Video: Kemi: Fældningsreaktioner 2024
QuickBooks-filkondenseprocessen gør to ting: Kommandoen QuickBooks Condense opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen (kaldet en arkivkopi af filen); filkondenseprocessen gør datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede detaljerede transaktioner, der bruger store monsterjournaler.
Fordi denne kondensering og arkivering kan være lidt forvirrende, er der et hurtigt resumé af, hvad der sker, når du kondenserer QuickBooks firmafilen. Her er hvad QuickBooks typisk gør under processen:
-
Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler: Når du kondenserer QuickBooks-firmaets fil, gemmer QuickBooks en arkivkopi af den pågældende fil.
-
Fjerner gamle lukkede transaktioner: Som en del af kondensprocessen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den aktuelle arbejdsversion af QuickBooks-firmaets fil. Husk at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks-firmaets fil.
Du har dog stadig den aktive version af QuickBooks-firmaets fil, og det er denne aktuelle arbejdsversion af QuickBooks-firmafilen, der bliver renset op eller kondenseret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.
Lukkede transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. For eksempel er en gammel kundefaktura - efter at den er betalt - en lukket transaktion. En gammel check skrevet til en sælger - efter at den er ryddet banken - er en lukket transaktion.
-
Opsummerer gamle, lukkede transaktioner: Da de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks-datafilen, opstår der typisk sammenfattende månedlige journalposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse summariske transaktioner i den nuværende, fungerende version af QuickBooks datafilen.
Disse sammenfattende månedlige journalposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige årsregnskaber. Selvom arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra f.eks. Januar 2011, kan du stadig producere årsregnskaber for januar 2011 i 2014. For at udarbejde månedlige årsregnskaber for januar 2011 bruger QuickBooks de sammenfattende månedlige journalposter.
-
Rydder revisionssporet: QuickBooks opretholder et revisionsspor, der viser, hvem der har indtastet hvilke transaktioner. En næsten skjult effekt af oprydning af QuickBooks-datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op en virksomhedsfil og angiver, at firmafilen skal kondenseres, rydder QuickBooks revisionssporet før "fjernet lukkede transaktioner på eller før" -datoen.
Med andre ord, for den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner den også revisionssporet af disse transaktioner.
Kondensfilprocessen betyder typisk at oprette en kopi af QuickBooks-datafilen, som du gemmer og sætter væk et sted og derefter opretter en nedskaleret version af arbejdsfilen. Kommandoen, som du bruger til at kondensere firmabilledet QuickBooks, giver dig dog mulighed for at oprette næsten tomme firmafiler.
De fleste mennesker behøver aldrig at bruge denne indstilling. Kun én kategori af QuickBooks-brugere, der måske ønsker at oprette næsten tomme firmafiler: CPA'er og konsulenter (der ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient), vil muligvis bruge denne kommando til at oprette virksomhedsdatafiler, der har mange af listerne er allerede oprettet.
