Video: Visma Business demo - Opret indkøbsordre - www.iAdvice.dk 2024
En købsordre tjener et simpelt formål: Det fortæller nogle leverandører, at du vil købe noget element. Faktisk er en købsordre en købsaftale.
Mange små virksomheder bruger ikke købsordrer. Men når de vokser til en vis størrelse, beslutter mange virksomheder at bruge dem, fordi indkøbsordrer bliver permanente poster af varer, som du har bestilt. Desuden formaliserer indkøbsordrer ofte indkøbsprocessen i et firma. For eksempel kan du beslutte at ingen i din virksomhed kan købe noget, der koster mere end $ 100, medmindre de får en købsordre. Hvis du kun kan udstede indkøbsordrer, har du effektivt kontrolleret indkøbsaktiviteter gennem denne procedure.
Følg disse trin for at bruge QuickBooks til at oprette indkøbsordrer:
1. Fortæl QuickBooks, at du vil oprette en købsordre ved at vælge Leverandører -> Opret indkøbsordrer.
QuickBooks viser vinduet Opret indkøbsordrer.
Bemærk, at hvis menuen Leverandører ikke leverer en kommando for købsordrer, ved QuickBooks ikke, at du vil oprette indkøbsordrer.
2. Brug rullemenuen Leverandør menu til at identificere sælgeren fra hvem du vil købe varen.
Listen over leverandører indeholder en liste over hver af sælgerne i din leverandørliste.
3. (Valgfrit) Klassificer købet ved hjælp af rullemenuen Klasse.
4. (Valgfrit) Angiv et andet skib til adresse i rullelisten Skift til.
Listen over skib til liste viser en liste over alle dine kunder, leverandører og medarbejdere. Du vælger skibet til adresse ved at vælge et af disse andre navne. Når du har valgt en post fra listen Til skib til, fylder QuickBooks feltet Send til adresse med de relevante oplysninger.
Vinduet Opret indkøbsordrer leverer nogle standard og forhåbentlig velkendte knapper og bokse: Forrige, Næste, Udskriv, Find, Stave, Historie og Skabelon.
5. Bekræft købsdato.
I første omgang sætter QuickBooks den aktuelle systemdato i feltet Date. Du skal dog bekræfte, at den dato, QuickBooks indtaster som købsdato, er korrekt. Dette er kontraktdatoen. Ofte fastsætter datoen kontraktmæssige vilkår - som det antal dage, som varen skal sendes indenfor.
6. Bekræft købsordrenummeret.
Indkøbsordrenummeret eller P.O.-nummeret identificerer entydigt indkøbsordren. QuickBooks sekventielt tæller indkøbsordrer til dig og placerer det næste nummer i P.O. nr. Boks. Gættet at QuickBooks gør om det rigtige købsordrenummer er normalt korrekt, men hvis det ikke er korrekt, indtast erstatningsnummeret.
7. Bekræft sælgeren og send til information.
Leverandørblokken og skibet til blokke identificerer sælgeren fra hvem du køber varen og skibet til adressen, som du vil have sælgeren til at sende forsendelsen til. Disse oplysninger skal være korrekte, hvis din leverandørliste er ajourført, og du har korrekt anvendt rullelisten Ship to To, hvis det er nødvendigt, identificere en alternativ Ship To-adresse. Bekræft dog, at oplysningerne i disse to adresseblokke er korrekte. Hvis oplysningerne ikke er korrekte, retter du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokinformation ved at vælge de forkerte oplysninger og derefter genindtaste det, der skal vises.
8. Beskriv hvert element, du vil bestille.
Du bruger kolonnerne i vinduet Opret indkøbsordrer til detaljeret at beskrive hvert element, som du vil bestille som en del af købet. Hver vare går på sin egen række. For at beskrive et emne, du vil købe fra sælgeren, giver du følgende oplysninger:
• Element: Med kolonnen Item kan du optage det unikke varenummer for det emne, du vil have købe. Husk at elementer skal indtastes eller beskrives i varelisten. Det vigtigste, du skal vide om varelisten, er, at alt hvad du vil vise på fakturaen - eller for den sags skyld i en købsordre - skal beskrives i varefilen.
• Beskrivelse: Kolonnen Beskrivelse viser beskrivelsen for det element, du vælger. Du kan også redigere feltet Beskrivelse, så det giver mening for kunder eller leverandører.
• Antal: Antal kolonner giver dig mulighed for at identificere mængden af det ønskede emne. Du indtaster naturligvis antallet af varer, du ønsker i dette felt.
• Rate: Med kolonnen Prisliste kan du angive prisen pr. Enhed eller sats pr. Enhed for varen. Bemærk, at QuickBooks bruger forskellige etiketter til denne kolonne afhængigt af den type virksomhed, du har oprettet.
• Kunde: Kunde-kolonnen giver dig mulighed for at identificere den kunde, for hvem varen bliver købt.
• Beløb: Amount-kolonnen viser det samlede beløb, der bruges til varen. QuickBooks beregner beløbet for dig ved at gange mængden efter pris (eller pris). Du kan også redigere kolonnens størrelse. I dette tilfælde justerer QuickBooks hastigheden (eller prisen), så mængden af timesats altid svarer til mængden.
Du skal indtaste en beskrivelse af hvert element, der skal inkluderes i indkøbsordren. Dette betyder for eksempel, at hvis du ønsker at bestille seks genstande fra en leverandør, skal din købsordre indeholde seks linjer med information.
9. Udskriv indkøbsordren.
Du vil gerne udskrive indkøbsordren. Formålet med at registrere en købsordre i QuickBooks er at oprette en formel registrering af et køb. Du vil næsten altid ønske at overføre denne købsordre til sælgeren.Indkøbsordren fortæller sælgeren præcis, hvad du vil købe og den pris, du er villig til at betale. For at udskrive indkøbsordren, kan du klikke på knappen Udskriv. Du kan også udskrive indkøbsordrer senere i en batch; For at gøre det skal du gemme alle de indkøbsordrer, du vil oprette, og vælg derefter kommandoen Filer -> Udskriv formularer -> Indkøbsordrer.
10. Gem indkøbsordren.
For at gemme din indkøbsordre, skal du enten klikke på Gem og Luk eller knappen Gem og Ny. Hvis du klikker på knappen Gem & Ny, gemmer QuickBooks den pågældende købsordre og viser en tom version af vinduet Opret indkøbsordrer, så du kan optage en anden købsordre.
