Sporer dine meddelelser med Lotus Notes 6 - dummies

Inden afsendelse af en e-mail-meddelelse i Lotus Notes 6, kan du definere Leveringsindstillinger, Sikkerhedsindstillinger og Humørstempler. Brug disse Notes-signaler til at lade din modtager vide, hvor meget din besked er, eller hvad dit humør er; eller for at anmode om leveringsbekræftelse, angiv leveringstid og meget mere.

Når du er færdig med at komponere din meddelelses krop, skal du klikke på knappen Leveringsindstillinger opad i Handlingslinjen, som uundgåeligt fører til dialogboksen Leveringsindstillinger som vist i Figur 1. I denne dialogboks har du flere valg for levering og sikkerhed og sjov.

(Du kan bemærke i dine rejser og i dialogboksen, at der er en fanebladet Avanceret - den gode nyhed er, at du sandsynligvis ikke behøver at røre med det.)

Figur 1: Indstil leverings muligheder her.

Indstilling af en meddelelse Betydningsniveau

I afsnittet Leveringsvalg kan du markere dit meddelelses vigtighedsniveau: Lav, Normal eller Høj. Du kan indstille Notes til at markere meddelelser, som du markerer som høj betydning; Disse meddelelser vises med et rødt konvolutikon i modtagerens Indbakke. Brug denne funktion til at advare din modtager til en særlig vigtig, presserende eller ellers tidskritisk besked.

Tilføjelse af et stemplet til en besked

Brug af stemmepostlisten er en måde at komme i kontakt med dit (elektroniske) indre barn. Et Humørstempel er kun et billede, der vises øverst i meddelelsens krop, så din læser ved, hvordan du følte, da du sendte beskeden. Humørstemplede meddelelser markeres også som sådan i modtagerens Indbakke.

Du har flere stempler til at vælge imellem, herunder Private, Flame og Joke. For sjov, prøv hver for at se, hvordan de ser ud. Joke-valget er nyttigt, hvis du vil sende en besked, der bare er lidt sarkastisk, og du skal sørge for, at din læser indser, at ja, du var bare sjov!

For at vælge et frimærke, klik på pil ned ved siden af ​​stemplet Stempelstreg. Rul gennem listen for at gøre dit valg. For at forhåndsvise et humørstempel skal du klikke på navnet på rullemenuen, og dets ikon vises under den pågældende liste. Klik på knappen OK, og stemplet vises i din nye besked. Hvis du ikke vil have et humørstempel i din udgående besked, skal du bare forlade det normale Normal-sæt.

Anmodning om en leveringsrapport

Vælg valg fra valgrapporten for leveringsrapport for at angive hvornår og om, hvorvidt du vil blive underrettet om leveringsstatus for dine meddelelser. Dine fire valg vedrørende en leveringsrapport er kun ved fejl, bekræft levering, spor hele vejen og ingen.

• Kun ved fejl: Ingen nyheder er gode nyheder. Med andre ord informerer Notes kun dig, hvis din besked ikke kan leveres af en eller anden grund.
• Bekræft levering: Dette er valget for dig, hvis du er lidt mindre af en optimist. I dette tilfælde fortæller Notes dig præcis, hvornår og hvor din besked blev leveret.
• Spor hele vejen: Dette valg fortæller dig, hvor (og på hvilke tidspunkter) din meddelelse stoppede på vej til din modtager. (Det kan godt være interessant, men det er du ikke rigtig ligeglad med.)
• Ingen: Vælg dette, og du sparer forsigtighed mod vinden, og er ikke opmærksom på, om din besked bliver leveret eller ej. (Dette er standard, forresten.)

Hvis du vælger en alternativ til leveringsrapport andet end Ingen, modtager du en Leveringsbekræftelsesrapport (bare en e-mail fra dit netværk til dig), så snart meddelelsen som du sendte ankommer. Når det vil være, afhænger helt af netværket. Hvis din modtager er langt væk - f.eks. På et andet firma - kan det tage et par timer eller endog en hel dag for meddelelsen at blive leveret.

Indstilling af leveringsprioritet til en besked

Et andet valg fra dialogboksen Leveringsvalg - Leveringsprioritet - vedrører, hvor hurtigt du vil have Notes til at levere din besked:

• Lav: Vælg dette for at sende Besked sent om aftenen, når netværket ikke er så travlt.
• Normal: Vælg dette for at sende beskeden så hurtigt som muligt ud fra de postleveringsplaner, som din administrator har udarbejdet. (Dette er standard.)
• Høj: Valg af dette sender din besked lige nu - gå til side, kommer igennem!

Hvis du inkludere en stor vedhæftet fil i en besked, skal du overveje at markere den som Lav prioritet. Meddelelsen vil ikke blive leveret, før du er hjemme i søvn, men det kan koste dit firma mindre penge til at sende det sent om aftenen. Måske er det en måde at tjene som medarbejder i månedsprisen!

Signering af en meddelelse

Du underskriver meddelelser af samme grund, som du underskriver checks eller officielle dokumenter: for at vise, at de virkelig er fra dig. Du behøver ikke underskrive et memo-memo for memo, men når du sender en besked med afgørende eller følsom information, kan du have brug for Notes 6 for at bevise, at meddelelsen virkelig kom fra dig.

