Ved hjælp af QuickBooks til at administrere inventar i et Manufacturing Company - dummies

Sporing af lagerbeholdninger i et fremstillingsfirma er sværere end i andre typer virksomheder. Når du koger alt for sin kerne i QuickBooks, skyldes problemet et par vanskelige regnskabskrav:

I et produktionsmiljø kombinerer producenten råvarer til færdigvarer. Dette betyder - og det er den udfordrende del - at fremstillingsprocessen reducerer lagerantalet og værdien for nogle varer (råmaterialerne eller komponenterne) og samtidig øger antallet og værdien af den anden, varer varer.
I et produktionsmiljø siger reglerne, at du ikke kun tæller værdien af varer i varelagerets varelager. Du tæller også omkostningerne til arbejdskraft og fabrikomkostninger, der bruges til fremstilling af varerne.

QuickBooks løser det første problem relateret til fremstillingsopgørelsen, men det løser ikke eller adresserer det andet problem. Heldigvis, så længe du er en lille producent, behøver du sandsynligvis ikke at bekymre dig for meget om det andet problem. Du bør spørge din CPA om dette. Men bekymre dig ikke - Kongressen og Internal Revenue Service har givet en masse smuthuller, der gør regningen lettere for de små guys.

Håndtering af fremstillet lager på den enkle måde

Hvis du bruger QuickBooks Pro eller nogle tidligere versioner af QuickBooks Premier, har du ikke mulighed for at tegne op for fremstilling af lager i QuickBooks. Det bedste, du kan gøre, er gruppeposter, der kan kombineres i individuelle varer på kundens faktura.

Denne tilgang lyder sjusket, men det er ikke helt så slemt, som du måske tror ved første rødme. Du kan vælge at kun vise gruppeposten i en kundefaktura. Det betyder - at komme tilbage til eksemplet fra blomsterhandleren, der sælger røde roser og vaser - at blomsterhandleren kan "fremstille" en krystalvaaske med et dusin røde roser og derefter vise den fremstillede vare som en gruppepost i kundens faktura.

Den eneste ting, der er problematisk med "brug kun en gruppeobjekt" -tilgang, er, at den ikke giver dig mulighed for at spore færdigvarernes lagerbeholdninger.

Udførelse af lagerregnskab i QuickBooks

For at tage højde for fremstillingen af lager i QuickBooks Premier eller QuickBooks Enterprise Solutions, tilføjer du lagerartikler til produktlisten for de varer, du fremstiller. Du optager også fremstillingen af varer som du … godt, fremstiller dem.

Antag at Pine Lake Porcelain for det meste kun køber og videresælger kaffekrus og andre porslindødads. Men også antage, at Pine Lake Porcelain en gang om året samler en samling af røde kaffe krus ind i en boxet St. Valentinsdag gave sæt. I dette tilfælde kan QuickBooks optage samlingen af et boxed-gavesæt, der kombinerer f.eks. Fire røde kaffekopper, en papkasse og noget vævspapirindpakning.

Tilføjelse af lagermonteringsartikler

For at beskrive fremstillede varer skal du følge disse trin:

