QuickBooks 2012 Kondensefil Funktion - dummies

QuickBooks 2015 Condense-funktionen gør et par ting. Først opretter den en arkivkopi af datafilen, og den behandler den datafil, så den bliver mindre. se nedenstående forklaring:

• Kommandoen QuickBooks Condense opretter en permanent kopi af QuickBooks-datafilen. (Dette kaldes en arkivkopi af filen.) En arkivkopi af firmafilen beløber sig til et øjebliksbillede af virksomhedsfilen som det eksisterer på et bestemt tidspunkt.

  Hvis nogen senere har et spørgsmål - måske din revisor eller en føderal eller statsrevisor - kan du Brug arkivkopien af ​​datafilen til at vise, hvad firmafilen lignede på et bestemt tidspunkt.

• Filen Condense-processen gør datafilen mindre ved at opsummere mange gamle lukkede detaljerede transaktioner ved hjælp af store monsterjournaler. < Fordi denne kondensering og arkivering kan være lidt forvirrende, her er et hurtigt sammendrag af exa ctly hvad sker der, når du kondenserer QuickBooks firmafilen. Her er hvad QuickBooks typisk gør under processen:

Gemmer en arkivkopi af dine virksomhedsfiler

• : Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, gemmer QuickBooks en arkivkopi af filen. Fjerner gamle lukkede transaktioner

• : Som en del af Condense-processen giver QuickBooks dig mulighed for at fjerne gamle, lukkede transaktioner fra den aktuelle arbejdsversion af QuickBooks-firmaets fil. Husk at arkivering opretter en arkivkopi af QuickBooks firmafilen. Du har dog stadig den aktive version af QuickBooks firmafilen. Det er denne aktuelle, fungerende version af QuickBooks firmafilen, der bliver ryddet op, eller kondenseret ved fjernelse af gamle, lukkede transaktioner.

  Lukket

  transaktioner er transaktioner, som QuickBooks ikke længere behøver at spore i detaljer. For eksempel er en gammel kundefaktura - efter at den er betalt - en lukket transaktion. En gammel check skrevet til en sælger - efter at den er ryddet banken - er en lukket transaktion. Opsummerer gamle, lukkede transaktioner

• : Fordi de gamle, lukkede transaktioner fjernes fra QuickBooks-datafilen, opretter der typisk sammenfattende månedlige journalposter for de gamle, lukkede transaktioner og placerer disse sammendragstransaktioner i den aktuelle arbejdsversion i QuickBooks datafilen. Disse sammenfattende månedlige journalposter giver dig mulighed for at fortsætte med at udarbejde månedlige årsregnskaber. Selvom arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaktioner fra f.eks. Januar 2010, kan du stadig producere månedlige årsregnskaber for januar 2010 i 2013.For at udarbejde månedlige årsregnskaber for januar 2010 bruger QuickBooks de sammenfattende månedlige journalposter.

  Rydder revisionssporet:

• En næsten skjult effekt af oprydning af QuickBooks-datafiler vedrører revisionssporet. Hvis du rydder op en virksomhedsfil og angiver, at virksomhedsfilen skal være kondenseret, rydder QuickBooks revisionssporet før "fjernet lukkede transaktioner på eller før" -datoen. Med andre ord, for den periode, hvor QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaktioner, fjerner den også revisionssporet af disse transaktioner.

  Processen

Kondensfil betyder typisk at oprette en kopi af QuickBooks-datafilen, som du gemmer og gemmer som helst, og opretter en nedskaleret version af arbejdsfilen. Kommandoen, som du bruger til at kondensere firmaets QuickBooks-fil, tillader dig også at oprette næsten tomme firmafiler. De fleste mennesker behøver aldrig at bruge denne indstilling. der er kun én kategori af QuickBooks-brugere, der måske vil oprette næsten tomme firmafiler. CPA'er og konsulenter (som ønsker at genbruge en virksomhedsfil til en anden forretningsenhed eller klient), vil muligvis bruge denne kommando til at oprette virksomhedens datafiler, der allerede har mange af listerne.