Det meste af tiden er linjeposter, der vises på en faktura, elementer, som du beskriver i artikellisten og derefter kvantificerer direkte på fakturaen. Men i nogle servicevirksomheder kan du faktisk sælge mange enheder af samme vare. Hvis du vil optage serviceaktiviteter, når de opstår, skal du vælge kommandoen Kunder → Indtast tid → Tid / Indtast en enkelt aktivitet.
QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity.
Til tid eller optag en enkelt aktivitet, optag aktivitetsdatoen i feltet Dato. Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten. I kunden: Jobboks skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.
Vælg det relevante serviceelement fra rullelisten Servicemateriale, og (hvis du sporer en medarbejder) det relevante lønelement fra rullemenuen Lønliste. Hvis du sporer klasser, forudsigeligt, kan du også bruge rullemenuen Klasse til at klassificere aktiviteten.
Brug notatboksen til at optage en kort og passende beskrivelse af tjenesten. Denne beskrivelse vises i fakturaen, så vær opmærksom på, hvad du skriver.
Når du beskriver eller leverer denne generelle information om tjenesten, har du to måder at registrere den tid, der bruges på tjenesten:
-
Optagelsestid manuelt: Du kan manuelt registrere den tid, der bruges på en aktivitet, ved at bruge boksen Varighed til Indtast tiden. Hvis du f.eks. Brugte 10 minutter, skal du indtaste 0: 10 i boksen Varighed. Hvis du har brugt 3 timer og 40 minutter, skal du indtaste 3: 40 i boksen Varighed.
-
Har QuickBooks optaget tiden: Du kan også have QuickBooks registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Bare klik på knappen Start i feltet Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten. Hvis du vil sætte timeren i pause (mens du f.eks. Tager et telefonopkald), skal du klikke på knappen Pause.
Når du beskriver den aktivitet, du udfører i vinduet Tid / indtast singleaktivitet, skal du klikke på knappen Gem og Ny eller Gem og Luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.
Kontroller, at afkrydsningsfeltet Billable (i øverste højre hjørne af vinduet Time / Enter Single Activity) er valgt. Ved at vælge boksen Faktura, fortæller du QuickBooks, at den skal beholde denne post over en fakturerbar aktivitet til senere optagelse i en faktura.
Du kan bruge knapperne Forrige og Næste, som vises øverst i vinduet Time / Enter Single Activity, til at bladre frem og tilbage gennem dine optegnelser over aktivitets timing.Bemærk også, at der også er en stavningsknapp. Klik på stavningsknappen for at stave-check den noterbeskrivelse, du indtaster - hvilket er en god ide, fordi disse oplysninger vises senere i en faktura.
For at tilføje fakturabel tid og omkostninger til en faktura skal du oprette fakturaen på den sædvanlige måde. Når du har identificeret kunden (og hvis du har indtastet tid til kunden), og hvis du har sporet tid eller omkostninger for kunden, viser QuickBooks en meddelelsesboks, der spørger om du vil regne for noget tidspunkt eller omkostninger.
Hvis du angiver "ja", viser QuickBooks dialogboksen Vælg Billable Time and Costs.
Fanen Time i dialogboksen Vælg Billable Time and Costs viser hver af de gange, du har optaget for en kunde. For at tilføje disse tider til fakturaen skal du klikke på kolonnen Brug for tiden. (Kolonnen Brug er den øverste kolonne, der viser et afkrydsningsfelt.)
Eller, hvis du vil vælge alle gange, skal du klikke på knappen Vælg alle. Klik derefter på OK. QuickBooks tilføjer hver af disse fakturerbare tider til fakturaen som separate linjer. Følgende billede viser, hvordan fakturerbar tid information vises i vinduet Opret fakturaer.