Hvordan QuickBooks Desktop Lister Konverter til QuickBooks Online - dummies

Når du arbejder med nogle desktop QuickBooks-virksomhedslister, konverteres nogle felter til QuickBooks Online (QBO), men andre gør det ikke. Dette afsnit er organiseret af desktop QuickBooks-listen. Der er også nogle oplysninger om, hvordan lagerbeholdningen fungerer i QBO.

Kunde- og jobliste

Når det drejer sig om konvertering, falder felterne i kunden: Jobliste på skrivebordet QuickBooks produkt i tre kategorier:

Områder, der konverterer, omfatter kunden, firmaets navn, hr. / Fru. /?, Fornavn, Mellemindledende, Efternavn, Telefon, Fax, Alternativ Telefon, E-mail, Videresalg Nej, Vilkår, og Er Skatbar.
Felter, der konverterer med undtagelser, omfatter Bill til adresse (undtagen Note), Send til adresse (undtagen Note), Foretrukken betalingsmetode (undtagen fra QuickBooks 2003 eller senere), Kreditkortoplysninger (undtagen fra QuickBooks 2003 eller senere) og Bemærk (op til 4000 tegn).
Felter, der ikke konverterer, omfatter Kontakt, Alt. Kontakt, Kunde type, Rep, Prisniveau, Skatteemne, Brugerdefinerede felter, Konto og Kreditgrænse. Bemærk også, at inaktive statuskunder konverterer som aktive.

Efter konvertering kan du redigere kunder for at gøre dem inaktive.

Desuden konverterer disse Pro Kun-felter ikke: Jobstatus, Startdato, Projiceret Slut, Slutdato, Jobbeskrivelse og Jobtype.

Objektliste

Under transaktioner vises subtotale elementer på separate linjer med tekst i Memo-feltet, der angiver, at de er en subtotale.

Gruppeposter konverterer ikke; I stedet vises hvert element i gruppen på en detaljeringslinje, og linjer med nulbeløb vises i starten og slutningen af gruppen for at identificere de elementer, der var en del af gruppen. Øverste linje viser gruppens navn, og bundlinjen viser gruppebeskrivelsen.

Omsætningsafgiftsposter konverterer ikke, men du kan oprette kombinerede momsafgifter i QBO. QBO understøtter ikke tre tegnskatkoder i forbindelse med emner.

Medarbejderliste

Oplysningerne i skrivebordet QuickBooks-udgave Medarbejderliste konverteres til QuickBooks Online, men QBO bevarer kun følgende oplysninger:

Mr. /Frk.
Fornavn
Middle initial
Efternavn
Adresse
Udskriv som
Telefon
Social sikringsnummer
E-mail adresse
Lejelsesdato
Udgivelsesdato < Leverandørliste

Følgende leverandørlistefelter konverterer ikke:

Kontakt

Alternativ kontakt
Note
Inaktiv
Leverandørtype
Kreditgrænse
Skat ID < 1099 status
Brugerdefinerede felter
Inventering
QBO understøtter basale beholdningsbehov; Hvis du driver en servicevirksomhed eller sælger færdige varer, skal QBO understøtte dine beholdningsbehov.Varebeholdninger konverteres som tosidede varer i QBO med priser og omkostninger, men ingen mængder. Sådan konverterer QuickBooks Online opgørelsesdele og -transaktioner:

QBO opretter nye underelementer, der hedder Inventory Asset og COGS for hvert lagerelement, der bruges i en transaktion. Selv om navne på disse underpunkter betyder, at de er konti, er de ikke. Disse poster indeholder samme beskrivelse som deres overordnede vare, men har henholdsvis lagerbeholdningskonto og COGS-konto, der er knyttet til dem. Konvertering bruger dem til at sikre, at rapporterne er korrekte efter konvertering.

Efter hver lagerlinje på konverterede fakturaer, salgskvitteringer, kreditnotaer og på nogle regninger, checks og kreditkorttransaktioner, der indeholdt vareobjekter, opretter QBO to nye detaljerede linjer ved hjælp af de nye underelementer, der repræsenterer varebeholdningen og COGS mængder.

For ubetalte eller delvist betalte transaktioner, der indeholder varebeholdninger, vil kontante basisrapporter med et COGS-beløb i QBO være forskellige fra kontantbaserede rapporter med et COGS-beløb i desktop QuickBooks. Kontante basisrapporter for fuldt udbetalte opgørelsestransaktioner eller transaktioner uden opgørelse vil være de samme i QBO og desktop QuickBooks.
Når du konverterer lager fra et QuickBooks desktop-firma til QBO, kan du ikke bare begynde at bruge lager i QBO. Du skal gennemgå en oprydningsproces. Du kan finde gode detaljer om oprydningsprocessen i "Sådan løser du problemer med postkonverteringsbeholdning i QBO" -video.

Konvertering skaber generelt de nye underelementer som en midlertidig foranstaltning med det ene formål at sikre, at dine rapporter er korrekte. Efter konvertering finder du i kontoplanen en lagerkonto konverteret fra dit QuickBooks desktop-firma. Så når du tænder lagerstyring og kvantitativ sporing i QBO, skaber QBO

en anden

Inventory-konto - den, du bruger fremad, mens du arbejder i QBO. For at fastslå den korrekte beholdning af dollarværdi på lagerkontoen, der er oprettet af QBO, og for at gøre dine lagerobjekter opdateret den korrekte beholdningskonto fremadrettet - den ene skabt af QBO - du skal redigere hvert lagerobjekt (ikke underdelen -elementer oprettet under konvertering) og udfyld den korrekte mængde ved hånden. Denne proces resulterer i fordobling af din lagerværdi ved at vise den i både lagerkontoen, der er oprettet fra dit QuickBooks-desktopfirma under konvertering, og i lagerregnskabet, som QBO opretter. For at rette op på overstatementet bruger du en journalpost, der fjerner dollar fra QuickBooks desktop-lagerkonto.

Men før du retter opgørelsesværdien, og efter at du har redigeret hvert element, kan og bør du slette de underelementer, der er oprettet under konvertering.

Fordi du har brug for at gøre oprydningsprocessen enkeltvis, hvis du har hundredvis af lagerartikler, kan du finde alt dette overvældende. Som et alternativ kan du vælge ikke at konvertere beholdning og i stedet følge instruktionerne i videoen.Videoen antyder, at du importerer varelisten, men ikke detaljerne for hvert element. I stedet skal du oprette detaljerne for hvert element i QBO. For hundredvis af varer vil det kun være hurtigere og renere at importere kun listeoplysningerne.

Der er kun en ulempe ved kun at importere listoplysninger: Du mister de historiske data, der er knyttet til dine lagerobjekter. Men intet stopper dig fra at holde din QBO desktop-virksomhed rundt for de tidspunkter, hvor du måske har brug for den historie.