Oprettelse af regler i QuickBooks Online for at acceptere transaktioner - dummies

QuickBooks Online forsøger at lære dine vaner, når du gennemgår downloadede transaktioner; Du kan hjælpe processen med at etablere regler for QBO at følge. Når du opretter regler, fremskynder du gennemgangsprocessen, fordi du på forhånd fortæller QBO, hvordan du behandler visse typer transaktioner.

Sådan fungerer regler

Antag for eksempel at du køber gas til erhvervskøretøjer fra Shell-tankstationer, og du betaler altid med et kreditkort, du har tilknyttet en finansiel institution i QBO. Effektivt vil du kategorisere alle transaktioner hos Shell-stationer til din brændstofudgiftskonto.

Du kan manuelt tildele kategorien til en af ​​disse transaktioner og vente på QBO at "lære" din præference, eller du kan oprette en regel for QBO at følge. Når du opretter en regel, angiver du oplysninger som konti og typer af transaktioner (penge i eller penge ud), som reglen skal gælde for.

Du kan oprette en regel, der påvirker alle konti eller en regel, der påvirker bestemte konti.

Du identificerer derefter kriterier, som individuelle transaktioner skal møde, før QBO handler om transaktionerne. Endelig fastsætter du de oplysninger, som QBO skal tildele transaktioner, der opfylder kriterierne. Du kan f.eks. Angive en transaktionstype og en kategori.

De regler, du etablerer, kan fungere på to måder:

• QBO kan bruge din regel til at foreslå ændringer til downloadede transaktioner, som du derefter gennemgår og godkender. Eller
• Du kan vælge, at QBO automatisk anvender reglen til alle transaktioner, som den bestemmer, svarer til regelens betingelser og tilføjer disse transaktioner til QBO.

Når du bruger den første tilgang, identificerer QBO på fanen For anmeldelse på siden Bank og kreditkort transaktioner, som den finder og forventer at anvende en regel på. Du kan identificere disse transaktioner, fordi de i kolonnen Kategori eller Match viser et regelsymbol.

QBO bruger forskellige ikoner til at identificere transaktioner, der matches af regler, men som endnu ikke er tilføjet til din virksomhed, og transaktioner tilføjes automatisk efter regler.

Den anden tilgang kan virke risikabel, men det er det virkelig ikke. Selvom QBO automatisk anvender reglen, kan du stadig foretage ændringer i transaktioner, som QBO automatisk accepterer.

Oprettelse af en regel

Du opretter en eller anden type regel - den, der foreslår ændringer, og du skal gennemgå dem, og den der automatisk tilføjer transaktioner baseret på en regel - ved hjælp af de samme trin.Der er kun et trin, hvor du gør ting anderledes.

1. Vælg Transaktioner → Banking.

   Siden Bank og kreditkort vises.

2. På højre side af siden skal du klikke på pil ned ved siden af ​​opdateringsknappen og vælge Administrer regler.

   QBO viser Regelsiden.

3. Klik på knappen Ny regel i øverste højre hjørne af siden Regler.

   QBO viser dialogboksen Regel.

   

4. Tildel reglen et navn - en, der vil være meningsfuldt for dig.
5. Identificer, om reglen gælder for penge, der kommer ind i QBO eller penge, der flyder ud af QuickBooks, og vælg de konti, som du vil have reglen til at anvende.
6. Brug afsnittet "Når en transaktion mødes" for at indstille kriterier, som QBO skal bruge, når man undersøger downloadede transaktioner for at afgøre, om reglen skal anvendes på dem.

   Du kan indstille flere kriterier ved hjælp af knappen Tilføj linje, og du kan angive, at en transaktion skal opfylde alle eller nogle af kriterierne. Angivelse af "alle" er strengere, og QBO er mere selektiv om at anvende reglen.

   Den første liste i sektionen giver dig mulighed for at angive, om QBO skal sammenligne transaktionsbeskrivelsen, bankteksten eller transaktionen til en betingelse, du angiver. For de spørgende sind derude, refererer Beskrivelse (transaktionsbeskrivelsen) til teksten, der vises i kolonnen Beskrivelse på siden Bank og kreditkort. Banktekst-optionen henviser til bankens detaljerede beskrivelse af bankoverførsler; Du kan se Bank Detailbeskrivelsen, hvis du klikker på en downloadet transaktion. Banedetaljer beskrives nederst til venstre for de transaktioner, der redigeres.

7. I bunden af ​​dialogboksen Regel skal du angive de oplysninger, du vil have, QBO skal gælde for transaktioner, der opfylder regelens kriterier. Du kan vælge et eller flere af følgende:
   • Vælg transaktionstype QBO skal tildele transaktionen.
   • Vælg betalingsmodtager og en eller flere kategorier, der skal gælde for transaktioner, der opfylder reglernes betingelser.
   • Tilføj eventuelt et notat til hver transaktion, der opfylder reglens betingelser.
   • Marker afkrydsningsfeltet Tilføj automatisk til mine bøger, hvis du vil have, at QBO automatisk tilføjer transaktioner, der opfylder reglens betingelser for din virksomhed.

     Dette er det "forskellige" trin, end du finder i introduktionen til disse trin. Hvis du vælger denne boks, behøver du ikke godkende transaktioner, som QBO anvender denne regel på. Men du kan altid foretage ændringer i automatisk tilføjede transaktioner.

8. Klik på Gem.

Når du har oprettet en regel, kan du bruge kolonnen Handlinger på siden Regler til at kopiere den (så du ikke behøver at oprette lignende regler fra bunden) og slette regler, du ikke længere vil have. Og hvis du har brug for at redigere en regel, skal du klikke på knappen Rediger i kolonnen Handlinger for at genåbne dialogboksen Regel og foretage ændringer.

Revisorer, du kan hjælpe dine kunder og spare tid, hvis du eksporterer og importerer regler mellem QBO-virksomheder.