Når du har brugt en revisors kopi af QuickBooks 2013-datafilen for at rette op på transaktioner eller for at indtaste nye transaktioner, eksporterer du ændringerne, så de senere kan importeres til klientens datafil. For at gøre dette skal du vælge filen File → Accountant's Copy → Vis / Eksporter ændringer til klient kommando.
QuickBooks viser først et vindue, der viser de ændringer, du har foretaget til revisorens kopi. Bemærk at du kan udskrive denne liste eller oprette en. pdf af det ved at klikke på knappen Udskriv eller Gem som PDF.
Hvis du klikker på knappen Opret skift fil til klient, viser QuickBooks dialogboksen Gem bogholderens Eksporter til. Denne dialogboks fungerer som en standard Windows dialogboks for at gemme en fil eller et dokument. Du bruger rullemenuen Gem i, for at identificere placeringen af ændringsfilen.
Brug derefter feltet Filnavn til at give filen et unikt navn. Når du klikker på Gem, gemmer QuickBooks de ændringer, du har lavet til en fil. Du importerer senere denne fil eller har klienten importeret denne fil i QuickBooks datafilen.
Hvis du klikker på knappen Send ændringer til klient, viser QuickBooks dialogboksen Gem bogholderens ændringer. Denne dialogboks samler de oplysninger, der er nødvendige for at sende klienten en e-mail med instruktioner om, hvordan man importerer revisorsændringer og et link, som klienten kan bruge til at hente den faktiske revisors ændringer. En pæn ting ved denne mulighed er, at QuickBooks fortæller revisoren, når klienten tager fat i ændringerne.
Du behøver ikke holde din revisors kopi af datafilen. Med andre ord er revisorens kopi blot en midlertidig kopi af datafilen, som du bruger til at identificere og oprette et sæt ændringer, der er nødvendige for at opdatere eller rette klientens optegnelser. Når du har foretaget ændringerne, eksporterer du ændringerne til en ændringsfil. Derefter importerer klienten disse ændringer.
Hvis du foretager ændringer igen engang i den nærmeste fremtid, har du klienten oprettet en ny - en brand- ny - revisors kopi.
For at identificere, hvornår du arbejder med en revisors kopi, viser QuickBooks den parentetiske sætning (Accountant's Copy) øverst i QuickBooks programvindue. QuickBooks identificerer også almindelige QuickBooks-datafiler, for hvilke revisors kopier er blevet oprettet ved at tilføje parentetisk sætning (Revisorens kopi eksisterer).
Denne sætning vises kun i titellinjen i QuickBooks-programvinduet fra det tidspunkt, hvor klienten opretter revisorens kopi til det tidspunkt, hvor klientens import ændres fra revisorens kopi.
