Timing eller registrering af individuelle aktiviteter er en af to metoder, som QuickBooks 2012 leverer til sporing af den tid, der bliver faktureret på en faktura som en vare. Hvis du vil optage serviceaktiviteter, når de opstår, skal du vælge kommandoen Kunder → Indtast tid → Tid / Indtast en enkelt aktivitet.
QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity.
Til tid eller optag en enkelt aktivitet, optag aktivitetsdatoen i feltet Dato. Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten. I kunden: Jobboks skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.
Vælg det relevante serviceelement fra rullelisten Servicemateriale og det relevante lønelement fra rullemenuen Lønliste. Hvis du sporer klasser, forudsigeligt, kan du også bruge rullemenuen Klasse til at klassificere aktiviteten.
Notatboksen skal bruges til at registrere en kort passende beskrivelse af tjenesten. Denne beskrivelse vises på fakturaen, så vær opmærksom på, hvad du skriver.
Når du har beskrevet eller leveret denne generelle information om tjenesten, har du to måder at registrere den tid, der bruges på tjenesten:
-
Manuel optagelsestid: Du kan manuelt registrere den tid, der bruges på en aktivitet ved hjælp af Varighed boks for at indtaste tiden. Hvis du f.eks. Brugte 10 minutter, skal du indtaste 0: 10 i boksen Varighed. Hvis du har brugt 3 timer og 40 minutter, skal du indtaste 3: 40 i boksen Varighed.
-
Har QuickBooks optaget tiden: Du kan også have QuickBooks registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Bare klik på knappen Start i feltet Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil standse timeren midlertidigt (mens du f.eks. Tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.
Når du beskriver den aktivitet, du udfører i vinduet Tid / Indtast en enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og Ny eller Gem og Luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.
Kontroller, at afkrydsningsfeltet Billable er valgt. Afkrydsningsfeltet Billable vises øverst til højre i vinduet Time / Enter Single Activity. Ved at vælge boksen Billable, fortæller du QuickBooks, at den skal beholde denne post over en fakturerbar aktivitet for senere optagelse på en faktura.
Du kan bruge knapperne Forrige og Næste, der vises øverst i vinduet Time / Enter Single Activity til at bladre frem og tilbage gennem dine optegnelser over aktivitets timing.Bemærk også, at stavningsknappen også er tilgængelig i vinduet Tid / Indtast Single Activity.
Du kan derfor klikke på stavningsknappen for at stave den noterbeskrivelse, du indtaster - hvilket er en god ide, fordi disse oplysninger senere vises på en faktura.
QuickBooks giver også dine medarbejdere mulighed for at indtaste deres tid direkte. Vælg kunderne → Indtast tid → Lad medarbejdere indtaste deres tid-kommando for at få oplysninger om, hvordan denne webservice fungerer.