Hvordan man tilføjer brugere i QuickBooks Pro og Premier - dummies

Du er ikke begrænset til at bruge kun én adgangskode til at kontrollere adgangen til din QuickBooks datafil. QuickBooks giver dig mulighed for at oprette flere adgangskoder til QuickBooks datafilen. Følg disse trin for at oprette yderligere brugere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier:

1. Vælg firmaet → Opsæt brugere og adgangskoder → Opsætning af brugere.

   QuickBooks viser dialogboksen Brugerlisten (ikke vist), som identificerer eventuelle brugere, for hvem QuickBooks-adgang er blevet konfigureret, og som i øjeblikket er logget på systemet.

2. Fortæl QuickBooks, som du vil tilføje en bruger ved at klikke på knappen Tilføj bruger.

   QuickBooks viser den første dialogboks til opsætning af brugeradgangskode og adgang.

3. Identificer brugeren, og angiv et kodeord.

   Giv hver bruger for hvem du opretter et kodeord et brugernavn ved at indtaste et kort navn - måske brugerens fornavn - i feltet Brugernavn. Når du har identificeret brugeren, indtaster du brugerens adgangskode i både tekstboksen Tekstboksen og Bekræft adgangskode-tekstboksen.

4. Klik på Næste for at fortsætte, og angiv derefter om du vil begrænse adgangen til den nye bruger.

   Når QuickBooks viser den anden dialogboks Indstil brugeradgangskode og adgang, skal du angive, om du vil begrænse adgangen og rettighederne til brugeren. Hvis du vil begrænse adgangen og rettighederne ( rettigheder er simpelthen de ting, som brugeren kan gøre), skal du vælge de valgte områder i QuickBooks-knappen. Hvis du vil have brugeren mulighed for at gøre noget, skal du vælge Alle områder på QuickBooks-knappen. Hvis du angiver, at den nye bruger skal have adgang til alle områder af QuickBooks, er du færdig med at oprette brugeradgangskoden. Du kan springe over de resterende trin.

5. Klik på Næste for at fortsætte og beskriv derefter adgangen til salgs- og kundeoplysninger og opgaver.

   Når du har udført trin 4, viser QuickBooks den tredje dialogboks til opsætning af brugeradgang og adgang. Dette er den første af en række dialogbokse, der går igennem et interview, og spørger detaljerede spørgsmål om, hvilken adgang hver bruger skal have til et bestemt område.

   Med hensyn til salgsaktivitet spørger QuickBooks om adgang til transaktioner (fx fakturaer, kreditnotaer og kundeoplysninger). Du kan angive, at brugeren ikke skal have adgang ved at vælge Ingen adgangsknappen. Du kan angive, at brugeren skal have fuld adgang ved at vælge fuld adgangsknappen. Hvis brugeren skal have delvis adgang, skal du vælge knappen Selective Access og derefter vælge en af ​​selektive knapper: Select only Transactions, Create and Print Transactions, eller Opret Transaktioner og Opret Rapporter.

6. Klik på Næste, og beskriv derefter købsrettighederne og gældsrettighederne.

   Når du har gennemført Trin 5 ved at klikke på Næste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Dialogboksen Set Up User Password og Access, som giver dig mulighed for at angive, hvilken adgang denne nye bruger har i indkøbs- og betalingsområdet. Du kan vælge Ingen adgangsknappen. Du kan vælge fuld adgangsknappen. Eller du kan vælge nogle mellemliggende marker ved at vælge knappen Selective Access og en af ​​Selective Access-subsidiærtasterne. De samme regler for fastsættelse af rettigheder og adgang, der gælder for indkøbs- og betalingsområdet, gælder for salgs- og kundefordringsområdet.

7. Klik på Næste, og beskriv derefter de resterende brugerrettigheder og adgang.

   Når du klikker på knappen Næste, der vises nederst i hver version af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang, viser QuickBooks flere andre versioner af dialogboksen, som den bruger til at spørge dig om brugerrettigheder og adgang. Når du f.eks. Beskriver hvilke rettigheder der er passende for brugeren i indkøbs- og betalingsområdet, spørger QuickBooks om kontrol- og kreditkortområdet. Så spørger den om lagerområdet. Dernæst spørger den om lønningslisten. Så spørger den om generelle, følsomme regnskabsaktiviteter. Endelig spørger QuickBooks om adgang til finansielle rapporteringsfunktioner.

   Du begrænser rettighederne i hvert af disse andre områder på samme måde som du gør for salg og kundefordringer og for indkøbs- og kontiforpligtelsesområder. Bare vær tankevækkende, når du går gennem skærme og begrænser brugerens evne. Du vil have, at brugerne har de nødvendige rettigheder til at udføre deres arbejde, men du vil ikke give dem flere rettigheder, end de har brug for.

8. Angiv om brugeren kan ændre eller slette transaktioner.

   Når du har gennemgået omkring halvtreds versioner af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang, der spørger om bestemte regnskabsområder, viser QuickBooks siden Ændre eller slette transaktioner i dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang boks. Siden Ændring eller Sletning af transaktioner lader dig angive, at en bruger kan eller ikke kan ændre transaktioner, der er optaget før afslutningsdatoen. Generelt vil du begrænse en brugers evner til at ændre eller slette transaktioner.

9. Klik på Næste og derefter gennemgå dine rettigheder beslutninger.

   Når du klikker på Næste, viser QuickBooks den endelige version af dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang, som identificerer de brugerrettigheder, du har tildelt eller tilladt. Du kan bruge denne dialogboks til at gennemgå rettighederne, som nogen har. Hvis du indser, at du har forkert tildelte rettigheder, skal du klikke på knappen Tilbage for at flytte tilbage gennem dialogboksene til den, hvor du lavede en fejl. Skift tildeling af rettigheder, og klik på knappen Næste for at vende tilbage til sidste vindue i dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang.

10. Når du er færdig med gennemgangen af ​​brugerrettigheder og adgang, skal du klikke på Udfør.

    Fra dette punkt fremover vil den nye bruger kunne bruge QuickBooks; Men hans eller hendes rettigheder er begrænset til det, du har angivet.

    Revisorer vil ofte se de rettigheder, som bestemte brugere har. Dette gælder især, hvis du revideres af din CPA som en del af årlige lukninger. (Du kan blive revideret, hvis banken f.eks. Ønsker reviderede årsregnskaber.) QuickBooks giver ikke mulighed for at udskrive oplysningerne i dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang. Men Windows giver dig mulighed for at bruge tasten Print Screen til at optage et skærmbillede af QuickBooks programvinduet og dialogboksen Opsætning af brugeradgangskode og adgang.

    Tryk på Alt + Print Scrn for at skyde et skærmbillede af dialogboksen. Dette kopierer et billede af din skærm til Windows Udklipsholder. Derefter skal du åbne Paint ved at vælge Start → Programmer → Tilbehør → Mal. Indsæt billedet i Paint ved at trykke på Ctrl + V. Du kan muligvis se en fejlmeddelelse, der siger, at billedet i udklipsholderen er større end bitmapet. Vil du have, at bitmapet forstørres? Klik på Ja. Gem skærmbilledet ved at vælge Filer → Gem som. Du vil muligvis fange et skærmbillede på denne måde for at registrere brugerens adgang og rettigheder for medarbejdere.