Video: Ariël: Vi skal skabe et helvede i PARKEN 2024
QuickBooks Pro og QuickBooks Premier har en funktion, der er meget interessant for virksomheder, der gør job eller projekter til deres kunder: entreprenører, konsulenter, ingeniører, arkitekter osv. QuickBooks Pro og QuickBooks Premier (i modsætning til det almindelige Basic QuickBooks-program) har mulighed for at lave enkle projekt- eller jobomkostninger. Denne evne betyder, at din virksomhed kan oprette projekt- eller joboverslag, spore omkostninger ved projekt eller job og fakturere fakturaer ved projekt eller job.
I QuickBooks Pro begynder jobkostning med et estimat. Et skøn er blot en liste over de anslåede omkostninger, du vil pådrage sig for noget arbejde, du vil udføre for en kunde.
Hvis du antager, at du allerede har oprettet et job og har fortalt QuickBooks, bruger du skøn, her er de trin, du følger for at oprette et estimat:
1. Få formularen.
Vælg kunder -> Opret overslag. QuickBooks åbner en Create Estimates-formular, som har en uhyggelig lighed med formularen Opret fakturaer, som du har set, hvis du har arbejdet med QuickBooks overhovedet.
2. Begynd at udfylde emnerne.
Vælg den relevante kunde: Job fra rullelisten øverst i formularen. QuickBooks Pro udfylder automatisk så meget information som muligt - normalt i det mindste navn / adresse boksen - på formularen.
Hvis du har konfigureret QuickBooks Pro til at spore klasser, vises den relevante rulleliste i øverste center af formularen. Gå videre og brug boksen, hvis det er relevant.
Du er velkommen til at ændre standardindstillingerne - Dato og Estimate #, for eksempel.
3. Tilføj linjeposter - detaljer, detaljer, detaljer.
Du udfylder detaljerne i et vindue Opret overslag på samme måde som du udfylder detaljerne i et vindue Opret fakturaer.
Hver linjepost, som du vil medtage på dit joboverslag, skal beskrives i artikellisten. Bemærk, at fordi du ofte sælger arbejde til kunder og kunder, der delvis bruger et estimat, vil du typisk medtage fulde beskrivelser af varerne. (Nogle entreprenører bruger for eksempel ofte flere rækker af beskrivende tekst for fuldt ud at forklare hvert element, der viser på estimatet.)
4. Tilføj eventuelle valgfrie oplysninger.
Hvis du vil, skal du bruge en af de andre kasser, der er tilgængelige i vinduet Opret overslag, til at indsamle og gemme yderligere oplysninger. For eksempel kan du, ligesom med vinduet Opret fakturaer, klikke på rullemenuen Kundemeddelelse og skrive en venlig besked, eller du kan bruge en fra rullelisten.
Du kan også bruge memo-feltet til at skrive en note til dig selv om jobbet, hvis du vil. Eller måske nogle noter til manuskriptet, som du har tænkt på at pitche til studios. Uanset hvad du har lyst til.
Hvis du vil medtage andre elementer i vinduet Opret overslag, kan du tilpasse det pågældende vindue. Vælg Tilpas i rullemenuen Skabelon i øverste højre hjørne af vinduet Opret overslag. QuickBooks giver dig en liste over dine estimatformer. Vælg den, du vil redigere. (Du kan kun have et skøn på listen, hvis du aldrig har oprettet en ny.) Klik på knappen Ny eller Rediger. Hvis du klikker på Ny, viser QuickBooks dialogboksen Tilpas overslag.
Inden du udskriver dette skøn, skal du huske, at vinduet Opret overslag ikke er de samme oplysninger, der vises på det skriftlige skøn. For at se, hvordan den udskrevne version ser ud, skal du klikke på pil ned ved siden af knappen Udskriv i vinduet Opret overslag og vælge Forhåndsvis fra rullemenuen. Resultatet er et billede på fuld side, krympet til at passe på skærmen.
Hvis du ikke har gemt dit skøn endnu, skal du gå videre og klikke enten på Gem og Ny eller Gem og Luk.
For at undersøge estimatet (eller enhver formular på QuickBooks-formularen) nærmere, skal du enten klikke på knappen Zoom ind i toppen af skærmbilledet Print Preview eller flytte musemarkøren hen over billedet. Når markøren ligner et forstørrelsesglas med et plustegn i det, skal du klikke på venstre museknap. Fordi du kun kan se en del af forhåndsvisningen ad gangen på denne måde, skal du bruge rullefelterne nederst og til højre for vinduerne til at flytte rundt til de forskellige områder.
Bemærk, at forstørrelsesglasset nu har et minustegn i det, og zoom in-knappen skifter til Zoom ud. Hvis du gennemfører mere end et skøn, kan du bruge knapperne Forrige side og Næste side på skærmbilledet Print Preview til at se andre estimater. Når du er færdig, klik på Luk knappen.
Når du kommer tilbage til vinduet Opret overslag, skal du klikke på knappen Udskriv; QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klik på Udskriv for at udskrive estimatet uden yderligere ado.
Hvis du ikke har brugt QuickBooks til at udskrive estimater før, kan du først oprette printeren til denne opgave. Det gør du ved at vælge Filer -> Printeropsætning og vælge Estimate i rullelisten Formularnavn. Angiv derefter de printerindstillinger, du vil have til udskrivningsoverslag. (Denne proces fungerer på samme måde som den til udskrivning af andre former, fx fakturaer.) Klik på OK, når du er færdig. Dialogboksen Print One Estimate, som QuickBooks viser, når du har klikket på Udskriv i vinduet Opret overslag, fungerer også på samme måde som dialogboksen Print One Invoice gør.
