Sådan sikkerhedskopieres din QuickBooks 2011 Data File - dummies

En kritisk vigtig opgave, som du eller en eller anden medarbejder skal færdiggøre, er at sikkerhedskopiere QuickBooks-datafilen. Få ting, der er gemt på din computers harddisk, fortjener så meget pleje som QuickBooks datafil. Helt bogstaveligt beskriver QuickBooks-datafilen din virksomheds økonomiske forhold. Du vil absolut ikke tabe datafilen.

Heldigvis er backup af QuickBooks-datafilen ret ligetil. Du skal kun gennemføre tre trin:

1. Vælg Filer → Opret kopi.

   QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering, der indeholder tre valgmuligheder:

   • Gem en sikkerhedskopi af din QuickBooks-fil

   • Opret en bærbar firmafil

   • Opret en revisors kopi

2. Du vil gem en sikkerhedskopi, klik så på knappen Backup Copy, og klik på Næste.

   Du kan oprette enten en fuld backupfil eller en bærbar firmafil, når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar virksomhedsfil er mindre end en backup-fil, så det er mere bekvemt at flytte rundt. For eksempel kan du lettere e-maile en bærbar virksomhedsfil. Gnidning med bærbare virksomhedsfiler er dette: QuickBooks skal arbejde hårdt for at scrunch den bærbare virksomhedsfil til en lille størrelse. QuickBooks skal også gøre mere arbejde for at un-scrunch filen senere, når du vil arbejde med det.

   Når du har klikket på Næste, vises dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering.

   

3. Angiv om du vil gemme din QuickBooks-backupfil på din lokale firmaserver eller til et QuickBooks offsite datacenter.

   Klik på Lokal sikkerhedskopiering for at angive, at du vil gemme sikkerhedskopien af ​​din fil på din computers harddisk.

4. Klik på knappen Indstillinger for at vælge en backupplacering.

   

5. Angiv til hvilken mappe eller diskplacering firmafilen skal sikkerhedskopieres.

6. (Valgfrit) Vælg dine sikkerhedskopieringsmuligheder.

   Du kan også bruge dialogboksen Sikkerhedskopieringsindstillinger til at angive, hvornår QuickBooks skal minde dig om at sikkerhedskopiere, og hvordan QuickBooks skal sikkerhedskopiere:

   • Timestamps: For at tilføje sikkerhedskopieringsoperationens dato og klokkeslæt til sikkerhedskopien filens navn, skal du markere afkrydsningsfeltet Tilføj dato og klokkeslæt for sikkerhedskopiering til filnavn.

   • Begrænsning af sikkerhedskopier: Hvis du vil fortælle QuickBooks, skal du fjerne gamle sikkerhedskopier, markere afkrydsningsfeltet Begræns antal antal sikkerhedskopier i denne mappe, og angiv derefter, hvor mange sikkerhedskopier du vil beholde ved hjælp af den tilstødende tekstboks.

   • Sikkerhedskopiering påmindelser: Vælg påmind mig om at sikkerhedskopiere, når jeg lukker Min firmafil, og den tilstødende tekstboks for at angive, at du vil blive mindet om at sikkerhedskopiere QuickBooks-filen hver gang, hver anden gang, hver tredje gang og så videre, at du lukker QuickBooks.

   • Dataverifikation: Brug Verifikationsknapperne til at fortælle QuickBooks, at den skal kontrollere dataintegriteten, når den sikkerhedskopierer dine data.

7. Når du er færdig med at angive sikkerhedskopieringsstedet og mulighederne, skal du klikke på Næste.

   QuickBooks viser en dialogboks, der spørger, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

8. Bestem, hvornår du vil sikkerhedskopiere.

   Normalt vil du sikkerhedskopiere, når du vælger kommandoen Gem kopiering eller backup. Og i dette tilfælde, når QuickBooks viser dialogboksen Gem kopi eller backup, der spørger "hvornår" spørgsmålet, skal du klikke på knappen Gem det nu. Du kan dog også fortælle QuickBooks regelmæssigt at planlægge sikkerhedskopier i henhold til nogle kloge ordninger ved at vælge knapperne Gem det nu og planlægge fremtidige sikkerhedskopier eller ved at vælge knappen Kun planlagte fremtidige sikkerhedskopier.

9. Klik på Afslut for at lukke dialogboksen Gem kopi eller sikkerhedskopiering.

   Når du har angivet, hvordan sikkerhedskopieringen skal fungere, skal du klikke på Udfør. QuickBooks sikkerhedskopierer den nuværende QuickBooks firmafil og gemmer den nye filkopi på sikkerhedskopieringsstedet.