Forenet kommunikation til dummier Cheat Sheet - dummies

Samlet kommunikation kan forbinde alle dine meddelelser og kontakter i en enkelt tilstedeværelse. Du kan se, høre og kommunikere med kolleger og kunder via enhver almindelig kanal og rute den til en standard grænseflade.

Top fordele ved enhedsbeskeder

Unified Messaging giver en række fordele for brugerne at styre deres forretninger med tilgængelige, grænsefladede elektroniske kommunikationssystemer, såsom e-mail, voice, messenger-tjenester.

En enkelt indbakke. Unified Messaging kan levere alle former for messaging og kommunikation til en enkelt indbakke. Den enkelte indbakke er lettere for administratorer at opretholde, og giver fleksibilitet for brugerne at administrere og interagere med alle deres kommunikation.
Effektiv kommunikation. Brugere kan kommunikere mere effektivt ved at have adgang til al kommunikation på én gang og være fri til at dele, videresende eller styre dem på den måde, der er mest hensigtsmæssige eller effektive for den givne kommunikation.
Omkostningsbesparelser. Sammenlægning strømlinerer kommunikationsadministrationen og konsoliderer infrastrukturen på færre fysiske servere og sparer penge til virksomheden.
Adgang fra hvor som helst. Unified Messaging tilbyder alternative metoder til adgang til kommunikation. Ved at slå sammen e-mail, stemme og anden kommunikation kan brugerne få stemmebeskeder i e-mail, få e-mail dikteret over telefonen eller få adgang til kommunikation via internettet.

Nøgleformede meddelelsesfunktioner

Begrebet samlet meddelelser og de funktioner, det leverer varierer fra leverandør til sælger, men generelt er disse nogle af de muligheder, du kan forvente:

Automatiseret Attendant. En automatiseret ledsager er som en virtuel receptionist eller operatør. Den automatiske ledsager kan arbejde med enten berøringsmenuindgang eller stemme-responsgenkendelse og kan gøre det enklere og mere intuitivt for opkaldere at nå afdelingen eller individet de søger.
Modtagelse af telefonsvarer. I stedet for at blive gemt på en separat telefonserver eller -system, gemmes telefonsvarerbeskeder i en fælles indbakke sammen med e-mail og anden kommunikation. Voicemails kan afspilles direkte fra en e-mail eller kan være knyttet til e-mailen som en lydfil.

Modtagelse af voicemail i e-mail-indbakken udvider også mulighederne for adgang til voicemail; den kan hentes fra en telefon, fra e-mail-klienten, via webbaseret e-mail-adgang eller endda via e-mail-adgang på en mobiltelefon.
Modtagelse af faxer. Hvis du modtager faxmeddelelser på en frittstående faxmaskine, der springer ud i egentlige papirkopier af meddelelsen, vil det ikke hjælpe dig meget.Men hvis du stoler på en faxserver, kan faxerne omdirigeres til en samlet meddelelsesindbakke.

Gammeldags faxing kræver, at du er fysisk til stede på faxmaskinens side for at modtage den; Fælles faxmeddelelser kan fås overalt, når som helst, på samme måde som tidligere nævnt for at få adgang til voicemail.
Voicemail Notification. Traditionel telefonsvarer afhænger typisk af enten et blinkende lys på telefonrøret eller en stødtone, når telefonen er afhentet for at give dig besked om, at der er en ventende besked.

Med unified messaging modtager brugeren voicemailen i e-mail, hvilket gør det tilgængeligt fra alle steder i verden til enhver tid, plus softphone-klienten har generelt en form for voicemail-besked for at advare brugeren om, at der er en ny voicemail.
Direkte adgang til Voicemail. Nogle virksomheds telefonsystemer har allerede denne funktion, men det er stadig en cool funktion. Med stemme, der er knyttet til enhedsbeskeder, kan du forlade voicemail til en kollega uden at ringe deres telefon.

Hvis du vil forlade meddelelser til en person uden at forstyrre den pågældende person eller bare vil forlade en påmindelse uden at have en egentlig samtale, kan evnen til at oprette forbindelse til voicemail være til nytte.
Ruteafspilning til telefon. Selvom enhedskommunikation og samlet meddelelser kan give dig mulighed for at afspille dine meddelelser tilbage på din computer, enten via softphone-klienten eller ved at afspille en integreret eller vedhæftet lydfil fra en e-mail, kan du ikke altid gøre det det her.

Hvis du er i en kaffebar eller sidder i en lufthavn, kan du have dine meddelelser til at være private. Unified Messaging giver dig mulighed for at starte afspilning af voicemail meddelelser på din computer, men omdirigere dem til dit skrivebord eller mobiltelefon.

