Holde styr på kundesupport i QuickBooks 2003 - dummies

Hvis dine kunder ikke altid betaler dig upfront for deres køb, skal du registrere en anden form for betaling - dem, som kunderne betaler for at betale eller betale ned hvad du har faktureret dem. For at optage betalingerne skal du selvfølgelig først registrere fakturaer for kunden. Hvis du udsteder kreditnotaer, som kunderne kan bruge til at reducere de beløb, de skylder, skal du også først optage kreditnotaer for kunden. Resten er let.

For at få adgang til et væld af kundeoplysninger på en side, vælg Kunder -> Kundecenter. Kundesenteret fremkommer med opgørelse af udestående saldi, ubillet tid og omkostninger og kunder efter rentabilitet.

For at vise vinduet Modtagelsesbetalinger, skal du blot vælge Kunder -> Modtag betalinger. Eller vælg Kunder fra listen Navigatorer, og klik derefter på ikonet Modtag betaling. Beskriv derefter kundens betaling og de fakturaer, der er betalt. For de gory detaljer, læs de følgende trin:

1. Vælg kunder -> Modtag betalinger.

Vinduet modtagelsesbetalinger vises.

2. Identificer kunden og om nødvendigt jobbet.

Aktivér kunden: Job-rullemenuen og vælg kunden eller jobbet ved at klikke på det. QuickBooks opregner de åbne eller ubetalte fakturaer for kunden i den store udestående faktura / opgørelsesgebyrer listeboks nederst i vinduet.

3. Angiv betalingsdatoen.

Tryk på Tab for at flytte markøren til Dato-tekstboksen og indtaste den korrekte dato i MM / DD / YY-format.

4. Indtast beløbets størrelse.

Flyt markøren til linjen Tal og skriv kundens betalingsbeløb.

5. (Valgfrit) Angiv betalingsmetoden.

Aktiver Pmt. Metode rullemenuen og vælg betalingsmåde.

6. (Valgfrit) Giv kontrolnummeret.

Flyt markøren til ref. / Tjek nr. Linje. Derefter indtaster du tjeknummeret fra kundens check. Har du brug for at gennemføre dette trin? Naw. Men denne information kan være nyttig, hvis du eller kunden senere har spørgsmål om, hvilke checks der betales for hvilke fakturaer.

7. (Valgfrit) Tilføj en notatbeskrivelse.

Brug memo beskrivelsen til at gemme en smule information, der kan hjælpe dig på en eller anden måde. Bemærk, at dette felt udskrives på kundeerklæringen.

8. Bestem, hvordan du vil håndtere betalingen.

Valgknapperne i nederste venstre hjørne af vinduet skal se lidt bekendt ud, fordi de også vises i vinduet Indtast salgskvitteringer. Disse muligheder giver dig mulighed for at angive, om du skal gruppere betalingen med andre ubeslaglagte penge eller deponere den direkte på en konto.

9. Hvis kunden har enestående kreditter, skal du beslutte, om du skal anvende dem i denne betaling.

QuickBooks udgør beløbene for en af ​​kundens eksisterende kreditter. De kunne være alt fra en overbetaling på en tidligere faktura til en tilbagebetalingskredit eller noget andet.

Hvis du vil anvende et kreditnota til en bestemt åben faktura, skal du vælge fakturaen og derefter klikke på knappen Set Credits. Når QuickBooks viser fanen Credits i dialogboksen Rabat og krediteringer, skal du klikke på det kreditnotat, du vil anvende.

10. Identificer hvilke åbne fakturaer kunden betaler.

Så længe du har valgt præference for automatisk betaling, bruger QuickBooks automatisk betalingen til de åbne fakturaer, begyndende med den ældste åbne faktura. Du kan ændre dette program ved at indtaste beløb i kolonnen Betaling. Du skal blot klikke på den åbne faktura betalingsbeløb og indtaste det korrekte beløb.

Du kan overlade en del af betalingen uappliceret, hvis du vil. Du kan også oprette et kreditnota for den ikke-anvendte del af en kundebetaling ved at klikke på knappen Udskriv kreditnota.

Hvis du vil anvende kundens betaling til de ældste åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Anvend automatisk. Hvis du vil afvise betalinger, som du allerede har anvendt til at åbne fakturaer, skal du klikke på knappen Ryd valg. Ryd valg og Auto Apply er den samme knap. QuickBooks ændrer navnet på knappen, afhængigt af om du allerede har anvendt betalinger.

11. Juster de tidlige betalingsrabatter, hvis det er nødvendigt.

Hvis du tilbyder betalingsbetingelser, der inkluderer en tidlig betalingsrabat, reducerer QuickBooks det oprindelige fakturabeløb (vist i kolonnen Orig. Amt.) Ved den tidlige betalingsrabat du angiver for at beregne det justerede beløb, der skal betales (vist i Amt. Due kolonne).

For at angive rabatten skal du vælge den åbne faktura, der har den tidlige betalingsrabat, du vil ændre. Klik derefter på knappen Discount Info. Med ringe eller ingen tøven vises rabatfanen i dialogboksen Rabat og krediteringer. Indtast rabatbeløbet for rabatten i tekstboksen Mængde rabat. Angiv derefter den udgiftskonto, du vil bruge til at spore tidlige betalingsrabatter ved at aktivere rullegardinlisten Rabatkonto og vælge et af kontiene. (Renteudgifter er sandsynligvis en god konto til brug, medmindre du vil oprette en særlig tidlig udgiftsregningskonto kaldet noget som rabatudgifter eller rabatter givet. Når alt kommer til alt, er tidlige udbetalingsrabatter rentabel.)

Når du er færdig, klik på OK for at vende tilbage til vinduet Modtagne betalinger.

12. Optag kundens betalingsoplysninger.

Når du har identificeret, hvilke fakturaer kunden betaler - skal det ikke-anvendte beløb sandsynligvis vise som nul - du er klar til at registrere kundens betalingsoplysninger. Du kan gøre det ved at klikke på Gem & Ny eller Gem og Luk. QuickBooks gemmer kundens betaling, der vises på skærmen. Hvis du klikker på Save & New, QuickBooks, vises et tomt modtagelsesfelt, så du kan indtaste en anden betaling.

Du kan vende tilbage til kundebetalinger, du optog tidligere, ved at klikke på knappen Forrige.