Planlæg dit nye QuickBooks 2012-system - dummies

Hvis du forstår et par store billedpunkter - hvad regnskab gør og hvad regnskabssystemer gør - lige fra starten vil du opdage, at QuickBooks 2012 Setup-processen giver en hel del mere mening.

Hvilket regnskab gør

Tænk over, hvad regnskab gør. Folk kan argumentere om de små detaljer, men de fleste vil være enige om, at regnskaber gør følgende fire vigtige ting:

• Måler overskud og tab

• Rapporter om en virksomheds finansielle situation (dets aktiver, passiver og nettoværdi)

• Giver detaljerede regnskaber over aktiver, passiver og ejerandelskonti

• Leverer finansielle oplysninger til interessenter, især for ledelsen

Hvilke regnskabssystemer gør

Tag nu et kort kig på, hvad regnskabssystemer - eller i hvert fald ved hvilke små forretningssystemer - typisk gør:

• Udarbejd regnskab, herunder resultatopgørelser, balancer og andre regnskabsrapporter.

• Generer forretningsskemaer, herunder checks, lønsedler, fakturaer, kundeopgørelser og så videre.

• Behold detaljerede oversigter over nøglekonti, herunder kontanter, kundefordringer (beløb, som kunder skylder et firma), Konti betales (beløb, som en virksomhed skylder sine leverandører), vareartikler, anlægsaktiver mv.

• Udfør specialiserede informationsstyringsfunktioner. For eksempel i udgiverbranchen betaler bogudgivere ofte forfattere royalties. Så royalty regnskab er en opgave, som bogforlag regnskabssystemer typisk skal gøre.

Hvad QuickBooks 2012 gør

Okay, efter at du har forstået, hvad regnskab gør og hvad regnskabssystemer typisk gør, kan du se med nogle perspektiver, hvad QuickBooks gør:

• Producerer regnskaber

• Genererer mange almindelige forretningsformer, herunder konti, lønsedler, kundefakturaer, kundeopgørelser, kreditnotaer og købsordrer.

• Indeholder detaljerede oversigter over et håndfuldt nøglekonto: kontanter, tilgodehavender, gældsforpligtelser og opgørelse i simple indstillinger.

QuickBooks gør tre af de fire ting, som du ville forvente et regnskabssystem at gøre. QuickBooks leverer ikke specialiserede regnskabsmaterialer. For eksempel gør QuickBooks ikke royaltyregnskaber.

Hvad QuickBooks 2012 ikke gør

Så QuickBooks gør tre af de fire ting, som regnskabssystemer gør, men det gør ikke alt. QuickBooks er ofte en ufuldstændig regnskabsløsning. Vær derfor forsigtig med at indstille dine forventninger. Du skal også typisk finde ud af løsninger til nogle af dine særlige regnskabskrav.

QuickBooks giver brugere og virksomheder stor fleksibilitet. Så tilbage til det foregående eksempel kan en bogudgiver gøre meget af hvad det skal gøre for royaltyregnskab i QuickBooks. Dette royalty regnskabsarbejde kræver blot en vis mængde fiddling, da virksomheden er ved at oprette QuickBooks.

Men QuickBooks (eller i det mindste de mest populære versioner af QuickBooks) lider af et par betydelige svagheder:

• QuickBooks Pro leverer ikke en god måde at håndtere fremstilling af lager. QuickBooks Premier og QuickBooks Enterprise Solutions understøtter dog simpel fremstillingsregnskab. (Disse versioner af QuickBooks hjælper dig med at redegøre for processen med at omdanne råvarer til færdige varer.)

• Kun QuickBooks Enterprise Solutions håndterer situationen for lagerbeholdning på flere steder. Med andre ord viser QuickBooks Pro og QuickBooks Premier simpelthen for eksempel, at du har 3, 000 widgets. Det giver dig ikke mulighed for at holde øje med, at du har 1.000 widgets på lageret, 500 widgets i butik A og 1, 500 widgets i butik B.

På trods af at QuickBooks kan være en ufuldstændig løsning og muligvis ikke håndterer beholdningen som du vil eller har brug for, er QuickBooks stadig en meget god løsning. Hvad QuickBooks gør, det gør det meget godt. Overvej det faktum, at QuickBooks vil være rundt i lang, lang tid.

Det er langt mere sandsynligt, at et regnskabsmæssigt softwareprodukt med 600 brugere vil blive afbrudt i stedet for et produkt som QuickBooks, som har 4.000.000 kunder.