Vælg Lister → Elementliste.
QuickBooks viser vinduet Item List.
Klik på elementet i vinduet Item List, og vælg New from the drop-down list.
QuickBooks viser vinduet Nyt element.
Vælg elementet Inventory Assembly på rullelisten Type.
QuickBooks viser Inventory Assembly-versionen af vinduet Nyt element.
Angiv den konto, der skal bruges til at spore denne vares pris, når du sælger den.
QuickBooks foreslår prisen for varer solgt konto. Hvis du har oprettet andre konti til dine COGS, skal du dog vælge den anden relevante konto.
Beskriv det fremstillede produkt.
Skriv en beskrivelse af det emne, du vil se i dokumenter, som dine kunder ser, såsom fakturaer. (QuickBooks antyder den samme beskrivelse, som du brugte i tekstboksen Beskrivelse på købstransaktioner som standard.)
Indtast det beløb, du opkræver for varen i salgsprisboksen.
Angiv om den fremstillede vare er genstand for moms ved at bruge rullelisten Skattelovgivning.
Brug rullemenuen Indkomstkonto til at angive den konto, du vil have QuickBooks til at bruge til at spore indkomsten fra salget af varen.
Identificer de komponenter, der går ind i den færdige genstand.
Brug listen Liste over materialer til at identificere de enkelte komponentelementer og de mængder, der er nødvendige for at gøre lagerbeholdningen. Hver komponent element går på en separat linje i listen. Ikke for overflødig, men bemærk at du identificerer både komponentelementet og antallet af komponenter, der er nødvendige.
Identificer aktivkontoen.
Angiv den anden aktuelle aktivkonto, som du vil have QuickBooks til at bruge til at spore værdi for denne vare.
Vælg et byggepunkt.
Brug feltet Build Point til at angive den laveste lagermængde for dette element, der kan forblive, før du fremstiller mere. Når lagerstyringsniveauet falder til denne mængde, tilføjer QuickBooks en påmindelse til påmindelseslisten og meddeler dig, at du skal gøre mere af varen.
Ignorer boksen On Hand og Total Value.
Se det på håndboks? Lad det indstilles til nul. At indtaste et nummer nu er at registrere en ikke kategoriseret transaktion, og du vil ikke gøre det. Gå videre og lad også feltet Total Value indstilles til nul.
Lad boksen As af være tom, eller indtast den aktuelle dato.
Det er ligegyldigt.

Inventory Assembly version af vinduet Ny vare.

Optagelsesfremstilling eller samling af genstande

For at opbygge en samling vælges kommandoen Leverandører → Lageraktivitet → Byg samlinger.QuickBooks viser vinduet Build Assemblies. Alt du gør er at vælge den ting, du vil bygge, fra rullemenuen Assembly Item, og indtast derefter den mængde, som du (eller en uhensigtsmæssig medarbeider) er bygget i boksen Quantity to Build i nederste højre hjørne. Derefter klikker du på knappen Build & Close eller Build & New. (Klik på knappen Build & New, hvis du vil optage samlingen af nogle andre elementer.)

Udviklingssamlingen version af vinduet Ny vare.

Her er nogle ting at huske om kommandoen Build Assemblies:

I øverste højre hjørne af vinduet viser QuickBooks mængden af den enhed, du har til rådighed, og antallet af kunder, der har bestilt. Det er ret nyttigt at have, så husk at det er der.
En tabel i vinduet Build Assemblies viser dig, hvad der går ind i dit produkt. Ikke, at du er ligeglad, men dette er en regning af materialer.
I bunden af materialelisten viser QuickBooks dig det maksimale antal samlinger, du kan lave, givet dine nuværende lagerbeholdninger.
Når du bygger et element, justerer QuickBooks lagerfortegnelsen. Hvis du laver boksegavesæt, hver med fire røde krus og to indpakningsvæv, reducerer QuickBooks varenumre af røde krus og indpakning af væv, og øger genstandsantalet af de boksede gavesæt, når du optager bygningen af samlingen.

Nogle af de komponenter, der anvendes i en samling, må ikke være lagerartikler. Du kan bruge reservedele i en samling.

Administrere flere lagerplaceringer

QuickBooks Enterprise Solutions giver dig mulighed for at håndtere den rekordholdte udfordring med at lagre varebeholdninger på flere steder. For at aktivere denne funktion, kaldet Advanced Inventory Tracking, skal du vælge kommandoen Edit → Preferences, klikke på Items and Inventory, klikke på fanen Firmaindstillinger og derefter klikke på knappen Avanceret lagerindstillinger.

Hvis du bruger Enterprise Solutions-versionen af QuickBooks, viser QuickBooks dialogbokse, der giver dig mulighed for at oprette en liste over opgørelsessider og tilføjer også felter til relevante vinduer og dialogbokse, så du kan spore lagerobjekter efter websted. Hvis du ikke bruger Enterprise Solutions-versionen af QuickBooks, viser QuickBooks oplysninger om, hvordan du kan opgradere til Enterprise Solutions.