Tips til at arbejde med MYOBs regler og bankfeeds - dummies

Video: Suspense: I Won't Take a Minute / The Argyle Album / Double Entry 2024

En af de store ting ved MYOB AccountRight er, at du kan oprette bankregler for automatisk at tildele transaktioner. Her er nogle tips til, hvordan du opretter regler, der fungerer korrekt hver gang.

Hold regelbetingelserne så enkle som muligt. For eksempel kommer en nylig betaling til din mekaniker op som 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Sikker på, at du kan oprette en regel, der fortæller MYOB at allokere enhver transaktion med disse nøjagtige ord til motorkøretøjsudgifter, men i stedet tage et øjeblik for at forenkle regelbetingelserne. For eksempel opretter du en regel, der fortæller MYOB at allokere enhver transaktion med ordene "BAY AUTOMOTIVE" til motorkøretøjsudgifter. På denne måde, hvis du betaler med kreditkort i stedet for EFTPOS næste gang, eller hvis mekanikeren ændrer deres handelsfacilitet, så kontoudskriftsteksten viser anderledes, er reglen mere tilbøjelig til at forblive korrekt.
Hold regenavne informative og nemme at identificere. MYOB standardiserer at bruge hele beskrivelsen fra teksten på din kontoudskrift som regenavn. Ved hjælp af ovenstående eksempel bliver regelnavnet 'EFTPOS BAY AUTOMOTIVE AU'. Accepter ikke denne standard, men rediger altid regelnavne for at gøre dine regler lettere at finde fremover. For eksempel er et godt styre navn for denne transaktion sandsynligvis "Bil reparation af biler", da dette navn indeholder både den relevante kontoudskriftstekst samt typen af udgift.
Når du opretter en regel, skal du altid gå til Avancerede indstillinger og indtaste leverandør eller kundenavn i nederste højre hjørne. Selv om du vælger et kort, er det ikke obligatorisk, husk at medmindre du vælger et kort, vil du ikke kunne se alle transaktioner til denne kunde eller leverandør i fremtiden. Denne mangel på detaljeret transaktionshistorik kan være en reel smerte, så tag det ekstra øjeblik at tilføje disse oplysninger hver gang du opretter en ny regel.

Når du bruger internetbank til at foretage elektroniske betalinger til leverandører, skal du tænke omhyggeligt, hvordan beskrivelsen skal vises på din kontoudskrift. Spørg dig selv, vil du kunne oprette en regel baseret på denne beskrivelse? Svaret på dette spørgsmål afhænger både af din bank og om, hvorvidt betalingsmodtagerens navn altid vises på din erklæring. Et tip er at gemme leverandøroplysninger og betalingsbeskrivelser i din internetbank, så at nøjagtig samme tekst vises hver gang. På den måde kan du oprette en regel baseret på den pågældende tekst.
Hold øje med duplikatregler. Gå igennem din liste over regler fra tid til anden, og kontroller, hvordan du har indstillet dine betingelser.Hvis du kan se to regler, der har de samme betingelser, skal du enten slette en af reglerne eller ændre reglerne.
Få MYOB til at dele personlige procentsatser automatisk. For udgifter, der regelmæssigt opdeles mellem erhvervslivet og personligt (for eksempel, kan du altid tildele 75 procent af benzin til erhvervslivet og 25 procent til personligt). Brug de avancerede muligheder for at oprette en regel, der splittes automatisk.
Når du er i vinduet Bank Feeds, skal du altid hvile musen på ikonet Regel anvendt, før du klikker på Godkendelse. På denne måde viser MYOB hvilken konto transaktionen skal tildeles, og du kan kontrollere, at reglen fungerer korrekt.
Opret ikke en regel under forudsætning af, at enhver transaktion, der indeholder ordet 'BP', bliver allokeret til benzin. Hvorfor ikke? Fordi hvis du gør det, vil hver BPAY-transaktion, uanset om den er til el, telefon eller skat, blive tildelt benzin, simpelthen fordi 'BPAY' indeholder bogstaverne 'BP'.
Hvis du har et stort antal transaktioner, skal du overveje at angive regelnavnet i Memo-feltet, når du opretter en regel. Hvis du for eksempel opretter en regel med den betingelse, at hver transaktion, der indeholder ordene 'Katoomba Au', er allokeret til reparationer af motorkøretøjer (fordi Katoomba Au i dette tilfælde står for Katoomba Automotive '), er det et trick at gå til Avancerede valgmuligheder og som memo for denne regel, skriv 'Transaktion oprettet ved brug af Katoomba Automotive Rule'. På denne måde, hvis du gennemgår transaktioner i slutningen af kvartalet eller i slutningen af året, og du finder ud af, at transaktioner er blevet fordelt fejlagtigt, ved du hvilken regel der har fået ting til at gå galt.