Styring af kalenderen i Microsoft CRM-dummies

Ingredienserne, der er afgørende for kalenderstyring, omfatter visning af eksisterende aktiviteter, indtastning af nye aktiviteter, uundgåelig omlægning af aktiviteter og (forhåbentlig) til sidst færdiggør nogle aktiviteter.

Visning af din kalender

Du kan se din kalender fra din startside og fra din arbejdsplads. Fra startsiden er dit syn begrænset til tidligere forfaldne aktiviteter, aktiviteter i dag og aktiviteter i morgen. Arbejdspladskalenderen har et større udvalg af visninger og er lidt mere fleksibelt.

Visning af startsiden-kalenderen

Kalenderen Hjemmeside, som vist i Figur 1, viser i går, i dag og i morgen. Du kan justere måldatoen ved at klikke på kalenderikonet øverst i vinduet og vælge en ny dato fra den kalender, der vises. Hvis du vælger en anden dato, viser displayet kun Aktiviteter for den pågældende dag - ingen forsinkede eller fremtidige aktiviteter.

Figur 1: Hjemmesiden kalender.

Du kan sortere alle de viste aktiviteter i en af ​​de fire kolonner i displayet. Når du klikker på kolonneoverskriften, sorteres alle dine aktiviteter igen. Hvis du klikker på kolonneoverskriften, virker det som en skiftekontakt til din sortering, der går frem og tilbage fra stigende til faldende rækkefølge. Aktiviteterne sorteres inden for hver dags display.

Arbejdspladskalenderen

Selvom kalenderen Startside sandsynligvis er den første, du ser på hver gang du starter Microsoft CRM, har Arbejdspladskalenderen flere visningsindstillinger og er lidt mere grafisk. Du kommer til Arbejdspladsskalenderen ved at vælge Arbejdsplads-området (en mulighed nederst på stort set hver skærm) og derefter kalendervalg fra panelet til siden af ​​hoveddisplayet. Når du har foretaget disse valg, ankommer du på displayet vist i figur 2.

Figur 2: Arbejdspladsens kalender.

Arbejdspladsens kalender viser kun dine aftaler. Telefonopkald og opgaver vises for eksempel i aktivitetslistens visningsnet. Du kommer derhen ved at vælge Aktiviteter fra sidelinjen på arbejdspladsen.

Du kan ændre datoen eller datoperioden på Arbejdspladsens kalendervisning ved at vælge datoer fra kalenderen øverst til højre. Du kan også vælge mellem tre visningstilstande (måned, uge ​​og dag) fra listen på højre side af displayet.

Aktivitetslistevisningen

Hvis du virkelig vil vide, hvad der er på din dagsorden, er aktivitetslistevisningsrammen det rette sted. Du kommer derhen ved at vælge Aktiviteter fra panelet Arbejdsplads til siden af ​​hoveddisplayet.Dette er stedet, hvor din dag skal begynde, og dette er det vindue, hvor du skal leve meget af dit professionelle liv.

Feltet Søg aktiviteter giver dig mulighed for at finde planlagte aktiviteter baseret på aktivitetsemnet. Selvom du kan bruge den alfabetiske noteringslinje nederst i vinduet for at finde aktivitetsfag, der begynder med et bestemt bogstav, er feltet Find aktivitet mere fleksibelt, fordi du kan indtaste efterfølgende tegn, f.eks. flor , til Find aktivitetsfag der starter med Florida. Du kan også bruge det vilde kort til at matche enhver sekvens af tegn.

Du kan vælge fra en af ​​flere visninger. Dit valg af visning fungerer sammen med din Find aktivitet-valg. Disse synspunkter er:

• Mine aktiviteter: Dette er kun de aktiviteter, der er på din tidsplan. De omfatter forfaldne, aktuelle og fremtidige aktiviteter.
• Åben Aktiviteter: Disse er alle åbne Aktiviteter, uanset om de tilhører en anden eller bare for dig. Standardvisningen viser desværre ikke til hvem de tilhører.
• Afsluttede aktiviteter: Dette er alle de udførte aktiviteter, som systemet indeholder.
• Alle aktiviteter: Denne omfattende liste vises åben og afsluttet Aktiviteter, uanset hvem de er.

Oprettelse af aftaler til dig selv

Du kan oprette en Aftale til dig selv direkte fra Hjemmesiden, som Microsoft online-hjælp foreslår. Denne metode er hurtig, men …

Du har muligvis problemer, når du flipper for at aftale en aftale uden først at tjekke din kalender. Du er altid bedre til at tjekke din kalender, før du planlægger aftaler. Derfor skal du bruge en anden metode til at planlægge dine aftaler, når du arbejder online i Microsoft CRM.

1. Fra Arbejdspladsen skal du vælge Kalender-indstillingen fra panelet til venstre på displayet.

Din daglige, ugentlige eller månedlige kalender vises. Gennemgå din tidsplan her, før du forpligter dig til en anden aftale eller aktivitet.

Kalenderen viser kun aftaler, ikke opgaver eller telefonopkald. Hvis du vil undgå at planlægge to konferenceopkald på samme tid, skal du overveje at referere til aktivitetslistevisningen i stedet for kalendervisningen.

2. Vælg Opret en ny: Aftale fra nederste højre side af vinduet.

Detaljeret formular, kaldet fanen Aftale, for indtastning af en ny Aftale vises (som vist i Figur 3).

Figur 3: Indtastning af en ny aftale fra bunden.

Flere datastykker på fanen Aftale fortjener præcisering eller yderligere uddybning:

• Arrangør: Dette er den person, der koordinerer aktiviteten. Det er ikke nødvendigt, at arrangøren selv er en af ​​deltagerne. Dette er den person, du bebrejder, når mødet er rodet op.

• Deltagere: Deltagere kan være konti, kontakter, ledere eller brugere. En konto er et selskab, så det er uklart, hvad det betyder at have et firma frem for en person på et møde. Hvis en bly er et firma, kommer det samme problem op.Den mere almindelige brug af deltagerfeltet er at inkludere kontakter (som er mennesker) og brugere (som er medarbejderne hos din virksomhed). Det er almindeligt at blande og matche dine deltagertyper. Du skal sandsynligvis altid have mindst en kontakt og en bruger.
• Emne: Den tekst, du indtaster i feltet Emne, slutter på kalendervisningen på samme linje som tidsrummet for aktiviteten. I den ugentlige visning af kalenderen sættes teksten sammen, så du kan se hele teksten. I den daglige visning kan teksten, hvis den er for lang, blive afskåret.
• Starttid og sluttid : Hvis du ikke indtaster en start- og sluttid, især for Aftaler, vises de ikke i din kalender.
• Hændelse: Som standard er en begivenhed en aktivitet i dag. Når du vælger en All Day Event, har du ikke længere mulighed for at vælge bestemte tider. Du kan dog angive datoerne; og hvis slutdatoen er forskellig fra startdatoen, har du oprettet en aktivitet, der spænder over flere dage. Ferie er et godt eksempel på en passende brug af begivenheder.
• Noter: Dette er et umærkede tekstformat i fri form, der i sidste ende vises på linjerne lige under tidsrummet og emnet på kalenderen.
• Angående: Dette felt giver dig mulighed for at vedhæfte en aktivitet til en eller flere poster. Disse poster kan f.eks. Være kontakter eller konti eller ledere. Ved at forbinde aktiviteten med mere end et record, kan du så se aktiviteten fra nogen af ​​disse poster.