Unified Message Visningsværktøjer

Med unified communications og konvergensen af voicemail med e-mail og med pc-skrivebordet har du nye måder at interagere med voicemail meddelelser. Du er nok brugt til en form for lys på din bordtelefon eller en stødt ringetone, når du løfter håndsættet for at advare dig, når en ny voicemail besked venter. Afhængigt af den samlede kommunikationsplatform kan disse underretninger udvides til skrivebordet af enten

Unified Communications-klienten. Klientapplikationen til samlet kommunikation Softphone eller instant messaging har typisk en form for underretning for at advare dig, når en ny voicemail besked er tilgængelig.
Windows systray. Den kombinerede kommunikationssoftware kan binde til Windows-skrivebordet og give en form for meddelelsesventerindikator i Microsoft Windows-operativsystemets rækkefølge.

Unified Voicemail og E-Mail

Voicemail er en vigtig enhed for kommunikationsfunktioner, der skal bruges til et telefonsystem. Muligheden for at forlade et voicemail er helt sikkert bedre end at have telefonen ringetid på ubestemt tid uden at nå brugeren. Men voicemail har sine ulemper.

Generelt modtager brugerne kun deres telefonsvarer, når de bruger telefonen, som telefonsvareren blev efterladt. De fleste voicemailsystemer giver også en vis metode til fjernsalg af beskeder ved at kalde ind til voicemail-systemet, men disse funktioner bruges sjældent, medmindre nogen vil være væk fra kontoret i længere tid.
Med ensartede meddelelser leveres voicemails til den samme indbakke som e-mail og anden kommunikation og kan hentes ved hjælp af en e-mail-klient. Brugerne har ofte e-mail sendt på deres mobiltelefoner, og mange organisationer har webbaseret adgang til virksomhedens e-mail-system, så evnen til at modtage voicemail i e-mail betyder, at du har adgang til din voicemail næsten når som helst og hvor som helst.
Nogle fælles kommunikationssystemer vedhæfter voicemail-beskeder som et MP3-, WAV- eller andet lydfilformat til en e-mail. Andre integrerede kommunikationsplatforme, som f.eks. Microsoft Unified Communications, integrerer voicemailen i selve e-mailen. Faktisk, når du bruger Microsoft Exchange med Unified Messaging og Microsoft Outlook, har voicemail meddelelser en integreret lydafspiller, så de kan afspilles direkte inden for e-mailen uden behov for yderligere lydværktøjer.
Med Microsoft Outlook og Microsoft Exchange voicemail kan du også klikke på Afspil på telefon for at få telefonsvarersystemet til at ringe til dig på din telefon, hvis du vil lytte til telefonsvarerbeskederne med mere privatliv end du måtte have ved blaring dem over din computer højttaler. Hvis du er i en kaffebar eller et andet offentligt område, kan dette være en praktisk funktion.

Forenet meddelelsesdeling

Da unified messaging giver dig mulighed for at modtage dine voicemails og faxer, der er indlejret eller knyttet til e-mails i en enkelt, samlet indbakke, kan du også arbejde med disse meddelelsestyper, som du kan arbejde med en e-mail-besked. Med samlet messaging og en enkelt indbakke har du større kontrol og fleksibilitet til at dele kommunikation med andre. Nogle eksempler på denne fleksibilitet omfatter:

Voicemail kan videresendes til andre personer eller grupper, der kan være mere hensigtsmæssige til at løse et problem.
Voicemail kan eskaleres til ledelsen for at løse problemer.
Faxede købsordrer kan videresendes til relevante afdelinger til håndtering.
Voicemail og faxmeddelelser kan sikkerhedskopieres og arkiveres til fremtidig reference.

Unified Remote Call Control

Med fjernopkaldskontrol (RCC) kan du integrere din enhedskommunikationsplatform med dit eksisterende telefonsystem for Private Branch Exchange (PBX). RCC giver dig mulighed for at udnytte nogle af evnerne til samlet kommunikation uden at kræve, at du overfører til et VoIP-baseret telefonsystem. I det væsentlige binder et RCC-integreret system den eksisterende PBX-infrastruktur til det forenede kommunikationsmiljø:

Når brugerne opretter eller modtager et opkald ved hjælp af deres bordtelefon, opdateres tilstedeværelsesstatus i samlet kommunikation for at afspejle, at de er i et opkald.
Softphone-applikationen til enheden kan bruges til at foretage og modtage opkald og ellers interagere med skrivebordstelefonen.

RCC's funktionalitet afhænger af, at PBX-systemets funktioner er leveret, men kan omfatte