Nu kan du selvfølgelig ikke ridse din underskrift på skærmen i bunden af ​​et notat. (Ja, det kan du faktisk, men din chef vil ikke sandsynligvis sætte pris på det.) Du underskriver en besked ved at markere afkrydsningsfeltet Tegn under Sikkerhedsindstillinger i dialogboksen Leveringsindstillinger.

Den underskrift, du bruger i Notes 6, er endnu vanskeligere at smede end din egen John Hancock, fordi det er en særlig numerisk computerkode, der er føjet til beskeden, når du sender den og kontrolleres af modtagerens computer, når meddelelsen åbnes. Notatet har ikke en egentlig underskrift på den, men denne type besked vises nederst på skærmen:

Signeret af Alan Dunkel / Primus den 07-01-02 8: 30: 46, ifølge Primus.

Kryptering af en besked

Sikker nok, verden kryber med travle, dårlige og spioner.Hvis du bruger et modem, sender du dine beskeder via telefonlinjer, hvor en person, der ikke har noget godt, kunne på en eller anden måde opfange og læse dem. (Det er virkelig meget usandsynligt, at dette vil ske, men hej, det ved du aldrig.) Dette er ikke en stor ting for dine afslappede beskeder, men hvis du sender en besked, der indeholder oplysninger som fortrolige virksomhedsoplysninger, ansattes præstationsvurderinger, eller bare virkelig, rigtig god sladder, at du ikke vil have nogen til at læse, kan du kryptere den.

Når du bruger opsætningskryptersikkerhedsindstillingen, er du 100 procent sikker på, at kun den tilsigtede modtager vil kunne læse den.

For at kryptere en meddelelse skal du markere afkrydsningsfeltet Krypter i afsnittet Sikkerhedsindstillinger i dialogboksen Leveringsindstillinger. Klik på OK for at lukke dialogboksen, når du er færdig.

Når du sender en krypteret besked, gør Notes scrambling for dig - bag kulisserne. Når modtagerne åbner beskeden, ser de indholdet lige som du skrev det. Med andre ord behøver læseren af ​​en krypteret besked ikke at gøre noget særligt for at dekryptere en krypteret meddelelse. Kun de tilsigtede modtagere med de rigtige bruger-id'er kan læse den krypterede del af meddelelsen. Den eneste der vil se den faktiske jumbled-up-version er den dårlige spion, der aflyser meddelelsen i transit.

Hvis du sender e-mail til en person, der bruger et andet e-mail-program, eller hvis du sender din besked via internettet, skal du først kontrollere med din virksomheds Notes-administrator for at se, om du vil kunne at kryptere den.

Anmodning om returnering af en besked

Hvis du bruger dialogboksen Leveringsvalg for at anmode om en returbevis for en besked, meddeler dit netværk automatisk, hvornår din modtager læser din besked. Dette adskiller sig fra at anmode om en Leveringsbekræftelsesrapport, som kun fortæller dig, hvornår meddelelsen ankom i modtagerens postdatabase. Du vil typisk anmode om en kvitteringsrapport (bare aktiver afkrydsningsfeltet Returkvittering) for at forhindre, at "Jeg har aldrig set din besked" undskyld og anmode om en leveringsbekræftelsesrapport for at fjerne "Jeg har aldrig fået din besked; netværket skal have mistet det "undskyldning.

Hvis du sender en besked til en person, der ikke bruger Notes, eller hvis din besked gennemgår internettet, kan du muligvis ikke modtage kvitteringsrapporter fra dem.

Forebyggelse af kopiering af en meddelelse

En anden Notes-sikkerhedsopsætning til din rådighed er at forhindre kopiering. Når du vælger afkrydsningsfeltet Kopiering, kan du være sikker på, at den person, der modtager din besked, ikke vil være i stand til at videresende den til andre. Faktisk kan de ikke engang kopiere (Rediger -> Kopier) dit notat til Udklipsholderen, hvis de har til hensigt at lave en smule ulovlig klistre (Rediger -> Indsæt). Valg af indstillingen Prevent Copy sikrer, at det, du sender til en person, ikke bliver spammet over hele din virksomhed.

Når du er færdig med at vælge leveringsindstillinger, skal du klikke på OK for at komme tilbage til dit dokument. I de fleste tilfælde, når du har lavet dit sind over for disse muligheder, klikker du på Send og File-knappen.

Hvis dit hoved snurrer fra alle disse leveringsmuligheder, lad det ikke komme dig ned. Du skal kun bruge dem under særlige omstændigheder. Faktisk vil du for de fleste meddelelser blæse lige ved leveringsindstillingerne uden at åbne dialogboksen Leveringsvalg og uden en anden tanke. Hvilken lettelse!

Hvis du finder ud af, at du altid besøger dialogboksen Leveringsindstillinger for at underskrive og kryptere dine meddelelser, kan du markere afkrydsningsfeltet Gem disse sikkerhedsindstillinger som standard. På den måde vil alle nye meddelelser, du opretter, have de samme sikkerhedsindstillinger. Selvfølgelig kan du altid ændre dig ved at vende tilbage til dialogboksen Leveringsindstillinger for at ændre en standardindstilling eller ændre dine standard sikkerhedsindstillinger.