Sådan bruger du QuickBooks 2011 - dummies

Hvis du bruger QuickBooks 2011 med en servicevirksomhed, kan du måske sælge flere tidsenheder, end du gør materielle varer. For eksempel kan en advokat sælge timer eller delvise timer med juridisk rådgivning. QuickBooks leverer to metoder til sporing af den tid, der bliver faktureret på en faktura som en vare. Du kan bruge det ugentlige tidsskrift, eller du kan tid eller optage individuelle aktiviteter, når du fakturerer med QuickBooks.

Brug af et ugentligt tidsskema

For at bruge den ugentlige timesheet-metode, vælg Kunder → Indtast tid → Brug ugentlige tidsskema. Hvis du vil bruge vinduet Ugentlig tidsplan, skal du vælge medarbejderen eller sælgeren eller den anden person, der udfører tjenesten, fra feltet Navn.

Hvis du ikke kan vælge en persons navn fra feltet Navn, skal du indtaste personens navn i feltet, og derefter, når du bliver bedt om det, skal du fortælle QuickBooks, hvilken liste (medarbejder, sælger eller andre navne) det skal tilføjes til. Når du har tilføjet navnet på den person, der udfører arbejdet, skal du bruge kolonnerne i vinduet Ugentlig tidsplan til at beskrive den kunde eller det job, for hvem arbejdet er udført.

Timing single activities

Hvis du vil optage serviceaktiviteter, når de opstår, skal du vælge Kunder → Indtast tid → Tid / Indtast enkelt aktivitet. QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity. Udfyld eller vælg de nødvendige oplysninger:

• Til tid eller optag en enkelt aktivitet, optag aktivitetsdatoen i feltet Dato.

• Brug feltet Navn til at identificere den person, der udfører tjenesten.

• I kunden: Jobboks skal du identificere kunden eller det job, som tjenesten udføres for.

• Vælg det relevante serviceelement fra rullemenuen Serviceelement.

• Vælg den relevante lønningspost fra rullelisten Lønliste.

• Hvis du sporer klasser, skal du bruge rullemenuen Klasse til at klassificere aktiviteten.

Kontroller, at afkrydsningsfeltet Billable er valgt. Afkrydsningsfeltet Billable vises øverst til højre i vinduet Time / Enter Single Activity. Ved at vælge boksen Billable, fortæller du QuickBooks, at den skal beholde denne post over en fakturerbar aktivitet for senere optagelse på en faktura.

Når du har beskrevet eller leveret denne generelle information om tjenesten, har du to måder at registrere den tid, der bruges på tjenesten:

• Manuel optagelsestid: Du kan manuelt registrere den tid, der bruges på en aktivitet ved hjælp af Varighed boks for at indtaste tiden.

• Har QuickBooks registreret tiden: Du kan også have QuickBooks registrere den tid, du brugte på aktiviteten. Bare klik på knappen Start i feltet Varighed, når du starter aktiviteten, og klik på knappen Stop, når du stopper aktiviteten.

Når du beskriver den aktivitet, du udfører i vinduet Tid / Indtast en enkelt aktivitet, skal du klikke på knappen Gem og Ny eller Gem og Luk for at gemme aktivitetsoplysningerne.

Inklusive fakturerbar tid på en faktura

For at tilføje fakturabel tid og omkostninger til en faktura skal du oprette fakturaen på den sædvanlige måde. Når du har identificeret kunden, og hvis du har sporet tid eller omkostninger for kunden, spørger QuickBooks, om du vil regne for noget af tiden eller omkostningerne. Hvis du angiver "ja", viser QuickBooks dialogboksen Vælg Billable Time and Costs. Fanen Time i dialogboksen Vælg Billable Time and Costs viser hver af de gange, du har optaget for en kunde.