Video: Microsoft OneNote 2019 - Full Tutorial for Beginners [+ General Overview] 2024
Versionsindstillingerne i SharePoint 2016 indeholder nogle af de mest efterspurgte indstillinger i enhver app. Versionsindstillinger dækker de fleste af valgene til dokumentstyring eller indholdshåndtering. Så dit nye dokument / content management mantra er godkendelse, versioning, og check ud. Du kan sige det i din søvn. Som standard er indstillingerne for godkendelse, versioner eller udgående krav ikke tændt på et holdsted.
Årsagen til versionsversion er som standard, at det tager meget plads i databasen. Hver gang en ny version oprettes, vokser databasen. Versioning er imidlertid vigtigt for ethvert rigtigt arbejde, så det anbefales, at du tænder for det.
Hvis du vil have disse muligheder aktiveret, når dine websteder er konfigureret, skal du overveje at bruge et forlag i stedet.
Før du vælger disse muligheder, skal du sørge for at kende virksomhedens forretningsprocesser. Hvis dokumenterne er grundigt godkendt og godkendt uden for SharePoint-processen, kan du muligvis ikke have eller have brug for godkendelsesindstillinger eller Check Out enforced. Hvis dine dokumenter er billeder, kan du eller måske ikke anvende versioning, hvis versionerne ikke betyder noget for dig, og du behøver ikke at vende tilbage til en ældre version.
Overvej at bruge flere dokumentbibliotek apps og anvende forskellige indstillinger baseret på behov. Hvis du f.eks. Har 100 dokumenter i en biblioteksapp og kun har brug for version og godkendelse på 5 af disse dokumenter, kan de måske placeres i en biblioteksapp med ekstra konfiguration.
Versioning kan være en af de mest misforståede funktioner i SharePoint-dokumentstyring. Versioning er en nyttig beskyttelsesmekanisme, fordi du kan vende tilbage til en tidligere version af dokumentet, hvis det er nødvendigt. Versioner i SharePoint er kopier af samme dokument med forskellige intervaller under redigering.
Du vil muligvis tilføje kolonnen Versioner til dine synspunkter, så brugerne hurtigt kan se versionen af dokumentet. Ellers slutter du med brugere, der tilføjer versionsoplysninger til dokumentets navn eller titel, som f.eks. Medarbejderhåndbog v1. 0, medarbejderhåndbog v2. 0, eller denne, Client_Proposal_Final_v3. 0_FINAL_KW-edited_RW-reviewed_FINAL-DO-IKKE-REVISE_02-06-2017_ROSEMARIE-UNDERSKREVET-OFF-FINAL_FINAL.
Følg disse trin for at anvende eller ændre Versioning-indstillinger:
- Klik på linket Versioneringsindstillinger på siden Biblioteksindstillinger eller Listeindstillinger.
Sektionerne på siden Versionsindstillinger indeholder indholds godkendelse, dokumentversionshistorik, udkast til varesikkerhed og krav om udtjekning (kun biblioteksapps).
- Næste skal du vælge, om du vil kræve godkendelse af indhold for indsendte varer. Du foretager dette valg ved at vælge Ja eller Nej-radioknappen på siden Versioner af versioner (adgang i trin 1).
Hvis du har valgt Ja som svar på Kræv indholdsgodkendelse for indsendte artikler?, kan personer med godkendelseselementer altid se udkastsposter.
Elementer, der endnu ikke er godkendt (hvilket betyder at de er udkast versioner), er ikke synlige for webstedets medlemmer eller besøgende. Du kan angive, hvem du vil se udkast i afsnittet Udkast til produktsikkerhed.
- I afsnittet Dokumentversionshistorik skal du vælge en radioknap for at angive, om du skal bruge No Versioning, Opret større versioner, Opret større og mindre versioner eller, (valgfrit) angive antallet versioner, der skal gemmes ved at indtaste et nummer.
Standardværdien for en liste eller bibliotek-app er ingen versioning. Du kan vælge større versioner (1. 0, 2. 0., 3. 0 osv.) Eller Major og mindre versioner (1. 0, 1. 2., 1. 3, 2. 0 osv.). Hvis du vælger en af de to sidste indstillinger, kan du angive en grænse for antallet af versioner af hver type ved at indtaste et tal på op til 10.000.
- Vælg hvem der kan se udkastsposter ved at vælge en Udkast til artikelsikkerhedsknappen i Udkast til punktsikkerhedsafsnit.
Dette afsnit er deaktiveret, medmindre du tillader mindre (draft) versioner eller kræver indholds godkendelse af dine dokumenter eller lister. Her er de tre muligheder for hvem der kan se udkastsposter - Enhver bruger, der kan læse genstande, kun brugere, der kan redigere elementer eller kun brugere, der kan godkende (og forfatteren).
- Bestem om, hvorvidt der kræves check ud for brugere, der redigerer dokumenter ved at vælge ja eller nej-knappen.
Selvom det nogle gange kan være en besvær med at tjekke ud, er en anden god sikkerhedsmekanisme, der sikrer, at de andre brugere ikke ser et dokument i mid-modifikation eller har flere brugere redigeret på samme tid (sidst gemte sejre).
Overvej at tilføje kolonnen Tjek ud til dine synspunkter, så brugerne hurtigt kan se, hvem der har tjekket et emne.
- Klik på OK eller Annuller.
Hvis du klikker på OK, anvendes dine Versioning-indstillinger. Gå prøve dem ud!
Når du ser dokumenter i en biblioteksapp, kan du klikke på ellipserne for at se en kontekstmenu. Denne menu gør det muligt for et dokumentets editor at tjekke / kontrollere dokumentet, godkende, afslutte en arbejdsgang og så videre. Da menuen er kontekstuel, vises godkendelse ikke i menuen, hvis godkendelse ikke er angivet i biblioteket eller listen. Hvis et dokument er tjekket ud, vises muligheden for at kassere udtjekning.
I de fleste tilfælde navigerer teammedlemmer til webstedet ved hjælp af en browser til at arbejde med listeapps. Men tænk på, hvordan dit team interagerer med dokumenter. De kan navigere til en app ved hjælp af browseren, men de kan også være linket fra et bogmærke eller åbne dokumentet direkte fra redigeringsprogrammet (f.eks. Word, Excel eller PowerPoint). Selvom de nuværende versioner af Office understøtter og interagerer med appindstillinger for SharePoint Library, kan brugerne muligvis ikke vide, hvor de skal finde disse kommandoer.
Undgå frustration ved at tage lidt tid til at gennemgå indstillingerne og mulighederne med dit team. Uddannelse på disse dokumenthåndteringsindstillinger er en af de første anbefalinger til SharePoint-samarbejde succes, især for hold med mange medlemmer eller bidragsydere.
