Konvertere Word eller Excel-filer til PDF-dummier

Adobe Acrobat Creative Suite 5 indeholder værktøjer, der gør det nemt at konvertere Microsoft Word og Excel-filer til PDF. Når du installerer Acrobat på din computer, ser det efter Microsoft Office-programmer. Hvis Acrobat placerer Word, Excel, PowerPoint eller Outlook, installerer det et tilføjelsesprogram - PDF Maker - til disse programmer, der hjælper med at konvertere Microsoft Office-dokumenter til PDF med et enkelt klik.

Selv om Microsoft Word og Excel er udbredte standarder på mange virksomhedens computere, er de ikke altid det bedste valg til distribution af dokumenter.

Formatering af Microsoft Word-dokumenter og Excel-regneark ændres afhængigt af de skrifttyper, der er tilgængelige på brugerens computer eller endda den printer, som de udskriver, mens PDF-filer kan holde filen ser konsekvent på forskellige computertyper.

Derudover kan Microsoft Word og Excel-filer nemt redigeres, og brugere kan også kopiere og udtrække oplysninger fra disse filer med få begrænsninger, mens PDF-filer er vanskeligere at kopiere fra, og de kan sikres med robuste sikkerhedsindstillinger.

Konvertering af en Word- eller Excel-fil til en PDF-fil overvinder disse begrænsninger og er ret ligetil. Vælg mellem to metoder:

• Kontroller, at dokumentet, du ønsker at konvertere til en PDF-fil, er åbent, og klik derefter på knappen Opret PDF på hovedværktøjslinjen for at konvertere dokumentet.

• Med Office 2003 eller tidligere skal du vælge Adobe PDF → Konverter til Adobe PDF.

Uanset hvilken metode du vælger, skal du angive placeringen af ​​den PDF-fil, der er oprettet, og navngiv filen, medmindre du har ændret indstillingerne for PDF Maker.

I Office 2007 skal du klikke på knappen Indstillinger på fanen Acrobat eller med tidligere versioner af Office vælge Acrobat → Skift konverteringsindstillinger. I dialogboksen Adobe PDF Maker skal du fravælge indstillingen Spørg til PDF Filnavn, så PDF-filer genereres i et trin uden at indsætte PDF-filnavnet.

Du kan tilføje funktionalitet i de PDF-dokumenter, du opretter. Klik på fanen Foretrukne, hvis du arbejder i Office 2007, eller vælg Acrobat → Skift konverteringsindstillinger i tidligere versioner af Office. I dialogboksen, der vises, skal du gennemgå følgende indstillinger:

• Vedhæft kildefil : Årsager, at det originale Office-dokument bliver integreret i PDF-filen som en vedhæftet fil. Når PDF-filen distribueres, er den oprindelige kildefil inkluderet i PDF-filen.

• Opret bogmærker : Tilføjer interaktive bogmærker, der gør det nemt at navigere PDF-filen.Bogmærker er tilføjet baseret på Microsoft Word-stilarter, såsom tekst, der er stylet som overskrift 1. Bogmærkerne vises i bogmærkepanelet, når du læser PDF'en.

• Tilføj Links : Omdanner automatisk Word-links, som f.eks. Webadresser, til PDF-links, som du kan bruge, når du ser filen i Acrobat eller Adobe Reader. Klik på fanen Ord i dialogboksen PDF Maker-indstillinger for at få adgang til yderligere linkindstillinger, der kan indbygges i PDF-filer, der er oprettet fra Word.