Indholdsfortegnelse:
Video: Statistical Programming with R by Connor Harris 2024
For at oprette et nyt møde skal du først åbne din kalender og derefter klikke på Planlæg en møde-knap på Handlingslinjen. Der vises en blank mødeformular. I figur 1 kan du se en prøve Mødeformular.
Figur 1: Oprettelse af et nyt møde.
De fleste felter på en mødeformular er de samme som dem, der findes på en afstemningsformular. Du skal udfylde det grundlæggende, f.eks. Et emne, hvornår, varighed og placering. Derefter fortsætter du med at overveje hvem du skal invitere.
Inviter de inviterede
I det enkleste tilfælde skal du blot indtaste navnene på de mennesker, du vil komme til dit møde. Udfyld blot felterne i Inviteres-sektionen (nederst til venstre) samt dato, klokkeslæt og placeringsafsnit i det nye mødeformular. Som du kan se i figur 1, kan du invitere tre typer personer: Obligatorisk, Valgfri og FYI.
- Påkrævet: Enhver, hvis navn du angiver i dette felt, betragtes af Notes som en obligatorisk deltager i dit møde. Dette er især vigtigt, når du spørger Notes for at finde de bedste tider for et møde ved hjælp af Planlæggeren.
- Valgfrit: For så vidt angår Notes er disse folk virkelig ligesom krævede mennesker. Noter konsulterer deres tidsplaner, hvis du spørger Notes for at finde de bedste tider for dit møde. Hvis en person er opført som en valgfri invitation i en mødeindbydelse, er hans deltagelse ikke nødvendigvis obligatorisk.
- FYI: Brug dette felt, hvis du vil sende et møde meddelelse - forskelligt end en invitation - til nogen. Antag at du skal planlægge et møde med dine teammedlemmer. Du kunne indtaste hvert teammedlems navn i feltet Required, men sæt din chefs navn i feltet FYI. På den måde modtager dine kolleger hver en invitation til mødet, men din leder modtager bare en mødemeddelelse i stedet. På den måde ved din chef at du har mødet, og at du sendte invitationerne, men også at hun ikke forventes at deltage.
Menneskerne i de obligatoriske og valgfrie felter vil ikke se navnene på nogen, som du har angivet i FYI-feltet på en mødeindbydelse.
Klik på knapperne, der ligner en lille telefonbog til højre for feltet Required, Optional og FYI for at vælge navn fra den offentlige telefonbog.
Den nemmeste måde at oprette en ny mødeindbydelse på er:
1. Indtast et emne i feltet Emne.
2. Vælg en start- og slutdato og -tid for mødet i feltet Når.
3. Indstil placeringen i feltet Hvor.
4. Indtast navnene på de personer, du vil invitere, i feltet Inviteres.
5. Klik på knappen Gem og send invitationer på handlingslinjen.
Alle dine inviterede modtager en besked i deres indbakke, og beder dem om at komme til dit møde.
Det eneste problem med denne tilgang - selv om det helt sikkert er direkte - er, at det typisk starter en volley af e-mail-meddelelser frem og tilbage mellem dig og dine gæster. Du ved, "Jeg kan ikke klare det kl. 9:30, men hvad med 10, i stedet? " bred vifte. Afhængigt af antallet af personer, som du inviterer til et bestemt møde, kan du faktisk bruge lidt tid efter at have sendt invitationen, og forsøger at koordinere dem, da de alle kommer tilbage til dig med disse "Ja, jeg kan" eller "Nej, Jeg kan ikke "svar.
Du kan nemt skjule dette dilemma. I stedet for at bruge den enkle proces, der er angivet ovenfor, skal du bede Notes Scheduler om at først gennemgå hver inviterendes kalender for at finde en fælles tid, når alle er tilgængelige. Bevæbnet med disse oplysninger, kan du indstille en mødetid praktisk til (forhåbentlig) alle. Din invitation kommer i dine gæster Indbakker allerede forudindlæst med en dato og klokkeslæt, som du ved (heh, heh), når de er gratis. Enhver af dine gæster kan stadig falde, selvfølgelig, men du reducerer chancen for, at det sker temmelig dramatisk, fordi du undgår de fleste tidsplanskonflikter foran.
