Oprettelse af fakturaer i QuickBooks Online - dummies

Dine medarbejdere kan arbejde direkte for dig om aktiviteter, der er nødvendige for at drive din virksomhed (som forbereder kunde fakturaer eller indtastning af regnskabsoplysninger i QuickBooks Online), og de kan også udføre arbejde direkte relateret til dine kunder. I sidstnævnte tilfælde vil du måske spore tid, medarbejderne bruger på klientrelaterede projekter og derefter regning dine kunder til medarbejdernes tid.

For at spore tid bruger du enten vinduet Tidaktivitet eller vinduet Ugentlige tidsplan Uanset hvilket vindue du bruger, sporer QBO den indtastede tid, og når du udarbejder en faktura for en klient, for hvilken tiden blev optaget, beder QBO dig om at tilføje tid til fakturaen.

Du lærer at indtaste tid ved hjælp af både vinduet Tid Aktivitet og vinduet Ugentlige Timesheet, og du kan se, hvordan QBO beder dig om at inkludere den fakturerbare tid på en kundes faktura. Bemærk, at en tidspost, som du kan fakturere tilbage til en kunde kaldes, klogt, fakturerbar tid.

Indtast en enkeltaktivitet

Åbn vinduet Tidaktivitet ved hjælp af menuen Create plus (+) i toppen af ​​QBO. Følg disse trin:

1. Klik på knappen Opret plus (+) for at åbne menuen Opret.
2. Klik på Single Time Activity i kolonnen Medarbejdere.

   QBO viser vinduet Time Activity.

3. Vælg den medarbejder eller sælger, der udførte arbejdet, på listen Navn.
4. Indtast datoen, hvor arbejdet blev udført.
5. Vælg kunden for hvem arbejdet blev udført i kundelisten.
6. Vælg den service, der blev udført, i servicelisten.
7. Angiv en afkrydsningsfelt i boksen Faktura, som ændrer til billet-billetboksen, og leverer en timesats.
8. Hvis det udførte arbejde er skattepligtigt, skal du sætte en check i afgiftsfeltet.
9. Indtast det tidsrum, der bruges i denne aktivitet, i feltet Tid.

   Du kan indtaste start- og sluttider, herunder eventuelle brudtid, ved at markere feltet Start start og slut tid. QBO beregner den brugte tid og viser den under beskrivelsesboksen.

10. Indtast en beskrivelse af det arbejde, der vises som standard på en faktura.

    Du kan ændre beskrivelsen efter at have tilføjet tidspunktet til fakturaen.

11. Klik på Gem for at gemme posten eller Gem og Ny for at indtaste en anden aktivitet.

    Hvis du klikker på pilen ved siden af ​​Gem og Ny, kan du vælge Gem og Luk.

Tidsaktivitetsvinduet.

Brug af et tidsskema til optagelsestid

Hvis du foretrækker at indtaste tid i et gitterformat, der viser dage og datoer for en uge, er ugentlige tidsplan for dig.Følg disse trin for at indtaste tid ved hjælp af dette vindue:

1. Klik på knappen Opret - plustegnet (+) - for at åbne menuen Opret.
2. I kolonnen Medarbejdere skal du klikke på Ugentlige tidsplan.
3. Vælg navnet på den person, hvis tid du optager.
4. Vælg den uge, du vil optage tid på.
5. I afsnittet Detaljer skal du vælge et kundenavn, en servicevare og eventuelt angive en beskrivelse.
6. For at regne tiden tilbage til en kunde, skal du markere afkrydsningsfeltet Billable og angive en hastighed for at oplade klokken.
7. Udfyld den ønskede tid på den relevante dag.
8. Klik på Gem, Gem og Ny, eller klik på pilen ved siden af ​​Gem og nyt, og vælg Gem og Luk.

Ugentlige tidsskema.

Tilføjelse af en fakturerbar udgift til en faktura

Du kan tilføje fakturerbare tidsposter til en faktura på to måder. Hvis du f.eks. Ser en kundes side, viser QBO en liste over udestående transaktioner. I kolonnen Handling af en eventuel fakturabel tidspost viser QBO en Startfaktura-knap, som du kan klikke for at starte en faktura til kunden og inkludere den fakturerbare udgift på fakturaen. For at se en kundes side skal du klikke på Kunde i navigationslinjen og derefter klikke på en kundes navn.

Men du behøver ikke at lede efter fakturerbare tidsposter. QBO beder dig om at føje dem til enhver faktura, du opretter for en kunde, for hvem der kan findes fakturerbare tidsposter. Start en faktura (fra menuen Opret - plustegnet - klik på Faktura) og vælg en kunde. Hvis kunden har fakturable tidsposter, vises de i ruden på højre side af skærmen.

Klik på knappen Tilføj i hver fakturabel tidspost, som du vil tilføje til fakturaen. Eller for at tilføje alle poster skal du klikke på knappen Tilføj alt øverst i ruden til højre. QBO indtaster hver fakturabel tidsposts oplysninger på en linje på fakturaen, udfyldning af tjenesten, beskrivelse, mængde, sats og samlet beløb. Du kan redigere alle oplysninger på linjen efter behov. Udfyld resten af ​​fakturaen, som du ville have en anden faktura, og tilføj andre linjer, der måske ikke vedrører tidsposter.

Glem ikke at du kan tilføje en subtotal for tidsposter, hvis du vælger.