Video: EN CHILL DAG MED MIG⎢Oprydning og lækker mad 2024
Bestemmer, hvornår og hvordan du vil rydde op eller arkivere, er din QuickBooks firmafil for det meste en sag af sund fornuft. Din første overvejelse bør være, om du skal kondensere virksomhedsfilen overhovedet.
Hvis QuickBooks stadig kører med en rimelig hastighed, hvis du ikke finder dig selv skør på grund af mange ubrugte poster i lister, eller hvis datafilen ikke er vokset stort set (større end 100 MB eller deromkring), kan du behøver ikke at kondensere I mange tilfælde opnår du ingen fordel ved at rydde op. Og ved ikke at rydde op, har du stadig komplette, detaljerede regnskaber lige ved hånden.
Hvis du kører en oprydning, reduceres ikke nødvendigvis størrelsen af QuickBooks-datafilen. Hvis du virkelig skal have en mindre datafil, skal du først køre en oprydning og derefter gemme og gendanne en bærbar QuickBooks-datafil.
Her er et andet fornuftigt begreb om oprydning og arkivering af QuickBooks-firmaets filer: Du skal oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen. Faktisk skal du oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen i slutningen af året, efter at du eller din CPA har foretaget endelige justeringer af året.
Det er en god ide at oprette en arkivkopi af QuickBooks-datafilen, der bruges til at udarbejde din selvangivelse og eventuelle årsregnskaber, fordi du altid kan forklare noget nummer på et retur- eller finansieringsoversigt senere kigger på arkivkopien af datafilen.
Et af problemerne med at bruge QuickBooks er, at folk med vilje eller uforvarende kan ændre gamle transaktioner. Det betyder, at en person desværre kan ændre transaktioner i en QuickBooks-datafil i et tidligere år. Når denne ændring finder sted, kan en person, der ser på QuickBooks-datafilen senere, muligvis ikke forklare et nummer på et selvangivelse eller en finansieringsoversigt.
Hvis en person f.eks. Går tilbage og ændrer en transaktion i et foregående år, og denne transaktion bruges til at beregne de samlede indtægter for året, kan du ikke længere bruge QuickBooks-dataene til at forklare tal på din selvangivelse og dit årsregnskab for samlede indtægter.
Heldigvis ved at have en arkivkopi af QuickBooks-datafilen - QuickBooks-datafilen, der leverede tal til din selvangivelse og årsregnskabet - du kan altid se, hvilke QuickBooks-transaktioner der understøtter et bestemt afgiftsnummer eller finansieringsoversigt.
Hvis du stadig er forvirret om dette punkt - og det er lidt vanskeligt - spørg din skatterådgiver eller din CPA om problemet.Han kan forklare dig faren for at få en ændring i QuickBooks-data, der er blevet brugt til at udarbejde et afkast eller en finansieringsoversigt, efter at afkastet er udarbejdet, eller efter at disse regnskaber er blevet offentliggjort og distribueret.