvad hver fejlmeddelelse betyder.

Når du har identificeret, hvilke poster der ikke blev importeret korrekt, og hvorfor kan du lave en af ​​to træk. Hvis kun få kort påvirkes, skal du åbne din virksomhedsfil og fiksere disse kort ét ad gangen. På den anden side, hvis det meste af importen ikke fungerede, er det bedst at genoprette din backup, rette op på importfilen og prøv igen.