Vedligeholdelse af en glad og sund kontaktperson mappe i Outlook - dummies

I patologi, som er undersøgelsen af sygdomme og hvordan de transmitteres, er en kontakt en person, der overleverer en smitsom sygdom, men i Outlook er en kontakt nogen om hvem du holder oplysninger. Oplysninger om kontaktpersoner gemmes i mappen Kontakter. Denne mappe er en superdrevet adressebog. Det har steder til opbevaring af folks navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, websider, personsøgernumre, fødselsdage, jubilæer, kælenavne og andre ting. Når du adresserer en e-mail-besked, kan du få adressen direkte fra mappen Kontakter for at være sikker på, at adressen er indtastet korrekt.

En kontaktmappe er kun så god og så grundig som informationen om kontakter, du lægger i det. Disse sider forklarer, hvordan du indtaster oplysninger om en kontakt og opdaterer oplysningerne, hvis det sker at ændre.

Indtastning af en ny kontakt i kontaktmappen

For at placere en person på listen Kontaktpersoner skal du åbne mappen Kontakter og starte med at gøre et af følgende:

Klik på knappen Ny kontakt.

Tryk på Ctrl + N (i vinduet Kontakter mappe) eller Ctrl + Skift + C.
Vælg Filer -> Ny -> Kontakt.

Du kan se Kontaktformularen. På denne form er steder for at komme ind næsten alt der er at vide om en person, undtagen hans eller hendes kærlighedsliv og hemmelige vices. Indtast alle de oplysninger, du plejer at optage, idet du tager højde for disse regler på vejen, mens du følger:

Fuld navne, adresser og så videre: Selvom du måske bliver fristet til blot at indtaste adresser, telefonnumre, navne og så videre i tekstbokse, gør det ikke! Klik på knappen Fuldt navn på fanen Generelt, for eksempel for at indtaste et navn. Klik på knappen Business eller Home for at indtaste en adresse i dialogboksen Kontroller adresse. Ved at klikke på knapperne og indtaste data i dialogbokse, tillader du, at Outlook kan adskille komponentdelene af navne, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook sortere navne og adresser lettere, og det kan bruge navne og adresser som kilde til masseforsendelser og masseemails med Microsoft Word.

Oplysninger, der er vigtige for dig: Hvis formularen ikke ser ud til at indtaste en bestemt slags information, skal du prøve at klikke på en trekantsknap og vælge en ny informationskategori fra pop op-menuen. Klik på knappen Triangel ved siden af Business-knappen, og vælg Hjem, for eksempel, hvis du vil indtaste en hjemmeadresse i stedet for en virksomhedsadresse.
Fil som: Åbn rullemenuen Filer, og vælg en mulighed for at indsende kontakten i mappen Kontakter. Kontakter indgives alfabetisk efter efternavn, fornavn, firmanavn eller kombinationer af de tre. Vælg den mulighed, der bedst beskriver, hvordan du forventer at finde kontakten i mappen Kontakter.
Postadresser: Hvis du har mere end en adresse til en kontakt, skal du vise den adresse, som du vil sende mail til, og markere afkrydsningsfeltet Dette er postadressen.
E-mail-adresser: Du kan indtaste op til tre e-mailadresser for hver kontaktperson (klik på trekanten og vælg E-mail 2 eller E-mail 3 for at indtaste en anden eller tredje adresse). I tekstboksen Vis som vises, viser Outlook, hvordan linjen med e-mail-meddelelser vil se ud, når du sender e-mail til en kontaktperson. Som standard viser Til linje kontaktens navn efterfulgt af hans eller hendes e-mail-adresse inden for parentes. Du kan dog indtaste det, du ønsker i tekstfeltet Vis som, og hvis du indtaster noget andet, kan du skelne mellem e-mail-adresser, indtaste noget andet. For eksempel skal du indtaste Lydia - Personlig, så du kan fortælle, hvornår du sender e-mail til Lydias personlige adresse i modsætning til hendes forretningsadresse.
Billeder: Hvis du vil sætte et digitalt billede på en kontaktformular, skal du klikke på knappen Tilføj kontaktfoto og i dialogboksen Tilføj kontaktbillede vælge et billede og klikke på OK-knappen.

Sørg for at skrive et par ord på fanen Generelt for at beskrive hvordan og hvor du mødte kontakten. Når tiden kommer til at udrydde kontakter i mappen Kontakter, kan læsning af beskrivelserne hjælpe dig med at afgøre, hvem der bliver slukket og hvem der ikke gør det.

Når du er færdig med at indtaste oplysninger, skal du klikke på knappen Gem og Luk. Hvis du har travlt med at indtaste kontaktoplysninger, skal du klikke på knappen Gem og Ny. Hvis du gør det, åbnes en tom formular, så du kan optage oplysninger om en anden kontaktperson.

Her er en hurtig måde at indtaste kontaktoplysninger til en person, der har sendt dig en e-mail-besked: Åbn beskeden, højreklik på afsenderens navn på Til-linjen og vælg Tilføj til Outlook-kontakter på genvejsmenuen. Du ser kontaktformularen. Indtast flere oplysninger om afsenderen, hvis du kan, og klik på knappen Gem og Luk.

Importer e-mail og adresser fra et andet program

Antag at du har brugt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer til at håndtere dine e-mail- og kontaktadresser, men nu er du blevet en konverter til Outlook. Hvad gør du med e-mail-beskederne og navne og adresser i det andet program? Du kan ikke lade dem sidde der. Du kan importere dem til Outlook og hente hvor du slap af.

Hvis du vil importere e-mail og kontaktadresser fra et andet program, skal du starte med at vælge Filer -> Import og eksport. Du får vist guiden Import og eksport. Hvad du gør næste afhænger af, hvor du nu gør din e-mail og adressesporing:

Outlook Express: Vælg Importer Internet Mail og Adresser, og klik på Næste-knappen. Vælg Outlook Express i dialogboksen Outlook Importer, vælg afkrydsningsfelter for at bestemme, hvad der skal eksporteres (Mail, Adresser og / eller Regler), og klik på knappen Næste igen.I den næste dialogboks skal du vælge muligheder for at bestemme, hvad du skal gøre med duplikatposter. klik derefter på knappen Udfør.
Eudora: Vælg Importer Internet Mail og Adresser, og klik på knappen Næste. I dialogboksen Outlook Importværktøj vælges Eudora, vælg valgmuligheder for at bestemme, hvad der skal gøres for de samme poster, og klik på knappen Næste igen. I dialogboksen Browser for mappe skal du vælge den fil, hvor Eudora-dataene gemmes, og klik på OK-knappen.
Lotus Organizer: Vælg Import fra et andet program eller en fil, klik på knappen Næste, vælg en Lotus Organizer-version (4. x eller 5. x), og klik på knappen Næste igen. Når du klikker på knappen Næste, mens du fortsætter, bliver du spurgt, hvordan du håndterer dubletter, for at finde Lotus Organizer-datafilen, og for at vælge en Outlook-mappe, der skal indsætte dataene.

Nogle import- og eksportfiltre er ikke installeret automatisk af Outlook. Outlook kan bede dig om at indsætte Office-cd'en, så det kan installere et filter.