Hvordan du opretter email-beskeder til en SharePoint-gruppe - dummier

Hvis RSS ikke er dine ting, kan du vælge at modtage e-mail-meddelelser, når SharePoint apps ændres ved at oprette en advarsel. Advarsler er en fantastisk måde at holde styr på de ændringer, som dine holdkammerater gør i dokumenter og genstande.

Du skal bruge tilladelsen Opret advarsler til at oprette varsler. Denne tilladelse gives normalt med konfigurationen uden for boksen på Site Members SharePoint-gruppen.

Følg disse trin for at oprette en advarsel til en app:

1. Gennemse til appen, hvor du vil abonnere på en advarsel, og klik derefter på rullemenuen Alert Me i Share & Spor sektion på fanebladet Bibliotek i båndet (til en biblioteksbaseret app) eller fanebladet List i båndet (for en listebaseret app).

   Hvis du ikke ser knappen Alert Me, er chancerne for din administrator ikke konfigureret udgående e-mail-indstillinger. Hvis udgående e-mail-indstillinger ikke er konfigureret i centraladministrationen, vises ikke Alert Me-knappen simpelthen for brugerne. Hvis du bruger SharePoint Online, er den udgående e-mail imidlertid allerede konfigureret af Microsoft, og du er god til at gå.

2. Vælg Indstil Alert på dette bibliotek fra rullelisten.

   Vinduet Ny alarm vises.

   Du kan abonnere på en advarsel for et emne eller dokument ved at vælge emnet eller dokumentet og vælge Alert Me på fanebladet Items of the Ribbon.

3. Indtast et advarselsnavn i tekstboksen Alert Titel.

   Gør navnet noget meningsfuldt for dig i din indbakke, f.eks. Dokumenter ændret i dag - Budget Team Site . Ellers har du ingen meningsfuld måde at fortælle en advarsel fra en anden.

4. I tekstfeltet Send besked til tekst skal du indtaste navnene på personer ud over dig, der skal modtage varslen.

   Det er rigtigt, du kan abonnere andre til en advarsel! Du skal have tilladelsen Administrer underretninger, som som standard er givet til Site Owners.

   Organisationer og webstedsejere vil måske abonnere flere brugere til en advarsel for at sikre, at de får vigtige opdateringer, samt at opfordre dem til at bidrage til et diskussionsforum, blog eller wiki. Brugere kan stadig fravælge ved at ændre indstillinger i deres Alert-indstillinger.

5. I afsnittet Leveringsmetode skal du vælge om der skal modtages advarsler via e-mail eller SMS til din mobiltelefon.

   Tekstbeskeder kræver, at din SharePoint-administrator konfigurerer denne service via en tredjepart, så du kan muligvis ikke sende beskeder til din telefon.

6. I afsnittet Skift type skal du vælge den indstilling, der matcher typen af ​​meddelelser, du vil modtage. Alle ændringer, nye elementer tilføjes, eksisterende elementer ændres eller elementer slettes.

   Hvis du er ansvarlig for at administrere en app, skal du modtage en advarsel, når elementer slettes.

7. I afsnittet Send varsler for disse ændringer skal du vælge, hvornår der skal modtages advarsler.

   De muligheder, du ser her, varierer afhængigt af den slags app, du arbejder med. For eksempel giver en Opgaver-app dig mulighed for at modtage en advarsel, når en opgave er markeret Komplet eller når en opgave med høj prioritet ændres.

8. I afsnittet Hvornår skal du sende beskeder, skal du vælge hyppigheden af ​​din advarselslevering.

   Du kan modtage dem straks, en gang om dagen eller en gang om ugen. Daglige resuméer er gode; Ellers vil du sandsynligvis få for mange e-mails.

9. Klik på OK for at oprette din advarsel.

Se dette eksempel på konfiguration af en advarsel.

Modtag en email, når en liste eller et bibliotek ændres.

Når som helst brugerne siger, at de har brug for en workflow for at modtage besked, skal du først prøve en advarsel. Du vil blive overrasket over, hvor ofte advarsler giver de muligheder, der er nødvendige.

Hvis din app har en personlig eller offentlig visning, der indeholder et filter, kan du abonnere på ændringer til netop denne visning. For eksempel, sig at du vil blive underrettet via SMS, når et emne i en Issue Tracking-app har sin prioritet indstillet til Høj. Du ville oprette en visning, der filtrerer appen for højt prioriterede problemer. Vælg den filtrerede visning i afsnittet Send varsler for disse ændringer, når du opretter din advarsel, og du vil modtage advarsler, når elementer opfylder filterkriterierne.

Du skal have en e-mail-adresse konfigureret i din SharePoint-profil for at modtage advarsler. Hvis din SharePoint-server er placeret i dit netværk, er det normalt ikke et problem. Office 365 er muligvis ikke integreret med dit netværk og e-mail-oplysninger. I disse situationer kan din administrator enten manuelt konfigurere din e-mail-adresse eller give dig tilladelse til at gøre det.

Du kan administrere alle dine advarsler fra en enkelt side i stedet for at navigere til hver liste. For at administrere alle de advarsler, du har på et givet websted, og ændre eller slette dem, skal du følge disse trin:

1. Gennemse til en app, hvor du i øjeblikket abonnerer på en advarsel.
2. Vælg Alert Me → Manage My Alerts på fanen List i båndet i afsnittet Del og spor.
3. Vælg den rette advarselsnavnet link.

   Administrer mine advarsler på denne side side vises med alle de muligheder, du viste, da du først oprettede alarmen. Skift indstillingerne som ønsket.

   Har du ikke indstillet advarslen til at begynde med? Du kan stadig læse indstillingerne og ændre valgene (se listen over forudgående trin). Dine ændringer påvirker ikke advarselsindstillingerne for andre, hvis alarmen blev oprettet for flere brugere på samme tid.

4. Klik på OK for at ændre advarslen med dine nye indstillinger eller Slet for at slette advarslen.

   Sletning af en advarsel, der blev oprettet til dig, sletter ikke advarslen fra andre brugere, der er i gruppen, hvor advarslen blev oprettet til.

Hvis du er webstedsadministrator, kan du administrere advarsler fra alle på webstedet ved at klikke på linket Brugeradvarsler på webstedet Administration på siden Site Settings.