Brug af planlæggeren
For at have Notes foreslår en optimal tid for et møde baseret på, hvornår dine obligatoriske og valgfrie møde deltagere er tilgængelige, skal du holde af med knappen Gem og Send invitationer lige endnu. Udfyl venligst din mødeformular som sædvanlig, og klik derefter på knappen Klik for at se Inviteret, Værelse og Resource Availability, som du kan finde i afsnittet Planlægning (bund) på mødeformularen. (Se Figur 1.)
Figur 2 viser en prøve Mødeinvitation med planlæggeren åbnet.
Figur 2: Brug Scheduler til at finde ud af, hvornår dine gæster er tilgængelige for at møde.
Når du bruger Scheduler til at få Notes til at finde mødeider for dig, har du to måder at se: efter de bedste tidspunkter eller efter skemaoplysninger. Vælg først knappen Opsummering (under Vis overskrift, venstre side) for at sikre denne visning. Denne visning er nok det nemmeste at bruge, fordi du hurtigt kan se et blow-by-blow sæt tidsforslag, hvor alle de personer, du inviterer ind, er tilgængelige.
Hvis du vil bruge en af de gange, Notes foreslår, skal du bare vælge en tid, der er bekvemt for alle fra rullemenuen Foreslåede tider for valgt dag, og klik derefter på knappen Brug valgt tid under den. Noter vil derefter justere tiderne for din mødeindbydelse. Du kan se felterne i Whensection øverst på mødet, skift formularen, når du klikker på en post i denne liste.
Du kan også klikke på en af datoerne i den lille månedskalender (nederst til højre på formularen) for at se en anden dag og se, hvornår dine venner er tilgængelige på den pågældende dag.
Tjek den lille pil ved siden af de foreslåede tider for den valgte dagslisteoversigt. Klik på denne pil for at vise flere valgmuligheder for tidsplan.Fra den rulleliste, der vises, kan du vælge at søge efter kompatibel fritid i en bestemt dag, uge eller måned. Dette er især nyttigt, hvis de personer, du inviterer, ikke har nogen tilgængelighed på den oprindelige dato, du valgte.
Hvis du har problemer med at finde en tid, der virker for alle dine inviterede, skal du klikke på knappen Check if All Required Can Dend option og derefter bruge den efterfølgende rullemenu til at vælge en tid for en mindre gruppe af mennesker. Dette er nyttigt, når du forsøger at planlægge et møde med et større antal - mere end 20 personer.
En anden mere visuel måde at finde tidspunkter på, når dine inviterede er tilgængelige, er at se dem efter skema detaljer. Vælg Detaljer-knappen (under Vis overskrift) for at se et bord, der viser de tidspunkter, hvor hver af dine gæster er tilgængelige. Du kan se en sådan visning i figur 3. En fordel ved denne planlægningstabel er, at du per person kan se fritidstilgængeligheden i løbet af to uger.
Figur 3: Se individuelle tidsplanoplysninger for at finde fritid.
Træk den store, gennemsigtige lodrette bjælke, indtil du finder en tid, hvor alle er tilgængelige. (Den bliver grøn, når det sker.) De hvide blokke i tabellen repræsenterer de tidspunkter, der er åbne og tilgængelige, og de farvede blokke repræsenterer de gange, hvor den givne deltager ellers er optaget. Hvis alle inviterede ikke er tilgængelige, bliver den lodrette bjælke rød for at fortælle dig, at hele din posse ikke kan være til stede. (En nøgle nederst på skærmen minder dig om, hvilken status hver farve indikerer.)
Uanset hvilken metode du vælger at finde en tid, hvor du alle kan møde, skal du klikke på knappen Gem og send invitationer på handlingen bar når du er færdig.
