Dokument Retention i QuickBooks - dummies

Hvor længe skal du holde gamle rapporter, kopier af fakturaer og andre oplysninger om regnskabsoplysninger? Desværre er der ikke et one-size-fits-all svar på disse spørgsmål. Men her er nogle ting at tænke over:

• Overvej, om den anden part i en transaktion nogensinde vil have oplysningerne. Hvis du for eksempel chronisk argumenterer med en leverandør om, hvorvidt du har betalt noget regning, er det fornuftigt at holde fast i disse sælgerregninger og eventuelle oversigter over din betaling, så længe argumentet kan fortsætte.

  Dette betyder, at ethvert papirarbejde, der dokumenterer leverandørregninger og betalinger, ikke nødvendigvis beholdes, hvis du ikke har et problem.

• Overvej skattekrav. Ved lov (mange mennesker forstår ikke dette), er det nødvendigt at have en virksomhed til at opretholde regnskaber med henblik på at rapportere sine overskud, tab, indtægter og fradrag til Internal Revenue Service. Det betyder, at alt , som du skal beregne din fortjeneste eller underbygge elementer i dine beregninger, skal opretholdes.

  Der findes dog en lovbestemmelse om begrænsninger, der typisk løber tre år fra datoen for sidste indgivelse af afkastet. Det betyder, at du i de fleste tilfælde ikke behøver at holde papirarbejde, der er ældre end tre år forbi det afkast, den vedrører. Med andre ord, hvis du har data fra år 2009, og du indgav 2009-afkastet den 15. marts 2010 inden den 16. marts 2013, bør du ikke (i de fleste tilfælde) behage alt det gamle papirarbejde.

  Begrænsningsloven bestemmer, at du skal kunne kassere de gamle ting. Et forsigtighedsord er i orden, fordi der findes en håndfuld undtagelser i denne treårige lovbestemmelse:

  • Hvis du har været virkelig sjusket og ved din sløvhed udeladt en bruttoindkomst på over 25 procent af, hvad din Retur viser, loven om begrænsninger er lig med seks år.

  • Hvis der ikke indgives nogen tilbagevenden eller der er indgivet en svigagtig ret, er der ingen lovbestemmelser om begrænsninger.

  • Stater uden indkomstskat (som Washington-staten) bruger et andet sæt regler og kan bruge en længere lovbestemmelse. Washington State, for eksempel, siger loven om begrænsninger løber fire år, ikke tre.

• Overvej de gamle optegnelser, som du måske har brug for i fremtiden for at beregne en vare til din selvangivelse. Disse poster beholdes. Hvis du for eksempel købte en fabrik for 30 år siden, skal du beholde disse købsoptegnelser indtil 3 (eller 6) år efter du har solgt fabrikken.

• Overvej, at der i nogle industrier findes andre regler eller regler for dokumentation. Hvis du f.eks. Er læge, holder du dine gamle patientjournaler - og det kan omfatte patientregnskabsoplysninger - i længere tid end kun tre år. Disse andre dokumentretention regler varierer efter industri. Find ud af hvad reglerne gælder for din branche.

• Overvej risikoen for at holde fortrolige oplysninger for længe. Endelig, selv om du måske overvejer alle de foregående punkter og konkluderer, at du bør holde dine regnskaber i evighed, bemærk at denne tilgang også skaber risici. Jo mere finansiel dokumentation du arkiverer, desto lettere er det i nogle tilfælde, at disse oplysninger går tabt eller stjålet.

  Du vil f.eks. Ikke gerne have så mange års data, at du skal leje et lager i en dårlig del af byen for blot at gemme ting.

Sammenfattende, hvordan giver du mening om disse vage forslag? Kom op med et groft gæt om, hvor længe du tror, ​​du skal hænge på ting.

Hvis du ikke gør noget kriminelt eller bedragerisk eller sjusket, skal du kaste noget, der er over fem år gammelt. Segreger dokumenter, du kan smide ud i år i bokse. Mærk boksene med årstal. Mærk også boksene med en note som "Kassér i 2016" bare, så du ved, hvornår du kan smide de ting ud.

Du kan tænke dig at tænke to gange om blot at smide ud finansielle poster. Udsæt ikke dine personlige optegnelser eller selvfølgelig nogen klientoptegnelser: makulere dokumenterne først. Forresten leverer nogle store kontorsforsyningsbutikker i shredding tjenester til rimelige priser.