Hvordan man tilføjer brugere i QuickBooks Enterprise Solutions - dummies

Hvis mere end én person bruger QuickBooks, vil du oprette flere brugere. Følg disse trin for at tilføje brugere i QuickBooks Enterprise Solutions:

1. Vælg kommandoen Firma → Brugere → Opsætning af brugere og roller.

   QuickBooks viser dialogboksen Bruger og roller. Dialogboksen Bruger og roller identificerer eventuelle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet oprettet, og rollerne QuickBooks kan udfylde, når du bruger QuickBooks. Brugerlisten, som vises på fanen Brugerliste i dialogboksen, identificerer også, hvem der er logget på systemet.

2. Fortæl QuickBooks, som du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Ny.

   Når du klikker på denne knap, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruger.

3. Identificer brugeren og angiv et kodeord.

   Du skal give hver bruger for hvem du opretter et brugernavn. Du gør dette ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i feltet Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Tekstboksen og Bekræft adgangskode-tekstboksen.

4. Identificer brugerens rolle (r).

   Brug listen Tilgængelige roller til at vælge de roller (eller opgaver) brugeren udfylder. Tilføj derefter den valgte rolle til brugerens liste over tildelte roller ved at klikke på knappen Tilføj. Hvis du vil fjerne en rolle fra en bruger, skal du vælge rollen i listen Assigned Roles og derefter klikke på Fjern.

   Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruger beskriver rollen mere detaljeret, herunder typen af ​​QuickBooks-bruger, som typisk kan tildeles den valgte rolle.

5. (Valgfrit) Rediger roller efter behov.

   Du kan finjustere de roller, du (med QuickBooks hjælp) tildeler. For at gøre det skal du vælge fanen Roller i dialogboksen Brugere og roller, klikke på den rolle, du vil ændre, og derefter klikke på knappen Rediger.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, skal du vælge en regnskabsaktivitet eller et område i listen Område og aktiviteter og derefter bruge knapperne Adgangsniveau til at angive, hvad en bruger med den valgte rolle kan gøre. Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge Ingen-knappen.

   Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge Fuldt radioknap. Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge knappen Delvis og derefter kontrollere eller slette (hvis det er relevant) bokse Opret, Ændr, Slet, Udskriv og Vis saldo. Klik på OK for at gemme ændringer i rollerne og vende tilbage til dialogboksen Brugere og roller.

   Du kan se, hvilken adgang enhver rolle oprindeligt har ved at vælge en af ​​posterne i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruger Area Access Level knapper og bokse til at vise de aktuelle indstillinger for rollen.

   Som regel gælder, når det kommer til regnskabskontrol, at du giver en minimal adgang. Hvis nogen ikke har brug for adgang til QuickBooks-datafilen til den daglige opgaver, skal du vælge knappen None.

   Hvis nogen har brug for en lille smule adgang - måske for at forberede joboverslag eller fakturaer - giver du lige adgang og intet mere.

   Jo mere evne du giver medarbejdere eller underentreprenører eller revisorer til at nudle rundt i dit regnskabssystem, jo ​​større er risikoen for, at nogen enten uforvarende eller med vilje kan introducere fejl i systemet. Desuden jo større rettigheder og adgang du giver, desto lettere gør du det for nogen at stjæle fra dig.

6. (Valgfrit) Gennemgå dine brugerrettigheder.

   Når du har oprettet en bruger, skal du (bare for at være forsigtig) gennemgå de tilladelser, du har givet brugeren. For at gøre dette skal du klikke på fanen Brugerliste i dialogboksen Bruger og roller, vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis tilladelser.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tilladelser, skal du vælge brugeren og derefter klikke på knappen Vis for at se vinduet Vis tilladelser, som viser en meget detaljeret liste over, hvad brugeren kan og ikke kan gøre.

7. (Valgfrit) Gennemgå dine rolleændringer.

   Hvis du foretager ændringer til en rolles tilladelser, vil du sandsynligvis også gennemgå disse ændringer. For at gøre det skal du klikke på fanen Rolleliste i dialogboksen Brugere og roller, vælge rollen og derefter klikke på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af dialogboksen Vis tilladelser, der angiver de roller, du og QuickBooks har oprettet.

   Vælg den rolle, du vil gennemgå, og klik derefter på knappen Vis tilladelser. QuickBooks viser en anden version af vinduet Vis tilladelser, med en detaljeret liste over, hvad en person med rollen kan og ikke kan gøre.

8. Når du har gennemgået bruger- og rolletilladelser, skal du klikke på Luk for at lukke eventuelle åbne vinduer og derefter klikke på knappen Annuller eller Luk for at lukke eventuelle åbne dialogbokse.

   Fra dette punkt fremover kan den nye bruger bruge QuickBooks; Men hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

   Revisorer vil ofte se de rettigheder, som bestemte brugere har. Dette gælder især, hvis du revideres af din CPA som en del af årlige lukninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. Ønsker reviderede årsregnskaber.)

   QuickBooks Vis Tilladelsesvindue er en smuk måde at se disse data online, og hvis du vil udskrive en kopi af tilladelsesoplysningerne, har du alt hvad du behøver at gøre er at klikke på vinduets udskriftsknap.