Excel 2013 AutoFilter-funktionen - dummies

Excel's AutoFilter-funktion gør det muligt at filtrere uønskede data i en dataliste lige så nemt som at klikke på knappen AutoFilter i den kolonne, hvor du vil filtrere dataene og derefter vælge de relevante filtreringskriterier fra rullemenuen på den kolonne.

Hvis du åbner et regneark med en dataliste, og du ikke finder AutoFilter-knapper, der er knyttet til hvert af feltnavnene øverst på listen, kan du blot vise dem ved at placere cellepegeren i en af ​​cellerne med feltnavne og derefter klikke på kommandoen Filter på fanens data-faneblad eller tryk på Ctrl + Shift + L eller Alt + AT.

Filterindstillingerne på en søjles AutoFilter-rullemenu afhænger af typen af ​​indtastninger i feltet. På rullemenuen i en kolonne, der kun indeholder datoindtastninger, indeholder menuen en datofiltre, som en undermenu af de faktiske filtre er vedhæftet.

På rullemenuen i en kolonne, der kun indeholder numeriske poster (udover datoer) eller en blanding af datoer med andre typer numeriske indtastninger, indeholder menuen en nummerfiltre. På rullemenuen i en kolonne, der kun indeholder tekstindtastninger eller en blanding af tekst, dato og andre numeriske poster, indeholder menuen en tekstfiltre.

Ud over valgmulighederne Datofiltre, Tekstfiltre eller Nummerfiltre (afhængigt af typen af ​​felt) indeholder rullemenuen AutoFilter for hvert felt i datalisten en listefelt med En komplet liste over alle poster lavet i den kolonne, hver med sin egen afkrydsningsfelt. På det mest grundlæggende niveau kan du filtrere datalisten ved at rydde afkrydsningsfeltet for alle de poster, hvis poster du ikke vil se i listen.

Denne form for grundfiltrering virker bedst inden for felter som By, Stat eller Land, som indeholder mange duplikater, så du kan se en delmængde af datalisten, der kun indeholder byer, stater, eller lande, du vil arbejde med på det tidspunkt.

Den nemmeste måde at udføre denne grundlæggende type filtrering på et felt er at først fjerne markeringen af ​​afkrydsningsfeltet foran (Vælg alle) indstillingen øverst i feltet listefelt for at rydde afkrydsningsfelterne og derefter vælge hver af afkrydsningsfelterne, der indeholder de poster for de poster, du vil have vist i den filtrerede dataliste.

Når du er færdig med at markere afkrydsningsfelterne for alle de poster, du vil beholde, skal du klikke på OK for at lukke rullemenuen AutoFilter.

Excel gemmer derefter rækker i datalisten for alle poster undtagen dem, der indeholder de indtastninger, du lige har valgt. Programmet lader dig også vide, hvilket felt eller felter der er blevet brugt i filtreringsoperationen ved at tilføje et keglefilterikon til kolonneens AutoFilter-knap.

For at gendanne alle poster til datalisten kan du fjerne filtreringen ved at klikke på kommandoen Slet i gruppen Sorter og filter på fanebladet Data i båndet eller ved at trykke på Alt + AC.

Når du laver denne grundlæggende slags listefiltrering, kan du vælge bestemte poster fra mere end et felt i denne liste. Her ønsker du kun de medarbejdere i virksomheden, der arbejder inden for Engineering og Information Services afdelinger i Chicago og Seattle kontorer.

For at gøre dette skal du kun vælge indstillingerne Engineering og Information Services i listefeltet på rullemenuen Dept-feltets AutoFilter-menu, og kun Chicago og Seattle-indtastningerne i listefeltet på lokaliseringsfeltets AutoFilter-rullemenu.

Som du kan se, efter at du har filtreret medarbejderdata-listen, så kun poster for medarbejdere i enten Engineering eller Information Services-afdelingen i enten Chicago-eller Seattle-kontorlokalerne er angivet, tilføjer Excel konusfilterikonet til AutoFilter-knapperne på både feltet Dept og Location i øverste række, hvilket indikerer, at listen filtreres ved hjælp af kriterier, der involverer begge felter.

Husk, at efter filtrering af datalisten på denne måde kan du derefter kopiere resterende poster, der udgør den ønskede delmængde af datalisten til et nyt område i det samme regneark eller til et nyt ark i projektmappen.

Du kan derefter sortere dataene (ved at tilføje AutoFilter-knapper med kommandoen Filter på fanen Data), kortlægge dataene, analysere dataene eller opsummere dataene i en pivottabel.