Håndtering Lønning med QuickBooks 2003 - dummies

Hvis du vil bruge QuickBooks til lønning, fordi du vil spare penge, er ikke bange for lidt papirarbejde eller måske vil den ekstra fleksibilitet, der følger med, gøre det selv, skal du tilmelde dig en af ​​QuickBooks-lønningstjenesterne: Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

For at tilmelde dig service, gør dig klar til at hoppe på internettet. Følg disse trin:

1. Vælg kommandoen Medarbejdere -> Opsætning af lønningsliste.

Eller Vælg medarbejdere i listen Navigatorer, og klik derefter på ikonet Opsætning af lønseddel.

QuickBooks forbinder til internettet og viser den første side af en webside på flere sider, der gør det muligt at oprette enten Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

2. Følg vejledningen på skærmen.

Hvordan er det for perfekt, smertefrit simpelt?

Beskatning af skatter

Du har brug for et par ting, hvis du vil gøre lønsedlen den rigtige måde: et arbejdsgiver identifikationsnummer, et statsligt arbejdsgiver identifikationsnummer, hvis du holder op med statens indkomstskat, et arbejdsløshedsskat identifikationsnummer og nogle W -4 skatteformularer.

At få et arbejdsgiver-id-nummer

For at få et arbejdsgiver-id-nummer skal du indsende en SS-4 eller en ansøgning om arbejdsgiverens identifikationsnummer med Internal Revenue Service (IRS) at du kan få et arbejdsgiver identifikationsnummer. Du kan få denne formular på IRS eller ved at ringe til IRS og bede om en.

Du kan også ansøge om og modtage et arbejdsgiver identifikationsnummer over telefonen. Du skal dog stadig udfylde SS-4-formularen, så du kan besvare de spørgsmål, som IRS spørger under den korte telefonsøgningsproces. (Du skal også sende eller faxe formularen til IRS efter du har din lille telefonsamtale.)

Har medarbejderne deres del

Du skal også gøre noget andet, før du kan vide, hvordan du håndterer alle disse skatter - du skal have hver af dine medarbejdere udfyldt en W-4 formular for at fortælle dig, hvilken ansøgningsstatus de vil bruge, og hvor mange personlige undtagelser de vil gøre krav på. Gæt hvor du bliver blank W-4s? Fra din venlige IRS-agent eller IRS-webstedet.

Betaling af dine medarbejdere

Når du har tilmeldt QuickBooks Payroll Service, skal du oprette dine lønkonti og få et arbejdsgiver identifikationsnummer, du er klar til at betale nogen. Dette afsnit vil blæse i tankerne, især hvis du har lavet lønning manuelt. Processen gør hele din beslutning om at bruge QuickBooks til at gøre din lønning værdig. Sådan gør du:

1. Start lønningsprocessen ved at vælge Medarbejdere -> Betal medarbejdere.

Eller vælg Medarbejdere i listen Navigatorer og klik på ikonet Betal medarbejdere. Vinduet Vælg medarbejdere til betaling vises. Hvis du ikke kan se et navn, du leder efter i denne liste, har du aldrig tilføjet medarbejderen til din medarbejderliste.

2. Skift eventuelle indstillinger, du vil.

Du skal ikke bruge et af vinduerne Vælg medarbejdere til at betale vinduer og knapper for at ændre den måde, QuickBooks gør på lønningslisten. Men du kan foretage flere ændringer:

• Hvis du ikke udskriver checks, kan du måske skrive dem eller bare bruge QuickBooks til at holde bøgerne. Forlad det afkrydsningsfelt, der skal udskrives.

• Bekræft den bankkonto, hvorfra medarbejderne er betalt i rullelisten Bankkonto.

• Normalt vil du forlade indstillingen Tidspunkter og forhåndsvisningstjek før oprettelse af valgmulighed, bare i tilfælde. Med denne valgmulighed valgt, viser QuickBooks et resuméforhåndsvisning for hver lønseddel, du opretter. Hvis du vælger den anden valgmulighed, gør du Quick Checker uden at se nedenstående og sidste mængder, så du ikke kan kontrollere arbejdet først. QuickBooks skaber bare kontrollerne.

• Indstil Check Date og Pay Periode Slutter passende.

3. Vælg de medarbejdere, som du betaler, og klik på knappen Opret.

Hvis du betaler alle de medarbejdere, der er opført, skal du bare klikke på knappen Marker alle på højre side af skærmbilledet Vælg medarbejdere til betaling. Hvis du skal markere medarbejderne individuelt, skal du blot klikke ved siden af ​​hver i kolonnen til venstre - kolonnen med afkrydsningsfeltet i overskriften. Klik derefter på knappen Opret for at få QuickBooks til at lave "udkast" versioner af hver af de lønsedler, du har brug for til medarbejdere. QuickBooks næste viser vinduet Preview Paycheck, hvis du angav i trin 2, at du vil forhåndsvise lønningstjekker. Vinduet viser også lønningsskatten og tilbageholdelsesbeløb, QuickBooks har beregnet for dig.

4. Udfyld lønoplysningerne efter behov.

I indtastningsboksen skal du indtaste det antal timer, personen arbejdede og anvende disse timer til en kunde eller et job, hvis det er nødvendigt. Indtast provision, tillæg (f.eks. Tips, bonusser og omkostningsgodtgørelser), fradrag (såsom fonde og 401 (k) bidrag), og virksomhedsbidrag (såsom forsikringsydelser eller 401 k) matchende beløb). Du kan også ændre lønningsobjektet eller bedømme eller tilføje et andet lønelement, hvis du har brug for det.

Se dette. QuickBooks beregner selskabets og medarbejderens skatter og størrelsen af ​​nettokontrollen. Hvis nogle oplysninger er unøjagtige, skal du blot klikke på mængden og ændre den, enten ved at slette den eller udskifte den med de korrekte oplysninger.

Du kan også bemærke, at QuickBooks holder totals både for den aktuelle check og for året til dato.

5. Klik på knappen Opret for at optage paycheck-transaktionen.

Når du har tjekket alle medarbejdernes paychecks, vender QuickBooks tilbage til dialogboksen Vælg medarbejdere til betaling.

6. Udskriv kontrollerne.

Du kan udskrive checks fra vinduet Vælg medarbejdere til betaling ved at klikke på knappen Udskriv betalingscheck.QuickBooks udskriver paychecks ligesom det udskriver regelmæssige checks.